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Gestion du tiers payant et factures impayées, comment s’organiser?

La gestion du tiers payant fait partie inhérente de votre activité de professionnel de santé, que vous soyez kinésithérapeute, pharmacien, chirurgien dentiste, infirmier libéral, médecin, etc.
Quotidiennement, vous pratiquez le tiers payant pour la facturation de vos honoraires de soins. Pourtant, le tiers payant est souvent synonyme de factures impayées ou de rejets des caisses obligatoires et complémentaires.
Découvrez les conséquences d’une mauvaise gestion de votre tiers payant et l’intérêt d’externaliser cette gestion en faisant appel à une société de recouvrement de créances amiable spécialisée dans la gestion du tiers payant pour les professionnels de santé.

Le tiers payant

Le tiers payant permet à vos patients de ne pas avoir à avancer la part remboursée par l’assurance maladie et par les complémentaires santé. En revanche, les éventuels dépassements d’honoraires continuent de devoir être réglés directement aux professionnels de santé.

Obligatoire dans certaines situations comme un patient atteint d’une affection de longue durée, de soins dans le cadre de la maternité, de bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, de l’aide médicale d’état, d’accident du travail, de maladie professionnelle, etc…. 
Il n’est pas obligatoire dans tous les autres cas de figures. Vous avez donc le choix de pratiquer ou non le tiers payant, voir même de pratiquer un tiers payant partiel, ou le patient serait redevable de la part complémentaire.

Les avantages

Très pratiqué par certaines professions, pharmacien, laboratoire d’analyses, infirmiers libéraux, kinésithérapeutes, etc. le tiers payant présente de nombreux avantages:

-Les patients n’ont aucunes avances de frais à payer, ce qui reste très appréciable pour la plupart et d’autant plus pour les plus modestes ou en situation précaire qui peuvent être insolvable

-Grâce à votre logiciel de télétransmission et aux modalités de facturation se rapportant au tiers-payant, vous obtenez un règlement < 5 jours une fois vos feuilles de soins électroniques envoyées de manière sécurisée aux caisses de sécurité sociale et à la mutuelle de vos patients.

Les inconvénients

Pour autant, le tiers payant présente un inconvénient majeur qui est celui des factures rejetées et impayées, véritable perte de chiffre d’affaires et nécessitant de consacrer un temps considérable à la gestion du tiers payant.
En effet, malgré toutes les précautions que vous prenez, il est fréquent que lors du retour NOEMIE, des factures soient rejetées pour diverses raisons :
L’exonération du ticket modérateur connue au référentiel n’a pas été transmise, erreur de télétransmission, ETM non trouvée, ETM connue en BDO mais non transmise, prescripteur inconnu, … autant de libellés barbares dont il est parfois difficile de comprendre la signification et les actions à entreprendre.

La gestion du tiers payant, comment s’organiser?

Alors comment organiser sa gestion du tiers payant et se prémunir de ces factures rejetées et impayées? 
Tout débute lors de votre consultation avec votre patient ou il est primordial de recueillir les bonnes informations et les bons documents, à savoir : 

  • L’empreinte de la carte vitale de votre patient ou une attestation de droits récente
  • La carte mutuelle de l’année en cours. 
  • Toujours enregistrer des informations administratives sur votre patient en cas de droits non à jour nécessitant un règlement de votre patient a posteriori. ( numéros de téléphones, adresses, etc.)

Ces éléments vous permettront de constituer une base solide en cas de factures rejetées ou impayées pour leurs traitement. 

Avant toute facturation et envoi de feuilles de soins électroniques, vous pouvez consulter les droits de votre patient sur votre espace amelipro, sa caisse d’affiliation, ses situations d’exonérations ou en faisant un appel ADR depuis votre logiciel de télétransmission.
N’hésitez pas également à vérifier, les dates de prescription, les dates de soins, vos cotations, etc. surtout lorsque vous facturez de longues séries de soins. 

Quelques jours après votre télétransmission, vous aurez la possibilité de vérifier vos retours « noemie ». Cela vous permettra d’identifier les factures rejetées et impayées et également de vérifier le paiement sur votre compte bancaire des différentes factures. Le pointage des factures et le rapprochement bancaire est essentiel pour une bonne gestion du tiers payant et pour le suivi de votre trésorerie. 
Pour les factures rejetées, il faudra prendre connaissance du motif du rejet et en comprendre la signification. Pour cela, il sera nécessaire d’appeler la caisse de sécurité sociale ou la complémentaire santé en question. 
A l’issue de vos démarches de vérification, vous devrez procéder au recyclage des factures impayées. En procédant à l’envoi d’une nouvelle feuille de soins électronique après modification sur votre logiciel, ou la plupart du temps manuellement. En effet, si la part obligatoire a été réglé, il conviendra de recycler la feuille de soins manuellement auprès de la caisse complémentaire. 

Pour une gestion du tiers payant complète, il faudra procéder à la vérification a posteriori des relances effectuées auprès des caisses obligatoires et complémentaires.
Dans certaines situations, elles peuvent demander l’envoi de pièces justificatives retardant de ce fait le règlement de vos actes. Le délai de traitement est parfois de plusieurs semaines, impliquant d’avoir un suivi rigoureux et d’effectuer un rapprochement bancaire régulier. 

Parfois même, la complémentaire peut vous signifier que le patient n’était pas à jour de ses cotisations et refusant de vous régler vos factures. Il conviendra alors d’enclencher une procédure de recouvrement amiable auprès de votre patient.

Pourquoi externaliser la gestion de votre tiers payant?

Vous l’aurez compris, la gestion du tiers payant est contraignante et chronophage. Nécessitant une organisation administrative rigoureuse que vous n’avez souvent pas la possibilité de mettre en place. Faute de temps, ou de moyens, votre gestion du tiers payant est bâclée.
Vous vous contentez de ce qui est réglé par les caisses et remettez à plus tard les relances de vos factures rejetées ou impayées; mais avec le temps, les factures s’accumulent et vous laissez aux caisses ou aux patients plusieurs milliers d’euros de factures impayées.

Sachez qu’il est tout à fait possible d’externaliser la gestion du tiers payant a des professionnels du recouvrement comme RECOUV-LIB vous garantissant d’être enfin réglé des honoraires qui vous sont dus.

De la gestion du tiers payant au recouvrement de créances amiable auprès de vos patients, RECOUV-LIB est la solution pour vous libérer du temps auprès de vos patients ou de vos proches tout en conservant une trésorerie saine.

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