La gestion du tiers payant fait partie inhérente de votre activité de professionnel de santé, que vous soyez kinésithérapeute, pharmacien, chirurgien dentiste, infirmier libéral, médecin, etc.
Quotidiennement, vous pratiquez le tiers payant pour la facturation de vos honoraires de soins. Pourtant, le tiers payant est souvent synonyme de factures impayées ou de rejets des caisses obligatoires et complémentaires.
Découvrez les conséquences d’une mauvaise gestion de votre tiers payant et l’intérêt d’externaliser cette gestion en faisant appel à une société de recouvrement de créances amiable spécialisée dans la gestion du tiers payant pour les professionnels de santé.

Le tiers payant

Le tiers payant permet à vos patients de ne pas avoir à avancer la part remboursée par l’assurance maladie et par les complémentaires santé. En revanche, les éventuels dépassements d’honoraires continuent de devoir être réglés directement aux professionnels de santé.

Obligatoire dans certaines situations comme un patient atteint d’une affection de longue durée, de soins dans le cadre de la maternité, de bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, de l’aide médicale d’état, d’accident du travail, de maladie professionnelle, etc…. 
Il n’est pas obligatoire dans tous les autres cas de figures. Vous avez donc le choix de pratiquer ou non le tiers payant, voir même de pratiquer un tiers payant partiel, ou le patient serait redevable de la part complémentaire.

Les avantages

-Les patients n’ont aucunes avances de frais à payer, ce qui reste très appréciable pour la plupart et d’autant plus pour les plus modestes ou en situation précaire qui peuvent être insolvable

-Grâce à votre logiciel de télétransmission et aux modalités de facturation se rapportant au tiers-payant, vous obtenez un règlement < 5 jours une fois vos feuilles de soins électroniques envoyées de manière sécurisée aux caisses de sécurité sociale et à la mutuelle de vos patients.

Les inconvénients

La gestion du tiers payant, comment s’organiser?

Alors comment organiser sa gestion du tiers payant et se prémunir de ces factures rejetées et impayées? 
Tout débute lors de votre consultation avec votre patient où il est primordial de recueillir les bonnes informations et les bons documents, à savoir : 

• L’empreinte de la carte vitale de votre patient ou une attestation de droits récente
• La carte mutuelle de l’année en cours
• Toujours enregistrer des informations administratives sur votre patient en cas de droits non à jour nécessitant un règlement de votre patient a posteriori  (numéros de téléphones, adresses, etc.)

Ces éléments vous permettront de constituer une base solide en cas de factures rejetées ou impayées pour leur traitement. 

Avant toute facturation et envoi de feuilles de soins électroniques, vous pouvez consulter les droits de votre patient sur votre espace amelipro, sa caisse d’affiliation, ses situations d’exonérations ou en faisant un appel ADR depuis votre logiciel de télétransmission.
N’hésitez pas également à vérifier, les dates de prescription, les dates de soins, vos cotations, etc. surtout lorsque vous facturez de longues séries de soins. 

Quelques jours après votre télétransmission, vous aurez la possibilité de vérifier vos retours « noemie ». Cela vous permettra d’identifier les factures rejetées et impayées et également de vérifier le paiement sur votre compte bancaire des différentes factures. Le pointage des factures et le rapprochement bancaire est essentiel pour une bonne gestion du tiers payant et pour le suivi de votre trésorerie. 
Pour les factures rejetées, il faudra prendre connaissance du motif du rejet et en comprendre la signification. Pour cela, il sera nécessaire d’appeler la caisse de sécurité sociale ou la complémentaire santé en question. 
A l’issue de vos démarches de vérification, vous devrez procéder au recyclage des factures impayées. En procédant à l’envoi d’une nouvelle feuille de soins électronique après modification sur votre logiciel, ou la plupart du temps,  manuellement. En effet, si la part obligatoire a été réglée, il conviendra de recycler la feuille de soins manuellement auprès de la caisse complémentaire. 

Pour une gestion du tiers payant complète, il faudra procéder à la vérification à posteriori des relances effectuées auprès des caisses obligatoires et complémentaires.
Dans certaines situations, elles peuvent demander l’envoi de pièces justificatives retardant de ce fait le règlement de vos actes. Le délai de traitement est parfois de plusieurs semaines, impliquant d’avoir un suivi rigoureux et d’effectuer un rapprochement bancaire régulier. 

Parfois même, la complémentaire peut vous signifier que le patient n’était pas à jour de ses cotisations et refuse de vous régler vos factures. Il conviendra alors d’enclencher une procédure de recouvrement amiable auprès de votre patient.

Pourquoi externaliser la gestion de votre tiers payant?

Vous l’aurez compris, la gestion du tiers payant est contraignante et chronophage. Nécessitant une organisation administrative rigoureuse que vous n’avez souvent pas la possibilité de mettre en place. Faute de temps, ou de moyens, votre gestion du tiers payant est bâclée.
Vous vous contentez de ce qui est réglé par les caisses et remettez à plus tard les relances de vos factures rejetées ou impayées; mais avec le temps, les factures s’accumulent et vous laissez aux caisses ou aux patients plusieurs milliers d’euros de factures impayées.

Sachez qu’il est tout à fait possible d’externaliser la gestion du tiers payant a des professionnels du recouvrement comme RECOUV-LIB vous garantissant d’être enfin réglé des honoraires qui vous sont dus.

De la gestion du tiers payant au recouvrement de créances amiable auprès de vos patients, RECOUV-LIB est la solution pour vous libérer du temps auprès de vos patients ou de vos proches tout en conservant une trésorerie saine.

L’activité des professionnels de santé

Selon l’Organisation Mondiale de la Santé, les professionnels de la santé jouent un rôle central pour améliorer l’accès aux soins et la qualité des soins de santé dispensés à la population. Ils proposent des services essentiels destinés à promouvoir la santé et à prévenir la maladie, et dispensent des soins de santé aux individus, aux familles et aux communautés en se fondant sur l’approche des soins de santé primaires. 

Dévouement, écoute, disponibilité, personne de confiance… autant de compétences et qualités qui s’ajoutent à son métier déjà prenant. Le professionnel de santé doit être en capacité d’exercer son métier sans avoir à se soucier d’autres tâches, comme celles administratives par exemple, qui vont lui être fastidieuses et très souvent chronophages. En effet, considéré comme travailleur indépendant, il est confronté aux obligations d’administration s’y rattachant : parmi elles, figure la gestion des impayés tiers payant et patients qui peut avoir de lourdes conséquences sur la trésorerie du professionnel de santé.

Le professionnel de santé doit répondre à ses diverses obligations passant du traitement de sa facturation, à la gestion de son référencement et conventionnement avec les mutuelles, au traitement des rejets, à la gestion de ses impayés patients ou des caisses obligatoires, complémentaires, mutuelles… La trésorerie de son cabinet est altérée si le professionnel de santé ne réalise pas le recouvrement de ses créances.

Motifs de rejets tiers payant

Il faut savoir qu’il existe une multitude de motifs de rejets et donc d’impayés sur la facturation : bénéficiaire inconnu dans la BDO, pas de conventionnement, droits caisse expirés, ETM connue ou non connue, prescripteur inconnu au référentiel, facture déjà réglée, opposition au chèque bancaire, etc.

Le traitement des impayés et rejets tiers payant

Externaliser la gestion et le recouvrement de ses impayés

Confiez la gestion et le recouvrement de ses impayés à RECOUV-LIB, c’est confier et bénéficier des avantages en résultant, à des spécialistes affectés à la gestion des impayés dans le domaine de la santé.
En effet, RECOUV-LIB procède et effectue, à votre place, au recouvrement de vos factures. Vous limitez ainsi vos pertes financières et diminuez vos tâches administratives : vous encaissez l’argent sans avoir à gérer les démarches. Vous optimisez votre trésorerie et sa gestion. Vous gagnez en temps et en argent car facturer c’est bien mais être payé, c’est mieux.

Alors, recentrez-vous sur votre métier : SOIGNER, n’ayez plus de stress concernant la gestion de vos factures impayées ou de vos éventuels litiges.
Facilitez votre quotidien, faites confiance à RECOUV-LIB.

Contactez-nous.

 Que vous soyez masseur-kinésithérapeute installé depuis de nombreuses années ou jeune infirmière ayant pour souhait de créer son propre cabinet, le « tiers payant » ne vous est pas inconnu. Aujourd’hui nous faisons le point sur ce concept vague mais pour autant primordial pour les professionnels de santé.

Le tiers payant, c’est quoi ?

C’est un procédé qui dispense le bénéficiaire de l’assurance Maladie de faire l’avance des frais médicaux. En d’autres mots, cela permet au patient de ne pas avoir à avancer les frais concernant ses dépenses santé (si elles sont PEC par les caisses de SS ou organismes complémentaire santé) : consultations, soins, médicaments etc.
L’Assurance Maladie et les mutuelles remboursent donc directement le professionnel de santé ayant pratiqué les actes/soins.
Ce coût des soins est pris plus ou moins intégralement : 
* le tiers payant est intégral : le patient n’a aucuns frais à payer et le professionnel sera réglé par la sécurité sociale et les mutuelles grâce à la télétransmission.
* le tiers payant est partiel : le patient est redevable du ticket modérateur ou diverses participations forfaitaires ; pour le reste, le professionnel sera réglé directement.

Il est important de savoir que vous, professionnels de la santé, infirmier libéraux, masseurs-kinésithérapeutes, chirurgiens dentistes… peuvent faire le choix de pratiquer ou non le tiers payant. Si le professionnel décide de ne pas l’appliquer, le règlement des soins est effectué intégralement par le patient qui se fera ensuite remboursé par sa caisse d’Assurance Maladie et Mutuelle (s’il en a une).

Le tiers payant, pour qui ?

Il est important de noter que le tiers-payant n’est obligatoire que dans certaines situations face aux professionnels de santé libéraux ; il s’applique de plein droit et pour tous les soins dispensés aux patients :

• bénéficiaires de la complémentaire santé santé solidaire (CSS) ou de l’aide médicale de l’État (AME)
• bénéficiaires de l’aide au paiement d’une complémentaire santé (ACS) dès lors qu’il a souscrit à un contrat de complémentaire sélectionné par le Ministère de la Santé.
• victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle
• atteints d’une affectation de longue durée (ALD).
• bénéficiaires de l’assurance maternité : Les examens médicaux obligatoires dans le cadre du suivi d’une grossesse (maternité) sont pris en charge à 100 % du tarif conventionnel de la sécurité sociale depuis le début de la grossesse jusqu’à 12 jours après l’accouchement.
• mineures de plus de 15 ans consultant un professionnel de santé pour sa contraception.
• bénéficiants de soins en lien avec un acte de terrorisme.

Le tiers payant, quels documents pour le justifier ?

Pour les patients éligibles au tiers payant et pour l’ensemble des soins, ils doivent vous présenter, et aux autres professionnels de santé, leur carte vitale à jour accompagnée de l’attestation adaptée (attestation CMU, AME, ACS…). 

Le tiers payant, comment le facturer ?

Les modalités de facturation du tiers payant dépendent de la situation du patient :

* Si vous souhaitez facturer en télétransmission des patients bénéficiants du tiers payant intégral ACS : votre logiciel de facturation doit vous permettre de paramétrer la modalité de paiement que vous souhaitez retenir, donc un paiement coordonné par l’Assurance Maladie ou en lien avec l’organisme complémentaire. 

* Si vous souhaitez facturer un patient bénéficiaire de la CSS, de l’ACS ou de l’AME ou dans une situation sociale particulière : dans la zone de paiement (autrement appelé contexte de remboursement) sur votre logiciel et plus précisément dans le champ « exonération du ticket modérateur », cochez les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire » et « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire ». Puis, à côté de votre signature, en bas de la feuille de soins. apposer la mention « C2S » ou « AME » ou « CMUC ». Vous trouverez les détails ici

* Si vous souhaitez facturer un patient victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle (AT/MP) : cochez les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire », « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire »  et la case AT/MP si les actes dispensés sont en rapport avec cet(te) accident/maladie. Précisez  également le numéro ou la date de l’accident de travail/maladie professionnelle (éléments indiqués sur la « feuille d’accident du travail ou de maladie professionnelle » présentée par le patient). Vous trouverez les détails ici.

Pour obtenir le versement de vos honoraires si tiers payant intégral, il est indispensable que vous cochiez les deux cases « « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire » et « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire ».

Le tiers payant, quels avantages de le pratiquer ?

Les patients n’ont aucunes avances de frais à payer, ce qui reste très appréciable pour la plupart et d’autant plus pour les plus modestes ou en situation précaire qui peuvent être insolvable. Vous n’entrez donc pas dans une relation type « clientèle », votre relation soignant-soigné est préservée. 

Grâce à votre logiciel de télétransmission et aux modalités de facturation se rapportant au tiers-payant, vous obtenez un règlement < 5 jours une fois vos FSE envoyer de manière sécurisée aux caisses de sécurité sociale et à la mutuelle de vos patients.

Le tiers payant, et les inconvénients ?

Il conviendra que chaque professionnel de santé se conventionne avec chaque groupe de mutuelle ; autrement dit, vous, infirmière libérale ou kinésithérapeute etc, devez remplir un dossier et signer une convention avec les mutuelles, ce qui peut s’avérer excessif et fastidieux.  

Vous devez, professionnel de santé, vérifier, pour chaque patient, l’ouverture des droits complémentaires et renseigner les informations sur votre logiciel de facturation/télétransmission : plus ou moins complexe selon les mutuelles et votre logiciel.

Malgré cela et malgré votre assiduité, il arrive très souvent que vous soyez victime de factures rejetées pour diverses raisons : erreur de télétransmission, erreur d’identification, ETM non trouvée, ETM connue en BDO mais non transmise, prescripteur inconnu…. Autant de libellés dont vous ne connaissez pas la signification ou même le motif et donc quelles actions à entreprendre… D’où l’importance de s’assurer des paiements bancaires liés à vos factures télétransmises afin de relancer les organismes (caisses de sécurité sociale, mutuelles, patients…) en cas d’impayés ou de factures rejetées. 

C’est pour ces raisons que nous avons créé RECOUV-LIB, pour vous aider, vous, professionnel de santé, infirmière libérale, masseur-kinésithérapeute, chirurgien-dentiste, … à être payé des soins effectués en vous libérant de la gestion complexe des impayés. Vous devez récupérer les sommes dues pour votre travail effectué.

Confier ses impayés à RECOUV-LIB c’est

• une garantie de paiement : vous récupérez votre argent grâce aux factures recouvrées par nos équipes,
• un gain de temps pour les soins et donc auprès de vos patients,
• un gain de temps libre pour vous et vos proches,
• sécuriser son activité et augmenter son chiffre d’affaire
• maintenir une relation soignant-soigné sereine en se libérant du stress de la gestion des impayés

N’hésitez plus, demandez à être contacté ici.

Peu importe la profession de santé que vous exercez en tant que « libéral », que vous pratiquiez le tiers payant ou non, force est de constater que de nombreuses consultations ou feuilles de soins reviennent impayées! En effet, vous avez beau tout faire dans les règles de l’art, respecter les règles de la télétransmission, faire des feuilles de soins légitimes et exigibles, ou proposer différents moyens de paiement possible à vos patients,… vous avez encore des rejets des caisses, des mutuelles et des impayés de vos patients. 
Ils ont la fâcheuse tendance à s’accumuler et vous repoussez le problème, un peu, beaucoup, et trop souvent… Quand ils sont trop nombreux, on se décourage en se disant que finalement ça ne représente pas « grand chose » ; mais c’est alors que votre compte bancaire vire au rouge. Alors quand les finances sont au plus mal, on profite d’une journée de « repos » pour se lancer dans le traitement de ses impayés. Et là une montagne de dossiers se dresse devant nous,  allant de deux-trois euros à plusieurs dizaines voir centaines d’euros. Vous comprenez que finalement c’est peu être un peu plus que « pas grand chose » et qu’il va falloir prendre le taureau par les cornes !  Mais comment s’y prendre?

Vous prenez votre premier dossier, un impayé de la part mutuelle de 3,52€ pour le pansement que vous avez réalisé chez un patient. Agacé, vous souhaitez appeler l’organisme pour crier votre colère et avoir des réponses car après tout, vous méritez d’être payé, « tout travail mérite salaire » confirme l’adage. Vous commencez donc par chercher le numéro. Première difficulté, car les organismes sont très forts pour rendre la tâche plus fastidieuse : numéro introuvable et/ou numéro surtaxé, coordonnées manquantes, boites mails pleines… Vous êtes cependant déterminé et vous continuez vos recherches. Vous parvenez à en trouver un. D’abord le standard d’accueil, ensuite l’attente, la composition vers le service concerné puis un interlocuteur qui vous répond poliment « vous n’êtes pas au bon service, je vous transfère vers le service adéquate » mais échec du transfert … et fin d’appel.
Alors vous réitérez votre appel mais hormis le numéro surtaxé qui n’a fait que creuser un peu plus le découvert de votre compte bancaire et la douce mélodie du standard téléphonique que vous avez maintenant en tête, vous avez rarement l’occasion d’avoir une véritable réponse à votre problème. A contrario, ce qui est courant d’entendre c’est « il faut nous envoyer par courrier tous les documents nécessaires, nous traiterons votre dossier dans un délai de 8 semaines » ….

Cette journée de traitement des impayés (initialement journée de repos…) s’annonce très longue : trente minutes de temps perdu au téléphone, 3€ de hors forfait pour le numéro surtaxé, 0,97€ pour le timbre vert, un aller-retour à la poste et tout ça pour récupérer vos 3,52€. Mais aujourd’hui vous êtes tenace,  vous continuez les démarches pour traiter vos impayés.

Cette fois, une facture dont le montant est un peu plus sérieux : vous êtes passé chez le patient pendant quinze jours et vous n’avez pas été payé des 90,60€ de la part mutuelle. Etrange, sachant que votre patient vous avez pourtant présenté sa carte de mutuelle à jour. Même démarche que pour votre précédent dossier : vous appelez la mutuelle, vous parvenez à avoir un interlocuteur, qui, bien que très aimable, vous explique que « votre patient n’était pas à jour de ses droits à la date des soins effectués ». Votre seule solution est de rappeler le patient afin qu’il règle cette part de soin qui lui incombe. Par chance, ce dernier vous répond rapidement mais il vous explique que sa « situation est compliquée en ce moment due à la perte de son travail peu avant les soins médicaux »( ce qui explique qu’il n’était plus a jour de ses droits auprès de sa mutuelle d’entreprise) et que pour le moment, il n’a « pas les moyens d’en souscrire une nouvelle », etc … vous connaissez, car avez déjà entendu, cette chanson !
Alors une première solution s’offre à vous : vous êtes empathique et vous lui proposer de vous recontacter quand les temps seront meilleurs, en prenant le risque qu’il ne vous rappelle pas.…. ou deuxième solution : vous comprenez sa situation délicate mais vous gardez en tête des souvenirs très précis sur la qualité de son train de vie. Vous lui demandez donc délicatement et avec toute votre bienveillance de bien vouloir s’acquitter de ses soins et si possible « dès qu’il le peut ».
En cette journée dédiée au traitement de vos impayés, vous choisissez cette dernière solution. Par facilité pour votre patient, vous lui proposez de vous déplacer chez lui pour venir récupérer votre dû. Chose que vous faites le lendemain sur votre tournée, entre deux patients, mais nouvelle mésaventure, ce dernier est absent de son domicile alors même que vous aviez convenu d’un rendez-vous ; à croire que vous auriez pu vous en douter. Après plusieurs tentatives, quelques litres de carburants, cinq appels, huit sms vous arrivez enfin à récupérer vos 90,60€ avec quand même, une petite réflexion de votre patient qui ne comprend pas « pourquoi c’est si cher »

Alors bien sûr il ne faut pas généraliser le cas de ce patient à l’ensemble de votre patientèle et bien entendu que certains patients vont sortir leur carnet de chèque pour vous régler. Mais malgré tout, ce genre de situation arrive, et à notre époque,  bien plus souvent qu’on ne le pense malheureusement. 

Face aux impayés et aux rejets des caisses et mutuelles.

De nos jours, avec la généralisation du tiers payant, les mentalités changent. Pour certains patients, les soins « doivent être gratuits »; vous avez déjà tous entendu le célèbre : « Moi je suis à 100%, je n’ai rien à payer ». 
Alors parfois, quand certaines situations s’imposent et que vous n’avez pas d’autres choix, vous leur demandez de vous régler. Vous faites face à des réactions d’incompréhensions et les raisons pour ne pas vous régler sont malheureusement multiples. Si nous transposons ces situations aux actes de la vie quotidienne comme par exemple lorsque nous nous rendons dans les commerces, pour repartir avec nos achats, la question de régler ces derniers ne se pose même pas. Alors pourquoi vous professionnels de santé ne seriez pas payés?

Réclamer le paiement d’une prestation de soin à un patient dans nos professions libérales où notre relation avec ce patient est très forte, est parfois un acte délicat même si le montant nous est dû.
La plupart de vos dossiers que vous allez traiter ne seront finalement pas payés, car très souvent, passer un appel en demandant au patient ou à l’organisme de vous régler ne suffit pas. Alors vous montez des dossiers à n’en plus finir et croisez les doigts pour être payé, un jour.
Par manque de temps et car la tâche est complexe, vous traitez vos impayés trop rarement et vous n’effectuez pas forcément le suivi des règlements. Vous ne savez pas si vos relances on été efficaces et finalement vous perdez beaucoup de temps et toujours de l’argent à vous battre après ses impayés.
Les raisons de ces derniers peuvent être multiples, d’une erreur de votre part dans la saisi de vos dossiers informatiques, d’un chèque sans provision, d’un paiement par CB rejeté faute de fonds suffisants, d’une erreur informatique de l’organisme payeur, d’un patient qui disparait quand il doit régler, d’une carte vitale qui n’est pas à jour et/ou qui contient de mauvaises informations, une mutuelle avec laquelle vous n’êtes pas conventionné, etc…

Alors non il n’est pas normal de ne pas être payé pour les soins que vous avez effectués, il n’est pas normal de repartir de chez un patient sans les documents nécessaires à la réalisation du tiers payant ou un règlement le cas échéant. Il n’est pas normal non plus de dire que vous faites des soins gratuitement mais aussi de laisser l’argent aux organismes qui ne vous règlent pas!

Il existe maintenant une solution pour en finir : RECOUV-LIB Santé .

RECOUV-LIB santé pour traiter vos rejets et vos impayés

Nous avons vécu ces situations difficiles auprès des différents organismes et/ou des patients, c’est donc pour cela que nous avons décidé de fonder RECOUV-LIB Santé. Un projet commun né de la complexité et de l’insatisfaction que nous avons vécu, comme vous, dans notre profession, durant des années dans la gestion des impayés.
Nous avons décidé d’élaborer un service unique et surtout efficace pour vous faciliter la vie. Qu’importe votre spécialité, en tant que professionnel de santé libéral nous avons tous ce point commun que sont les impayés.
Leur gestion s’avère complexe et fastidieuse. Les sommes à recouvrir peuvent paraître trop faibles, les relances restent parfois sans réponses, nous manquons de temps pour les gérer, nous n’avons pas envie d’y accorder notre temps libre et les patients sont souvent aux abonnés absents…
Nous perdons quelques dizaines ou centaines d’euros mais qui représentent plusieurs milliers d’euros à la fin de l’année.

Pour répondre à vos attentes et vous apporter une solution efficace, nous avons décidé de fonder RECOUV-LIB Santé, pour vous permettre à vous, professionnels de santé libéraux de vous recentrer sur votre métier,  de vous libérer du temps pour profiter de votre famille et de vos loisirs et d’avoir l’esprit tranquille.
Nous proposons un service de gestion, suivi et recouvrement de vos factures et feuilles de soins impayés. Grâce à notre expertise, nos compétences et notre réseau, nous vous garantissons un taux de recouvrement élevé sur vos impayés patient ou organismes gestionnaires. En seulement quelques clics, vous nous transmettez vos dossiers que nous traiterons dans les plus brefs délais.

N’hésitez plus, RECOUV-LIB Santé est la solution !

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