Les professionnels de santé rencontrent fréquemment des rejets de facturation pour motif de « PRESCRIPTEUR INCONNU DANS REPERTOIRE NATIONAL » ou « SPÉCIALITÉ NON AUTORISÉE ». Ce problème, qui peut être source de confusion et de frustration, résulte souvent d’un numéro ADELI incorrect pour le prescripteur.

Alors, face à ce type de rejet, que signifie vraiment ce message d’erreur, et comment le résoudre efficacement ?

Dans cet article, nous allons vous guider pour comprendre les différentes raisons de ces rejets, les étapes à suivre pour valider le numéro ADELI et les solutions pour gérer efficacement ce type d’incident.

Que signifie le rejet « Prescripteur inconnu » ?

Il est naturel de s’inquiéter quand la Sécurité Sociale rejette une facture sous prétexte que le prescripteur est « inconnu » ou que sa « spécialité n’est pas autorisée ». Cependant, ce rejet n’indique pas que le médecin n’est pas réellement autorisé à exercer. Il s’agit le plus souvent d’une erreur liée au numéro ADELI, identifiant national des professionnels de santé.

Voici trois raisons principales expliquant ces erreurs de transmission de numéro :

Numéro de prescripteur non enregistré dans le FINPS 

Si le numéro du prescripteur n’apparaît pas dans le FINPS (Fichier National des Professions de Santé) ou dans l’annuaire santé au moment de la facturation, la Sécurité sociale ne peut pas valider la prescription. Cela peut arriver, par exemple, lorsqu’un nouveau praticien commence à exercer et que son son numéro ADELI est en cours d’enregistrement auprès de la Sécurité sociale.

Numéro de praticien salarié non identifié correctement 

Dans certains cas, le médecin prescripteur est salarié d’une structure, comme une maison de santé, une clinique ou un hôpital. Si vous utilisez son numéro personnel au lieu du numéro de l’établissement, le rejet est inévitable. Ce problème survient particulièrement pour les médecins qui ont plusieurs lieux d’exercices et qui exercent sur certaines structures en tant que salarié et d’autres sur une activitée salariée.

Numéro de l’entité juridique utilisé par erreur 

Parfois, le numéro de l’entité juridique  (personne morale) est utilisé au lieu du numéro attribué à la structure elle-même. Par exemple, dans le cas d’un CHU, il existe un numéro de personne morale pour l’hôpital, mais des numéros distincts pour les différents établissements qu’il regroupe. L’utilisation d’un numéro erroné entraîne un rejet de la facture.

Étapes pour résoudre un rejet « Prescripteur inconnu » 

Lorsqu’un rejet de ce type survient, il est important d’agir méthodiquement pour corriger l’erreur et éviter des retards de paiement. Voici un plan d’action en quatre étapes :

1. Vérifiez l’ordonnance médicale du patient

La première étape consiste à consulter attentivement l’ordonnance médicale fournie par le patient. Parfois, une simple erreur de saisie peut être à l’origine du rejet. Assurez-vous que le numéro ADELI du médecin prescripteur est exact et qu’il est correctement noté. Dans certains cas, cette vérification rapide permet de corriger l’erreur immédiatement.

2. Effectuez des recherches pour valider le prescripteur

Si l’erreur persiste, des recherches supplémentaires sont nécessaires. Vous pouvez :

• Contacter le médecin ou son secrétariat : Il peut être utile d’obtenir directement confirmation du numéro ADELI en contactant le cabinet du prescripteur.
• Consulter l’annuaire santé : L’annuaire santé ou la CPAM vous permettent de vérifier si le prescripteur est bien enregistré et si le numéro est à jour.
• Faire appel à la CPAM : Si le numéro est introuvable ou semble incorrect, la CPAM pourra vous guider ou confirmer les informations du prescripteur.

Cette étape demande parfois patience et persévérance, car l’obtention des bonnes informations peut nécessiter plusieurs tentatives.

3. Utilisez le numéro de la structure pour les médecins salariés

Dans le cas d’un médecin salarié, comme ceux exerçant dans des établissements de santé publics ou privés, il est essentiel d’utiliser le numéro de la structure (ou de l’établissement) et non le numéro personnel du médecin. 

4. Télétransmettez la facture avec le numéro ADELI corrigé

Une fois le bon numéro identifié, corrigez la facture en y intégrant le numéro ADELI correct, puis effectuez une nouvelle télétransmission. En ré-envoyant la facture ainsi corrigée, vous devriez être réglé rapidement. 

Comment éviter les rejets « Prescripteur inconnu » à l’avenir ?

Pour limiter le risque de rejet de type « prescripteur inconnu » ou « spécialité non autorisée », adoptez quelques bonnes pratiques :

• Mettre à jour régulièrement vos informations : Pensez à mettre à jour le fichier du répertoire Adeli dans votre logiciel quand vous constatez un changement.
• Utiliser les outils de vérification : L’annuaire santé et les services de la CPAM sont des ressources précieuses pour valider les informations des prescripteurs avant de soumettre une facture.

Les rejets de factures pour motif de « prescripteur inconnu » sont une source fréquente de frustration pour les professionnels de santé, mais ils peuvent être résolus en suivant quelques étapes méthodiques. En vérifiant les informations sur le prescripteur et en utilisant le bon numéro ADELI, vous limitez les retards de paiement et maintenez une gestion de facturation plus fluide.

RECOUV-LIB est là pour vous accompagner dans toutes les démarches liées aux rejets de facturation et au recouvrement. Nos experts sont à votre disposition pour répondre à vos questions et vous aider à optimiser la gestion de votre facturation, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre mission de soins.

Vous effectuez vos soins auprès de vos patients en proposant le tiers payant sur la part complémentaire dite mutuelle. Vous vous attendez donc à être réglé par les complémentaires dans le cadre du tiers payant n’est ce pas?

Pourtant vous avez un doute sur le paiement de toutes vos factures télétransmises, ou vous apercevez sur votre logiciel une liste de factures impayées qui s’allonge. Il s’agit  bien souvent des factures rejetées et impayées mutuelles et dans une moindre mesure, les rejets des caisses de sécurité sociale.

Dans cet article nous évoquerons uniquement les rejets et impayés mutuelles et comment y faire face.

Quel est le montant des rejets et impayés mutuelle?

Le montant des impayés d’un professionnel de santé varie en fonction de plusieurs critères:

• Le montant de votre chiffre d’affaires, la quantité d’impayés mutuelles augmente proportionnellement avec celui-ci.
• La quantité des soins facturés en tiers payant.
• La part de vos patients qui bénéficient d’une exonération 5, ALD, CMU-CSS, etc avec une prise en charge à 100% par la sécurité sociale.
• Du logiciel de facturation utilisé. Certains sont plus modernes et plus simples à l’usage.
• De vos connaissances en la matière et de votre faculté à prévenir ces rejets et impayés.

Chez RECOUV-LIB en matière d’impayés mutuelles nous constatons une moyenne d’environ 208.00 euros/mois soit 2496.00 euros/an rien que pour les impayés mutuelles chez nos clients auxiliaires médicaux.

Pourquoi avez-vous des rejets et impayés mutuelles?

Dans une partie des rejets et impayés mutuelles constatés il s’agit d’une erreur humaine et donc du professionnel de santé. Il ne s’agit pas là de vous blâmer mais de trouver les causes, de comprendre, et d’y apporter des solutions. Car toutes les erreurs humaines que nous constatons, le sont pas inadvertance et par manque de connaissance des procédures, et pour cela rien de tel que la formation pour venir à bout de ces impayés mutuelles.

Votre patient peut également en être à l’origine en vous fournissant une carte mutuelle qui n’est plus à jour, en ne vous prévenant pas d’un changement de mutuelle en cours d’année, en vous indiquant simplement le nom de sa mutuelle car a perdu sa carte, etc.

Et parfois, c’est le système du tiers payant qui ne fonctionne pas correctement. La faute au logiciel, à la mutuelle, à votre fournisseur d’accès internet? Impossible de le savoir, pourtant vous aviez paramétré correctement toutes les informations et la facture n’est tout simplement pas délivrée.

Pourquoi il ne faut surtout pas abandonner ces factures impayées?

Tout simplement parce que vous ne travaillez pas gratuitement ni au rabais en perdant une part de vos revenus. 

Un rejet de la part sécurité sociale et mutuelle revient à avoir réalisé gratuitement vos soins. Imaginez le temps supplémentaire que vous allez devoir travailler pour compenser vos pertes. Vous ne seriez pas mieux à profiter de vos familles ou de vos passions?

Un rejet de la part mutuelle revient à travailler au rabais en perdant 30, 40 ou 45% (en fonction de votre activité) de vos honoraires. Dans le contexte économique actuel, face à l’inflation grandissante et à une revalorisation de vos actes faible ou inexistante, il serait incohérent de ne pas vouloir obtenir le paiement de ces actes.

Que vous ayez une facture, une dizaine ou des dizaines, il est primordial de traiter ces factures impayées qui risquerait à terme de précariser votre activité

Quel sont les causes de ces rejets et impayés mutuelles?

Les causes des rejets et impayés des mutuelles sont évidemment multiples et peuvent avoir plusieurs origines :

• Les droits du patient ne sont plus à jour auprès de la complémentaire.
• Vous avez fait une erreur de facturation, ou dans les cotations (majoration non compatible par exemple)
• Erreur de paramétrage de la mutuelle. 
• Erreur de saisie des données : un numéro de sécurité sociale de rattachement, de régime, d’organisme, etc
• Les problèmes techniques impactant vos remboursements, du à votre logiciel de télétransmission ou aux organismes.
• Les délais de télétransmission. En télétransmettant après le délai de forclusion, vos factures seront rejetées et resteront irrécouvrables.

Les causes de ces rejets sont multi-factorielles et parfois complexes à identifier. Mais en ayant une approche proactive, vous pourrez en comprendre les causes et diminuer la survenue de ces rejets ou factures impayées mutuelles.

Traiter ses factures rejetées et impayées mutuelles.

Une fois que vous avez identifié ces factures rejetées et impayées des mutuelles, il est temps de passer à l’action car ces factures ne vous seront jamais réglées sans actions de votre part. Alors armez-vous d’une bonne dose de patience et de courage pour faire face aux traitements de vos factures. 

• Contrôlez votre facture à la recherche d’une erreur qui pourrait justifier le rejet.
• Si vous ne constatez pas d’erreur manifeste, il faudra prendre contact avec la mutuelle concernée pour comprendre la raison de ce rejet ou son absence de paiement.
• Renvoyez la facture en fonction des consignes données par l’organisme.
• Corrigez votre dossier afin d’éviter de futurs rejets.
• Et surtout contrôler quelque temps après votre relance que celle-ci vous a bien été payée. Les délais varient en fonction des organismes et varient de une à deux semaines à plusieurs mois

Le traitement des rejets et impayés et complexe et chronophage.  Il prendra le double de temps, parfois même plus, en traitement par rapport à la facturation initiale. C’est pourquoi il est primordial de les traiter sans attendre et de ne pas laisser les factures et rejets s’accumuler.

Mieux vaut prévenir que guérir en terme de rejets et impayés mutuelles

La prévention comme dans votre activité est la meilleure des armes pour éviter les complications. C’est pourquoi en adoptant quelques bonnes pratiques et en organisant votre gestion du tiers payant, vous devriez voir diminuer le nombre de factures impayées et augmenter votre chiffre d’affaires.

• Recueillir toutes les informations auprès de votre patient et ce dès le premier rendez-vous. Il s’agit de la carte vitale, la copie de la carte mutuelle, l’ordonnance et les renseignements administratifs.. Ces documents et informations vous seront nécessaires en cas de rejets. 
• Contrôlez les droits de vos patients sur la carte mutuelle (attention à la période de validité). Vous pouvez également procéder à un appel ADRi pour visualiser les droits en temps réel de votre patient.
• Vérifiez vos cotations, si vous avez un doute demandez conseil à vos confrères et envisagez une formation sur la NGAP
• Après vos télétransmissions, effectuez un rapprochement bancaire et contrôlez vos retours Noemie afin  de vous assurer du bon paiement de vos honoraires.
• Prenez le temps nécessaire pour vous former aux diverses fonctionnalités de votre logiciel de télétransmission. Cela vous permettra de déceler plus rapidement et d’optimiser le traitement de vos factures rejetées et impayées.

La gestion des rejets et impayés des mutuelles dans le cadre du tiers payant est cruciale pour assurer la pérennité de votre activité. En prévenant par de simples actions, vous avez la capacité de voir diminuer le nombre de factures impayées et rejetées des mutuelles. 

Cependant cette gestion du tiers payant est complexe et chronophage. Outre la prévention, vous n’avez souvent pas le temps et l’envie de procéder au traitement de ces factures impayées, ce qui crée un manque à gagner considérable. Votre activité est tellement prenante que vous finissez par abandonner ces impayés. 

C’est pourquoi, vous pouvez envisager de déléguer la gestion de ce tiers payant et enfin être réglé des honoraires qui vous sont dus.

Chez RECOUV-LIB, notre équipe de spécialistes procède au contrôle régulier de vos données de télétransmission pour identifier vos rejets et factures impayées et en effectuer les réclamations auprès des divers organismes dans les meilleurs délais.

Par un suivi régulier et un compte rendu détaillé vous aurez connaissance des causes de vos rejets et impayés, vous permettant de modifier et d’améliorer vos pratiques. 

La gestion des impayés patients constitue un véritable fléau pour de nombreux professionnels de la santé. Dans cette optique, l’utilisation du tiers payant émerge comme une solution efficace pour simplifier les paiements, réduire les risques d’impayés et améliorer globalement la gestion administrative de votre pratique.

Le tiers payant comme solution dans la gestion des impayés patient?

Le tiers payant est un mécanisme qui simplifie le processus de paiement des soins en éliminant la nécessité pour le patient d’avancer les frais, le règlement étant directement pris en charge par l’organisme payeur, la sécurité sociale et/ou la complémentaire santé du patient. 

Concrètement, le patient ne règle pas directement les frais médicaux au moment des soins. Au lieu de cela, l’organisme payeur, qu’il s’agisse de l’Assurance Maladie ou de la mutuelle, prend en charge le paiement. Cette approche vise à soulager le patient des contraintes financières immédiates tout en facilitant le règlement des honoraires par le professionnel de santé

Les avantages du tiers payant pour optimiser la gestion des impayés

Le tiers payant se profile comme une solution, offrant une série d’avantages significatifs pour les professionnels de la santé. Ce chapitre explore en détail les bénéfices clés du tiers payant, mettant en lumière sa capacité à réduire les impayés, à simplifier les procédures administratives, et à améliorer la relation entre les praticiens de la santé et leurs patients.

Réduction des impayés :

L’un des avantages les plus évidents du tiers payant est sa capacité à réduire les impayés. En éliminant la nécessité pour les patients d’avancer les frais au moment des consultations médicales, le tiers payant diminue considérablement les risques de non-paiement. Les professionnels de la santé évitent les retards de paiement et les complications financières qui pourraient découler de l’accumulation d’impayés.

La réduction des impayés grâce au tiers payant est particulièrement précieuse pour les professionnels de santé indépendants qui bénéficient rarement du temps nécessaire pour effectuer les relances envers les patients. En garantissant une rentrée régulière des honoraires, le tiers payant contribue à maintenir la pérennité de l’activité des praticiens.

Simplification administrative :

Outre ses avantages financiers, le tiers payant simplifie considérablement les procédures administratives pour les professionnels de la santé. En éliminant le besoin de traiter des transactions en espèces,chèques, CB, etc, les praticiens consacrent moins de temps aux tâches administratives liées à la facturation et aux encaissements.

Les logiciels de télétransmission actuels permettent une facturation automatisée, réduisant le risque d’erreurs humaines et accélérant le processus. Les praticiens peuvent ainsi se concentrer davantage sur la prestation de soins, améliorant l’efficacité opérationnelle de leur pratique médicale.

Amélioration de la relation patient :

En proposant le tiers payant, le professionnel de santé contribue également à l’amélioration de la relation avec ses patients. La suppression de l’obligation de payer immédiatement les frais médicaux crée un environnement plus accessible sur le plan financier, favorisant l’accès aux soins. Les patients sont plus enclins à consulter et à suivre des traitements lorsque les barrières financières sont réduites. L’amélioration de la relation patient résulte également de la transparence dans le coût des soins. 

En somme, les avantages du tiers payant ne se limitent pas à la simple gestion financière, mais s’étendent également à l’efficacité administrative et à l’amélioration des relations avec les patients, faisant de cette approche un outil polyvalent pour les praticiens de la santé.

Gestion des impayés par la mise en place du tiers payant 

Conventionnement Assurance Maladie  

Les professionnels de la santé doivent dans un premier temps se conventionner avec l’assurance maladie pour s’engager à respecter les tarifs de remboursement des soins, des médicaments et des actes médicaux établis par la convention nationale signée entre les caisses d’assurance maladie et les organisations professionnelles représentatives.

Les professionnels qui choisissent de ne pas signer la convention avec l’assurance maladie exercent hors convention. Ils sont libres de fixer leurs tarifs, mais les patients ne pourront pas bénéficier du remboursement de l’assurance maladie.

Convention auprès des complémentaires santé :

Les professionnels de santé désireux de pratiquer le tiers payant doivent se conventionner avec les complémentaires santé afin de pouvoir émettre leurs factures en tiers payant directement auprès des complémentaires santé de leurs patients.

Logiciel de tiers payant :

La mise en place d’un logiciel de facturation et de télétransmission est primordiale pour l’exercice du tiers payant. Même si de nos jours la quasi majorité des logiciels professionnels médicaux et paramédicaux intègre la télétransmission en tiers payant dans leurs systèmes, il est indispensable de se former à la bonne utilisation de son logiciel pour réduire les délais de facturation et diminuer le taux de rejets des feuilles de soins.

Société de facturation médicale :

Externaliser la facturation de vos actes dans sa globalité en ayant recours à une société de facturation médicale pour la gestion globale et complète de votre tiers payant qui prendra en charge la saisie des dossiers jusqu’à la télétransmission.

Inconvénient majeur du tiers payant

Le tiers payant simplifie l’accès aux soins, mais il présente un inconvénient majeur, notamment les rejets de paiement et les factures impayées, pouvant atteindre 5 à 10% des feuilles de soins électroniques.

Ces problèmes résultent souvent d’erreurs administratives, d’informations incorrectes sur les feuilles de soins ou de changements administratifs. La résolution de ces défis demande du temps et des ressources, impactant la rentabilité des professionnels de la santé.

Gestion des impayés dans l’exercice du tiers payant

La gestion et le suivi du tiers payant mis en place est un indispensable à considérer dans son activité. L’origine et les motifs des rejets sont multiples et complexes à identifier, c’est pourquoi il est nécessaire d’adopter un temps de gestion et de traitement régulier pour ne pas laisser les rejets s’accumuler et impacter l’activité.

Toutefois, les professionnels de santé n’ayant pas de temps à y consacrer ou par manque de connaissance des procédures peuvent déléguer cette gestion du tiers payant à un prestataire externe tel que RECOUV-LIB.

Des gestionnaires spécialisés procèdent aux contrôles de vos retours Noemie et de paiements, pour déceler les factures impayées et rejets permettant de procéder aux relances nécessaires auprès des caisses de sécurité sociale et complémentaires santé.

Pour qu’au final vous obteniez le règlement de vos honoraires.

En conclusion, la mise en place du tiers payant émerge comme une réponse judicieuse pour les professionnels de la santé confrontés aux impayés des patients. 

Les avantages financiers, tels que la réduction des risques d’impayés et la simplification des procédures administratives, contribuent à renforcer la stabilité de l’activité des professionnels de santé. Parallèlement, l’amélioration de la relation avec les patients grâce à une accessibilité financière accrue souligne l’impact positif du tiers payant sur l’expérience globale des patients.

Toutefois, même si des inconvénients existent à la mise en place du tiers payant, des solutions existent pour vous soulager de la gestion des rejets et des impayés.

Dans l’univers des soins libéraux, la télétransmission est devenue un élément essentiel pour les professionnels de santé. Elle offre un moyen efficace de gérer la facturation, de simplifier les procédures administratives et d’améliorer le suivi. Cependant, avec ces avantages considérables surviennent également des défis majeurs, parmi lesquels les rejets de télétransmission. Dans cet article, nous explorerons en détail les meilleures pratiques permettant de comprendre, gérer et minimiser ces rejets, pour que vous puissiez optimiser vos processus de télétransmission.

Comprendre les rejets de télétransmission

Avant de résoudre un problème, il est essentiel de le comprendre. Les rejets de télétransmission se produisent lorsque les données transmises à l’organisme de sécurité ou complémentaire ne respectent pas les normes ou les exigences requises. Ces rejets peuvent résulter d’erreurs humaines, de problèmes techniques ou d’informations erronées. Il est crucial d’identifier les causes sous-jacentes pour élaborer des solutions efficaces.

Les causes des rejets de télétransmission

Lorsque vous exercez votre activité libérale, la gestion des impayés et des rejets de télétransmission est un défi fréquent. Comprendre les causes sous-jacentes de ces problèmes est essentiel pour les résoudre de manière efficace. 

Voici un aperçu des différentes raisons pour lesquelles vous pouvez être confronté à des des rejets de télétransmission de vos feuilles de soins électroniques :

1. Droits du patient erronés : Les informations sur la carte vitale du patient ont expirées ou son dossier n’est pas à jour auprès de la sécurité sociale.
2. Erreurs de Saisie : Des erreurs humaines lors de la saisie de données, telles que le numéro de sécurité sociale du patient, sa date de naissance, le régime de remboursement, la cotation des actes, la caisse de sécurité sociale, peuvent entraîner des rejets.
3. Erreurs de facturation : Erreurs dans les cotations appliquées.
4. Problèmes techniques : Les erreurs techniques, telles que des interruptions de connexion, des pannes de serveur,etc , peuvent entraîner des rejets. Une infrastructure informatique robuste et des mises à jour régulières peuvent contribuer à réduire ces problèmes.
5. Délai de télétransmission : Transmettre les factures dans le délai imparti est primordial. Le paiement des soins se prescrit par deux ans, à compter du premier jour du trimestre suivant auquel se rapportent les soins. Tous les professionnels de santé pratiquant le tiers-payant disposent donc d’un délai maximal de 27 mois pour transmettre leurs factures auprès de l’assurance maladie. L’envoi trop tardif de vos feuilles de soins électroniques se soldera par un rejet.
6. Pièces jointes manquantes : Manque la pièce justificative SCOR lorsqu’elle est nécessaire.

Comprendre ces motifs de rejets vous permettra d’adopter une approche proactive pour les gérer. En identifiant les causes sous-jacentes des rejets, vous pourrez élaborer des solutions adaptées pour minimiser ces erreurs et rendre vos processus de télétransmission plus fluides et efficaces.

Les motifs de rejets tiers payant

Les causes évoquées ci-dessus se traduiront par des rejets dont vous recevrez l’information lors de la réception de vos retours Noemie. Il existe une multitude de motifs de rejets que vous pouvez recevoir dont voici quelques exemples ci-dessous : 

1. Prescripteur inconnu au fichier national
2. Situation d’exonération inconnue pour ce bénéficiaire
3. Exonération du ticket modérateur est absente au référentiel
4. Le taux de remboursement demandé est différent du taux de remboursement calculé
5. ETM non trouvé en BDO
6. ETM maternité en BDO mais non transmise
7. Doublon technique
8. Droits fermés
9. Etc…

Comment traiter les rejets de télétransmission

Lorsque vous êtes confronté à des impayés ou des rejets de télétransmission, il est essentiel de savoir comment les gérer de manière efficace. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour traiter ces problèmes :

1. Identifier les rejets par le traitement des données de télétransmission : Faites régulièrement le suivi de vos retours Noemie et identifiez les lots/factures non réglées.
2. Trouver les causes des rejets : Examinez les motifs des rejets pour en comprendre les causes
3. Contacter les organismes payeurs : En cas de rejet complexe, contactez directement la caisse d’Assurance Maladie pour obtenir des informations sur le motif du rejet.
4. Correction : Si nécessaire après analyse du rejet, corrigez les erreurs de la facture concernée.
5. Télétransmission : Procédez à une nouvelle télétransmission de vos factures rejetées.
6. Relance et Suivi : Effectuez un suivi régulier pour vous assurer que les factures sont réglées. Si des retards persistent, n’hésitez pas à relancer les organismes payeurs ou à vous faire accompagner dans la gestion de vos rejets et de votre tiers-payant.

Outils et solutions pour la gestion des rejets

De nombreux outils et solutions sont disponibles pour aider les professionnels de santé à gérer les rejets de télétransmission.

1. Logiciel professionnel : Les logiciels professionnels sont nombreux  pour chaque métier. Il est nécessaire de les comparer pour trouver le logiciel qui s’adapte le mieux avec son exercice. Logiciel en ligne, installation en local, support mobile pour les déplacements à domicile. Nombreuses sont les offres et possibilités. Les logiciels offrent la capacité de suivre les retours de paiement Noemie, les rejets et d’automatiser certaines actions nécessaires au traitement des rejets. Il est primordial de se former à l’utilisation de son logiciel, pour optimiser la gestion de ses rejets de télétransmission.
2. Actions préventives : Par la mise en place de quelques actions systématiques, vous pouvez prévenir l’apparition de certains rejets ou en faciliter le traitement. La vérification des droits de vos patients par l’ADRi doit être une mesure systématique. L’enregistrement des coordonnées du patient, d’une copie de la carte mutuelle du patient, la vérification avant télétransmission du code organisme renseigné, du code AMC, etc. 
3. La formation professionnelle : Nombreux sont les organismes de formation proposant de se former sur la nomenclature des actes, la gestion de cabinet, etc ou directement auprès de son éditeur de logiciel. Certaines formations peuvent entrer dans le cadre de la formation professionnelle et bénéficier d’une prise en charge.
4. Externaliser la gestion de son tiers payant : En externalisant la gestion de son tiers payant et de ses rejets à une société spécialisée comme RECOUV-LIB, vous bénéficiez de l’expertise de spécialistes de la gestion des impayés dans le domaine de la santé. Nos gestionnaires procèdent au suivi de vos retours Noemie et rejets, en examinent la cause et le motif et procèdent au recyclage de la facture auprès des organismes concernés. Externaliser c’est l’assurance d’un suivi méticuleux et de recouvrer ses factures rejetées et impayées dans les meilleurs délais tout en diminuant votre temps passé à votre gestion administrative.

La télétransmission est devenue un outil indispensable pour les professionnels de santé libéraux, offrant une solution efficace pour la facturation, la gestion administrative et l’amélioration du suivi des soins. Toutefois, la gestion des rejets de télétransmission demeure un défi majeur. Dans cet article, nous avons exploré en détail les bonnes pratiques pour comprendre, gérer et minimiser ces rejets, dans le but d’optimiser vos processus de télétransmission.
Comprendre les motifs sous-jacents des rejets est une étape cruciale. Les erreurs humaines, les problèmes techniques, les retards de transmission et les données incorrectes figurent parmi les principales causes de rejets. La sensibilisation à ces problèmes vous permettra d’adopter une approche proactive pour les résoudre.
La gestion des rejets de télétransmission demande de l’organisation, de la patience et des compétences techniques. Il est essentiel d’identifier rapidement les rejets, de trouver leurs causes, de contacter les organismes payeurs si nécessaire, de corriger les erreurs et de faire un suivi rigoureux pour vous assurer que les factures sont réglées.
De nombreux outils et solutions sont à votre disposition pour faciliter la gestion des rejets, que ce soit à travers des logiciels professionnels, des actions préventives, la formation, ou même l’externalisation de la gestion du tiers payant.
En optimisant la gestion des rejets de télétransmission, vous pouvez non seulement réduire les pertes de revenus, mais également gagner en efficacité, en temps, et en sérénité. L’amélioration de vos processus de télétransmission vous permettra de vous concentrer sur votre véritable mission : offrir des soins de qualité à vos patients en toute quiétude.

La gestion des retours Noemie constitue un élément central dans le système de remboursement des soins de santé en France. Pour les professionnels de santé, il est essentiel de comprendre en profondeur ce processus afin d’optimiser l’efficacité de leur pratique et d’accélérer les remboursements. Cet article explore en détail les retours Noemie, en expliquant leur fonctionnement, leurs avantages, les défis qui leur sont associés, et les solutions pour les gérer efficacement. De plus, nous aborderons également la question cruciale des factures impayées et rejetées, qui peuvent avoir un impact significatif sur l’activité des professionnels de santé.

Les retours noemie

Les retours Noemie, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un élément clé du système de santé français qui facilite la communication entre les professionnels de santé, les Caisses Primaires d’Assurance Maladie et les mutuelles.

L’acronyme «Noemie» signifie «Norme Ouverte d’Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs». 

Le rôle principal des retours Noémie est de fournir des informations cruciales sur les remboursements des soins de santé aux professionnels.

Avantages des retours noemie

La gestion des retours Noemie offre de nombreux avantages. L’un des avantages majeurs est la rapidité. Les informations de paiements ou de rejets sont généralement effectuées dans les 48 heures suivant la transmission des lots de factures électroniques. Cela représente une nette amélioration par rapport aux systèmes basés sur des feuilles de soins papier. De plus, la réduction des envois postaux simplifie considérablement la gestion administrative pour les professionnels de santé.

Comprendre les mécanismes des retours noemie

Pour bien comprendre les retours Noemie, il est essentiel de connaître leur fonctionnement. Lorsqu’un professionnel de santé envoie une facture électronique (ou une feuille de soins électronique) ou un lot de factures à la sécurité sociale, cette dernière génère un retour Noémie. Ce retour contient des informations détaillées sur le remboursement, notamment le montant, le destinataire, et la date de paiement.

• Premier reçu, L’accusé de réception logique ARL : celui-ci confirme la bonne réception des FSE par l’organisme d’assurance maladie. Il peut être positif, si votre envoi est conforme ou négatif s’il ne respecte pas les demandes de conformité de l’assurance maladie, auquel cas, il faudra réémettre la ou les factures concernées après correction.
• Dans un second temps, Les RSP dans votre logiciel pour «rejet signalement paiement» : il s’agit dans votre logiciel de l’accès aux résultats de vos retours Noemie. Chaque fichier RSP comporte diverses informations : 
• le destinataire du paiement, important pour les professionnels de santé possédant une double activité
• La date d’émission du virement qui correspond à la date de journée comptable
• le numéro de lot concernéle numéro de la ou des factures traitées
• l’identification du patient par son numéro de sécurité sociale, nom, date de naissance
• des informations relatives à vos factures comme les dates d’actes, de prescriptions, prix unitaire, taux de remboursement, etc
• Éventuels motifs de rejets

La date de journée comptable reste la référence pour réaliser votre rapprochement bancaire entre les virements reçus depuis votre relevé bancaire et les informations de vos retours Noemie. Les factures réglées par l’Assurance maladie appliquent toujours le même intitulé apparaissant sur vos relevés de comptes bancaires. Sous le libellé du virement «Virement CPAM» apparaît une suite de 6 chiffres correspondant à la date de la journée comptable sous la forme JJMMAA.

Rôles des acteurs du système de santé

La gestion des retours Noemie implique une coopération entre plusieurs acteurs du système de santé. Les professionnels de santé doivent se conventionner avec les divers organismes et sont responsables de l’envoi de factures électroniques. Ils doivent s’assurer que les informations sont correctes et complètes pour éviter des retours négatifs. L’assurance maladie reçoit ces factures, calcule les remboursements en fonction des taux et tarifs conventionnés, puis effectue les paiements. Enfin, elle envoie un décompte à la mutuelle du patient si la télétransmission est active.

La majorité des mutuelles ont désormais activé la télétransmission Noemie avec l’Assurance Maladie, attention toutefois aux quelques mutuelles qui ne pratiquent toujours pas la télétransmission avec certaines catégories de professionnels, vous seriez susceptible de trouver un numéro de télétransmission mais qui ne serait pas actif avec votre profession. Auquel cas, vous devrez envoyer la facture accompagnée du décompte de remboursement de la sécurité sociale à la complémentaire afin d’obtenir le remboursement.

Défis et solutions dans la gestion des retours noemie

Bien que les retours Noémie offrent de nombreux avantages, leur gestion peut comporter des défis. Il est essentiel de connaître ces problèmes potentiels et d’être préparé à les résoudre de manière efficace

Gestion des factures impayées

L’une des principales difficultés rencontrées dans la gestion des retours Noemie concerne les factures impayées. Il peut arriver que certaines factures n’obtiennent pas de retour Noemie et ne soient pas réglées comme prévu. Les raisons de ces impayés peuvent être diverses, notamment des erreurs de facturation, des problèmes techniques, des droits fermés. Dans de tels cas, il est important de mettre en place un processus de suivi pour résoudre ces problèmes et récupérer les paiements dus. Le traitement des factures impayées est une tâche complexe et chronophage. Afin de faciliter votre exercice, vous pouvez recourir à l’intervention de professionnels de la gestion du tiers payant et du recouvrement.  La gestion efficace des factures impayées contribue à maintenir la stabilité financière de votre activité.

Gestion des retours noemie négatifs

Les retours Noemie négatifs indiquent généralement un rejet de paiement de la part l’organisme de sécurité sociale ou de la complémentaire. Ces rejets peuvent être dus à des informations incorrectes ou manquantes dans la facture électronique, des problèmes de codage ou d’autres erreurs administratives. Le retour Noemie négatif possède toujours un motif de rejet transmis par l’organisme. Les raisons de ces rejets sont parfois explicites : «doublon technique», «droits fermés»,etc mais sont aussi souvent complexes à interpréter et à résoudre : «ETM non trouvée en BDO», «Incompatibilité nature de prestation/frais de déplacement», «exo divergente FSE/Ass Maladie», etc.

La gestion de ces retours noemie négatifs nécessite une recherche approfondie pour identifier la source du rejet. Une fois  identifiée, il faudra procéder au recyclage de la facture concernée en y apportant les mesures correctives nécessaires avant de procéder à une nouvelle télétransmission.

La gestion et le traitement des factures rejetées est tout aussi fastidieuse et chronophage que celles des factures impayées. Elle nécessite une expertise importante que la plupart des professionnels de santé ne peuvent mettre en place, faute de temps. RECOUV-LIB est une société spécialisée dans la gestion du tiers payant et le recouvrement de factures qui pourra vous apporter toute son expertise dans le traitement de  vos  factures impayées et rejetées.

La gestion des retours Noemie est un élément essentiel pour optimiser les remboursements des soins de santé en France. En comprenant les mécanismes, les avantages, et en faisant face aux défis potentiels, les professionnels de santé peuvent améliorer leur pratique et offrir un meilleur service à leurs patients. La gestion des factures impayées et des retours Noémie négatifs est un aspect crucial de ce processus. En développant des procédures de suivi et des solutions efficaces, les professionnels de santé peuvent garantir leur stabilité financière  et s’assurant du bon règlement de leurs honoraires.

Faute de temps, vous remettez à plus tard les relances de vos factures impayées et le traitement de vos rejets qui s’accumulent. Il est temps d’être enfin réglé de vos honoraires. RECOUV-LIB est la solution à votre problème. Spécialiste dans la gestion du tiers payant et dans le recouvrement de factures impayées des professionnels de santé.