Dans l’univers des soins libéraux, la télétransmission est devenue un élément essentiel pour les professionnels de santé. Elle offre un moyen efficace de gérer la facturation, de simplifier les procédures administratives et d’améliorer le suivi. Cependant, avec ces avantages considérables surviennent également des défis majeurs, parmi lesquels les rejets de télétransmission. Dans cet article, nous explorerons en détail les meilleures pratiques permettant de comprendre, gérer et minimiser ces rejets, pour que vous puissiez optimiser vos processus de télétransmission.

Comprendre les rejets de télétransmission

Avant de résoudre un problème, il est essentiel de le comprendre. Les rejets de télétransmission se produisent lorsque les données transmises à l’organisme de sécurité ou complémentaire ne respectent pas les normes ou les exigences requises. Ces rejets peuvent résulter d’erreurs humaines, de problèmes techniques ou d’informations erronées. Il est crucial d’identifier les causes sous-jacentes pour élaborer des solutions efficaces.

Les causes des rejets de télétransmission

Lorsque vous exercez votre activité libérale, la gestion des impayés et des rejets de télétransmission est un défi fréquent. Comprendre les causes sous-jacentes de ces problèmes est essentiel pour les résoudre de manière efficace. 

Voici un aperçu des différentes raisons pour lesquelles vous pouvez être confronté à des des rejets de télétransmission de vos feuilles de soins électroniques :

1. Droits du patient erronés : Les informations sur la carte vitale du patient ont expirées ou son dossier n’est pas à jour auprès de la sécurité sociale.
2. Erreurs de Saisie : Des erreurs humaines lors de la saisie de données, telles que le numéro de sécurité sociale du patient, sa date de naissance, le régime de remboursement, la cotation des actes, la caisse de sécurité sociale, peuvent entraîner des rejets.
3. Erreurs de facturation : Erreurs dans les cotations appliquées.
4. Problèmes techniques : Les erreurs techniques, telles que des interruptions de connexion, des pannes de serveur,etc , peuvent entraîner des rejets. Une infrastructure informatique robuste et des mises à jour régulières peuvent contribuer à réduire ces problèmes.
5. Délai de télétransmission : Transmettre les factures dans le délai imparti est primordial. Le paiement des soins se prescrit par deux ans, à compter du premier jour du trimestre suivant auquel se rapportent les soins. Tous les professionnels de santé pratiquant le tiers-payant disposent donc d’un délai maximal de 27 mois pour transmettre leurs factures auprès de l’assurance maladie. L’envoi trop tardif de vos feuilles de soins électroniques se soldera par un rejet.
6. Pièces jointes manquantes : Manque la pièce justificative SCOR lorsqu’elle est nécessaire.

Comprendre ces motifs de rejets vous permettra d’adopter une approche proactive pour les gérer. En identifiant les causes sous-jacentes des rejets, vous pourrez élaborer des solutions adaptées pour minimiser ces erreurs et rendre vos processus de télétransmission plus fluides et efficaces.

Les motifs de rejets tiers payant

Les causes évoquées ci-dessus se traduiront par des rejets dont vous recevrez l’information lors de la réception de vos retours Noemie. Il existe une multitude de motifs de rejets que vous pouvez recevoir dont voici quelques exemples ci-dessous : 

1. Prescripteur inconnu au fichier national
2. Situation d’exonération inconnue pour ce bénéficiaire
3. Exonération du ticket modérateur est absente au référentiel
4. Le taux de remboursement demandé est différent du taux de remboursement calculé
5. ETM non trouvé en BDO
6. ETM maternité en BDO mais non transmise
7. Doublon technique
8. Droits fermés
9. Etc…

Comment traiter les rejets de télétransmission

Lorsque vous êtes confronté à des impayés ou des rejets de télétransmission, il est essentiel de savoir comment les gérer de manière efficace. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour traiter ces problèmes :

1. Identifier les rejets par le traitement des données de télétransmission : Faites régulièrement le suivi de vos retours Noemie et identifiez les lots/factures non réglées.
2. Trouver les causes des rejets : Examinez les motifs des rejets pour en comprendre les causes
3. Contacter les organismes payeurs : En cas de rejet complexe, contactez directement la caisse d’Assurance Maladie pour obtenir des informations sur le motif du rejet.
4. Correction : Si nécessaire après analyse du rejet, corrigez les erreurs de la facture concernée.
5. Télétransmission : Procédez à une nouvelle télétransmission de vos factures rejetées.
6. Relance et Suivi : Effectuez un suivi régulier pour vous assurer que les factures sont réglées. Si des retards persistent, n’hésitez pas à relancer les organismes payeurs ou à vous faire accompagner dans la gestion de vos rejets et de votre tiers-payant.

Outils et solutions pour la gestion des rejets

De nombreux outils et solutions sont disponibles pour aider les professionnels de santé à gérer les rejets de télétransmission.

1. Logiciel professionnel : Les logiciels professionnels sont nombreux  pour chaque métier. Il est nécessaire de les comparer pour trouver le logiciel qui s’adapte le mieux avec son exercice. Logiciel en ligne, installation en local, support mobile pour les déplacements à domicile. Nombreuses sont les offres et possibilités. Les logiciels offrent la capacité de suivre les retours de paiement Noemie, les rejets et d’automatiser certaines actions nécessaires au traitement des rejets. Il est primordial de se former à l’utilisation de son logiciel, pour optimiser la gestion de ses rejets de télétransmission.
2. Actions préventives : Par la mise en place de quelques actions systématiques, vous pouvez prévenir l’apparition de certains rejets ou en faciliter le traitement. La vérification des droits de vos patients par l’ADRi doit être une mesure systématique. L’enregistrement des coordonnées du patient, d’une copie de la carte mutuelle du patient, la vérification avant télétransmission du code organisme renseigné, du code AMC, etc. 
3. La formation professionnelle : Nombreux sont les organismes de formation proposant de se former sur la nomenclature des actes, la gestion de cabinet, etc ou directement auprès de son éditeur de logiciel. Certaines formations peuvent entrer dans le cadre de la formation professionnelle et bénéficier d’une prise en charge.
4. Externaliser la gestion de son tiers payant : En externalisant la gestion de son tiers payant et de ses rejets à une société spécialisée comme RECOUV-LIB, vous bénéficiez de l’expertise de spécialistes de la gestion des impayés dans le domaine de la santé. Nos gestionnaires procèdent au suivi de vos retours Noemie et rejets, en examinent la cause et le motif et procèdent au recyclage de la facture auprès des organismes concernés. Externaliser c’est l’assurance d’un suivi méticuleux et de recouvrer ses factures rejetées et impayées dans les meilleurs délais tout en diminuant votre temps passé à votre gestion administrative.

La télétransmission est devenue un outil indispensable pour les professionnels de santé libéraux, offrant une solution efficace pour la facturation, la gestion administrative et l’amélioration du suivi des soins. Toutefois, la gestion des rejets de télétransmission demeure un défi majeur. Dans cet article, nous avons exploré en détail les bonnes pratiques pour comprendre, gérer et minimiser ces rejets, dans le but d’optimiser vos processus de télétransmission.
Comprendre les motifs sous-jacents des rejets est une étape cruciale. Les erreurs humaines, les problèmes techniques, les retards de transmission et les données incorrectes figurent parmi les principales causes de rejets. La sensibilisation à ces problèmes vous permettra d’adopter une approche proactive pour les résoudre.
La gestion des rejets de télétransmission demande de l’organisation, de la patience et des compétences techniques. Il est essentiel d’identifier rapidement les rejets, de trouver leurs causes, de contacter les organismes payeurs si nécessaire, de corriger les erreurs et de faire un suivi rigoureux pour vous assurer que les factures sont réglées.
De nombreux outils et solutions sont à votre disposition pour faciliter la gestion des rejets, que ce soit à travers des logiciels professionnels, des actions préventives, la formation, ou même l’externalisation de la gestion du tiers payant.
En optimisant la gestion des rejets de télétransmission, vous pouvez non seulement réduire les pertes de revenus, mais également gagner en efficacité, en temps, et en sérénité. L’amélioration de vos processus de télétransmission vous permettra de vous concentrer sur votre véritable mission : offrir des soins de qualité à vos patients en toute quiétude.

La gestion des retours Noemie constitue un élément central dans le système de remboursement des soins de santé en France. Pour les professionnels de santé, il est essentiel de comprendre en profondeur ce processus afin d’optimiser l’efficacité de leur pratique et d’accélérer les remboursements. Cet article explore en détail les retours Noemie, en expliquant leur fonctionnement, leurs avantages, les défis qui leur sont associés, et les solutions pour les gérer efficacement. De plus, nous aborderons également la question cruciale des factures impayées et rejetées, qui peuvent avoir un impact significatif sur l’activité des professionnels de santé.

Les retours noemie

Les retours Noemie, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un élément clé du système de santé français qui facilite la communication entre les professionnels de santé, les Caisses Primaires d’Assurance Maladie et les mutuelles.

L’acronyme «Noemie» signifie «Norme Ouverte d’Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs». 

Le rôle principal des retours Noémie est de fournir des informations cruciales sur les remboursements des soins de santé aux professionnels.

Avantages des retours noemie

La gestion des retours Noemie offre de nombreux avantages. L’un des avantages majeurs est la rapidité. Les informations de paiements ou de rejets sont généralement effectuées dans les 48 heures suivant la transmission des lots de factures électroniques. Cela représente une nette amélioration par rapport aux systèmes basés sur des feuilles de soins papier. De plus, la réduction des envois postaux simplifie considérablement la gestion administrative pour les professionnels de santé.

Comprendre les mécanismes des retours noemie

Pour bien comprendre les retours Noemie, il est essentiel de connaître leur fonctionnement. Lorsqu’un professionnel de santé envoie une facture électronique (ou une feuille de soins électronique) ou un lot de factures à la sécurité sociale, cette dernière génère un retour Noémie. Ce retour contient des informations détaillées sur le remboursement, notamment le montant, le destinataire, et la date de paiement.

• Premier reçu, L’accusé de réception logique ARL : celui-ci confirme la bonne réception des FSE par l’organisme d’assurance maladie. Il peut être positif, si votre envoi est conforme ou négatif s’il ne respecte pas les demandes de conformité de l’assurance maladie, auquel cas, il faudra réémettre la ou les factures concernées après correction.
• Dans un second temps, Les RSP dans votre logiciel pour «rejet signalement paiement» : il s’agit dans votre logiciel de l’accès aux résultats de vos retours Noemie. Chaque fichier RSP comporte diverses informations : 
• le destinataire du paiement, important pour les professionnels de santé possédant une double activité
• La date d’émission du virement qui correspond à la date de journée comptable
• le numéro de lot concernéle numéro de la ou des factures traitées
• l’identification du patient par son numéro de sécurité sociale, nom, date de naissance
• des informations relatives à vos factures comme les dates d’actes, de prescriptions, prix unitaire, taux de remboursement, etc
• Éventuels motifs de rejets

La date de journée comptable reste la référence pour réaliser votre rapprochement bancaire entre les virements reçus depuis votre relevé bancaire et les informations de vos retours Noemie. Les factures réglées par l’Assurance maladie appliquent toujours le même intitulé apparaissant sur vos relevés de comptes bancaires. Sous le libellé du virement «Virement CPAM» apparaît une suite de 6 chiffres correspondant à la date de la journée comptable sous la forme JJMMAA.

Rôles des acteurs du système de santé

La gestion des retours Noemie implique une coopération entre plusieurs acteurs du système de santé. Les professionnels de santé doivent se conventionner avec les divers organismes et sont responsables de l’envoi de factures électroniques. Ils doivent s’assurer que les informations sont correctes et complètes pour éviter des retours négatifs. L’assurance maladie reçoit ces factures, calcule les remboursements en fonction des taux et tarifs conventionnés, puis effectue les paiements. Enfin, elle envoie un décompte à la mutuelle du patient si la télétransmission est active.

La majorité des mutuelles ont désormais activé la télétransmission Noemie avec l’Assurance Maladie, attention toutefois aux quelques mutuelles qui ne pratiquent toujours pas la télétransmission avec certaines catégories de professionnels, vous seriez susceptible de trouver un numéro de télétransmission mais qui ne serait pas actif avec votre profession. Auquel cas, vous devrez envoyer la facture accompagnée du décompte de remboursement de la sécurité sociale à la complémentaire afin d’obtenir le remboursement.

Défis et solutions dans la gestion des retours noemie

Bien que les retours Noémie offrent de nombreux avantages, leur gestion peut comporter des défis. Il est essentiel de connaître ces problèmes potentiels et d’être préparé à les résoudre de manière efficace

Gestion des factures impayées

L’une des principales difficultés rencontrées dans la gestion des retours Noemie concerne les factures impayées. Il peut arriver que certaines factures n’obtiennent pas de retour Noemie et ne soient pas réglées comme prévu. Les raisons de ces impayés peuvent être diverses, notamment des erreurs de facturation, des problèmes techniques, des droits fermés. Dans de tels cas, il est important de mettre en place un processus de suivi pour résoudre ces problèmes et récupérer les paiements dus. Le traitement des factures impayées est une tâche complexe et chronophage. Afin de faciliter votre exercice, vous pouvez recourir à l’intervention de professionnels de la gestion du tiers payant et du recouvrement.  La gestion efficace des factures impayées contribue à maintenir la stabilité financière de votre activité.

Gestion des retours noemie négatifs

Les retours Noemie négatifs indiquent généralement un rejet de paiement de la part l’organisme de sécurité sociale ou de la complémentaire. Ces rejets peuvent être dus à des informations incorrectes ou manquantes dans la facture électronique, des problèmes de codage ou d’autres erreurs administratives. Le retour Noemie négatif possède toujours un motif de rejet transmis par l’organisme. Les raisons de ces rejets sont parfois explicites : «doublon technique», «droits fermés»,etc mais sont aussi souvent complexes à interpréter et à résoudre : «ETM non trouvée en BDO», «Incompatibilité nature de prestation/frais de déplacement», «exo divergente FSE/Ass Maladie», etc.

La gestion de ces retours noemie négatifs nécessite une recherche approfondie pour identifier la source du rejet. Une fois  identifiée, il faudra procéder au recyclage de la facture concernée en y apportant les mesures correctives nécessaires avant de procéder à une nouvelle télétransmission.

La gestion et le traitement des factures rejetées est tout aussi fastidieuse et chronophage que celles des factures impayées. Elle nécessite une expertise importante que la plupart des professionnels de santé ne peuvent mettre en place, faute de temps. RECOUV-LIB est une société spécialisée dans la gestion du tiers payant et le recouvrement de factures qui pourra vous apporter toute son expertise dans le traitement de  vos  factures impayées et rejetées.

La gestion des retours Noemie est un élément essentiel pour optimiser les remboursements des soins de santé en France. En comprenant les mécanismes, les avantages, et en faisant face aux défis potentiels, les professionnels de santé peuvent améliorer leur pratique et offrir un meilleur service à leurs patients. La gestion des factures impayées et des retours Noémie négatifs est un aspect crucial de ce processus. En développant des procédures de suivi et des solutions efficaces, les professionnels de santé peuvent garantir leur stabilité financière  et s’assurant du bon règlement de leurs honoraires.

Faute de temps, vous remettez à plus tard les relances de vos factures impayées et le traitement de vos rejets qui s’accumulent. Il est temps d’être enfin réglé de vos honoraires. RECOUV-LIB est la solution à votre problème. Spécialiste dans la gestion du tiers payant et dans le recouvrement de factures impayées des professionnels de santé. 

La gestion du tiers payant fait partie inhérente de votre activité de professionnel de santé, que vous soyez kinésithérapeute, pharmacien, chirurgien dentiste, infirmier libéral, médecin, etc.
Quotidiennement, vous pratiquez le tiers payant pour la facturation de vos honoraires de soins. Pourtant, le tiers payant est souvent synonyme de factures impayées ou de rejets des caisses obligatoires et complémentaires.
Découvrez les conséquences d’une mauvaise gestion de votre tiers payant et l’intérêt d’externaliser cette gestion en faisant appel à une société de recouvrement de créances amiable spécialisée dans la gestion du tiers payant pour les professionnels de santé.

Le tiers payant

Le tiers payant permet à vos patients de ne pas avoir à avancer la part remboursée par l’assurance maladie et par les complémentaires santé. En revanche, les éventuels dépassements d’honoraires continuent de devoir être réglés directement aux professionnels de santé.

Obligatoire dans certaines situations comme un patient atteint d’une affection de longue durée, de soins dans le cadre de la maternité, de bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, de l’aide médicale d’état, d’accident du travail, de maladie professionnelle, etc…. 
Il n’est pas obligatoire dans tous les autres cas de figures. Vous avez donc le choix de pratiquer ou non le tiers payant, voir même de pratiquer un tiers payant partiel, ou le patient serait redevable de la part complémentaire.

Les avantages

-Les patients n’ont aucunes avances de frais à payer, ce qui reste très appréciable pour la plupart et d’autant plus pour les plus modestes ou en situation précaire qui peuvent être insolvable

-Grâce à votre logiciel de télétransmission et aux modalités de facturation se rapportant au tiers-payant, vous obtenez un règlement < 5 jours une fois vos feuilles de soins électroniques envoyées de manière sécurisée aux caisses de sécurité sociale et à la mutuelle de vos patients.

Les inconvénients

La gestion du tiers payant, comment s’organiser?

Alors comment organiser sa gestion du tiers payant et se prémunir de ces factures rejetées et impayées? 
Tout débute lors de votre consultation avec votre patient où il est primordial de recueillir les bonnes informations et les bons documents, à savoir : 

• L’empreinte de la carte vitale de votre patient ou une attestation de droits récente
• La carte mutuelle de l’année en cours
• Toujours enregistrer des informations administratives sur votre patient en cas de droits non à jour nécessitant un règlement de votre patient a posteriori  (numéros de téléphones, adresses, etc.)

Ces éléments vous permettront de constituer une base solide en cas de factures rejetées ou impayées pour leur traitement. 

Avant toute facturation et envoi de feuilles de soins électroniques, vous pouvez consulter les droits de votre patient sur votre espace amelipro, sa caisse d’affiliation, ses situations d’exonérations ou en faisant un appel ADR depuis votre logiciel de télétransmission.
N’hésitez pas également à vérifier, les dates de prescription, les dates de soins, vos cotations, etc. surtout lorsque vous facturez de longues séries de soins. 

Quelques jours après votre télétransmission, vous aurez la possibilité de vérifier vos retours « noemie ». Cela vous permettra d’identifier les factures rejetées et impayées et également de vérifier le paiement sur votre compte bancaire des différentes factures. Le pointage des factures et le rapprochement bancaire est essentiel pour une bonne gestion du tiers payant et pour le suivi de votre trésorerie. 
Pour les factures rejetées, il faudra prendre connaissance du motif du rejet et en comprendre la signification. Pour cela, il sera nécessaire d’appeler la caisse de sécurité sociale ou la complémentaire santé en question. 
A l’issue de vos démarches de vérification, vous devrez procéder au recyclage des factures impayées. En procédant à l’envoi d’une nouvelle feuille de soins électronique après modification sur votre logiciel, ou la plupart du temps,  manuellement. En effet, si la part obligatoire a été réglée, il conviendra de recycler la feuille de soins manuellement auprès de la caisse complémentaire. 

Pour une gestion du tiers payant complète, il faudra procéder à la vérification à posteriori des relances effectuées auprès des caisses obligatoires et complémentaires.
Dans certaines situations, elles peuvent demander l’envoi de pièces justificatives retardant de ce fait le règlement de vos actes. Le délai de traitement est parfois de plusieurs semaines, impliquant d’avoir un suivi rigoureux et d’effectuer un rapprochement bancaire régulier. 

Parfois même, la complémentaire peut vous signifier que le patient n’était pas à jour de ses cotisations et refuse de vous régler vos factures. Il conviendra alors d’enclencher une procédure de recouvrement amiable auprès de votre patient.

Pourquoi externaliser la gestion de votre tiers payant?

Vous l’aurez compris, la gestion du tiers payant est contraignante et chronophage. Nécessitant une organisation administrative rigoureuse que vous n’avez souvent pas la possibilité de mettre en place. Faute de temps, ou de moyens, votre gestion du tiers payant est bâclée.
Vous vous contentez de ce qui est réglé par les caisses et remettez à plus tard les relances de vos factures rejetées ou impayées; mais avec le temps, les factures s’accumulent et vous laissez aux caisses ou aux patients plusieurs milliers d’euros de factures impayées.

Sachez qu’il est tout à fait possible d’externaliser la gestion du tiers payant a des professionnels du recouvrement comme RECOUV-LIB vous garantissant d’être enfin réglé des honoraires qui vous sont dus.

De la gestion du tiers payant au recouvrement de créances amiable auprès de vos patients, RECOUV-LIB est la solution pour vous libérer du temps auprès de vos patients ou de vos proches tout en conservant une trésorerie saine.

L’efficacité du système de santé repose sur la capacité des professionnels de santé à fournir des soins de qualité à leurs patients, tout en garantissant une gestion financière rigoureuse. Dans cette optique, la gestion des impayés dans le tiers payant est devenue un enjeu majeur pour les acteurs de la santé, notamment les médecins, les infirmiers, les kinésithérapeutes, les établissements de santé, ainsi que les tiers payants tels que les mutuelles et les organismes de sécurité sociale.

Le professionnel de santé doit répondre à ses diverses obligations passant du traitement de sa facturation, à la gestion de son référencement et conventionnement avec les mutuelles, au traitement des rejets, à la gestion de ses impayés patients ou des caisses obligatoires, complémentaires, mutuelles… La trésorerie de son cabinet est altérée si le professionnel de santé ne réalise pas le recouvrement de ses créances.

Le tiers payant

Le tiers payant est un mécanisme qui permet aux patients de ne pas avancer les frais médicaux lors de leurs consultations, hospitalisations ou achats de médicaments. Au lieu de cela, les coûts sont pris en charge directement par les tiers payants, que sont  les organismes de sécurité sociale ou les mutuelles. Bien que le tiers payant facilite l’accès aux soins pour les patients, il présente des défis importants en matière de gestion des impayés pour les professionnels de santé.

Les professionnels de santé, qu’il s’agisse de médecins, d’infirmiers, kinésithérapeutes, de dentistes ou d’autres praticiens, jouent un rôle essentiel dans le tiers payant. Ils fournissent des services médicaux aux patients et facturent ces services aux tiers payants.

Les tiers payants, tels que les mutuelles et les organismes de sécurité sociale, agissent en tant qu’intermédiaires entre les professionnels de santé et les patients. Ils reçoivent les demandes de paiement des professionnels de santé, vérifient leur conformité et effectuent les paiements correspondants.

Les défis de les gestion des impayés

Il est impératif de se pencher sur les solutions et les stratégies que les professionnels de santé peuvent mettre en œuvre pour faire face à  cette problématique. Dans cette section, nous allons examiner de manière approfondie les méthodes et les outils disponibles pour une gestion efficace des impayés, ainsi que les actions préventives essentielles pour minimiser leur impact. Enfin, nous aborderons la question cruciale du recouvrement des impayés, en expliquant les étapes à suivre en cas de persistance de ces défis financiers.

Motifs de rejets tiers payant

• Bénéficiaire inconnu dans la BDO
• Absence de conventionnement
• Droits fermés
• ETM connue ou non connue
• Prescripteur inconnu au référentiel
• Facture déjà réglée, doublon
• Exonération connue non transmise
• Moduation du ticket modérateur
• Etc.

Conséquences et impact sur les professionnels de santé

Les impayés dans le tiers payant peuvent découler de diverses causes comme vu précédemment, notamment des erreurs de facturation, des informations manquantes ou incorrectes, des rejets administratifs, des litiges sur la nature des soins fournis, ou encore des retards dans le traitement des demandes de paiement. Identifier la cause précise est crucial pour résoudre efficacement les impayés. 

Les conséquences financières des impayés sont significatives pour les professionnels de santé. Les retards de paiement peuvent affecter leur trésorerie, entraîner des difficultés à couvrir les coûts de fonctionnement de leur pratique et même mettre en péril leur viabilité économique à long terme.

La gestion des impayés peut également impacter la qualité des soins. Lorsque les professionnels de santé sont constamment préoccupés par les problèmes de paiement, cela peut les distraire de leur principale mission, à savoir fournir des soins de qualité à leurs patients. Un stress financier peut également influer sur leur bien-être général.

Stratégies de gestion des impayés

Logiciels professionnels

L’utilisation d’un logiciel professionnel adapté peut grandement faciliter le suivi des paiements. Ces logiciels permettent de suivre les demandes de paiement, de détecter automatiquement les erreurs potentielles, et d’automatiser certaines étapes du processus, comme l’envoi de relances pour les paiements en retard. Il est nécessaire de s’octroyer le temps nécessaire de formation à la bonne utilisation de son logiciel pour en exploiter toutes les fonctionnalités.

Actions préventives

La prévention des impayés est cruciale. Les professionnels de santé doivent s’assurer que leurs dossiers sont correctement tenus, que les codes organismes, AMC, de télétransmission sont précis, et que toutes les informations requises sont fournies lors de la soumission des demandes de paiement. La formation est essentielle pour minimiser les erreurs. Il existe de nombreux organismes de formations qui abordent le thème de la gestion de cabinet et des impayés. Ces formations peuvent entrer dans le cadre de la formation professionnelle.

Le recouvrement des impayés

En cas d’impayés persistants, des procédures de recouvrement appropriées doivent être mises en place. Cela peut inclure l’envoi de lettres de relance, la négociation avec les tiers payants pour résoudre les litiges, et, en dernier recours, l’engagement de procédures juridiques. Les professionnels de santé doivent connaître leurs droits et obligations dans ces situations.  Nombreux sont les professionnels de santé à ne pas être formés à la gestion et au recouvrement des impayés, c’est pourquoi il peut être judicieux d’externaliser son recouvrement par une société spécialisée dans le domaine de la santé.

Le traitement des rejets tiers payant

Externaliser la gestion de ses impayés tiers payant

Confiez la gestion et le recouvrement de ses impayés à  RECOUV-LIB, c’est confier la gestion de ses factures impayées et rejets et bénéficier des avantages en percevant les honoraires perdus grâce au relances effectuées par des spécialistes de la gestion des impayés dans le domaine de la santé. En effet, RECOUV-LIB procède et effectue, à votre place, au recouvrement de vos factures. Vous limitez ainsi vos pertes financières et diminuez vos tâches administratives : vous encaissez l’argent sans avoir à gérer les démarches. Vous optimisez votre trésorerie et sa gestion. Vous gagnez en temps et en argent car facturer c’est bien mais être payé, c’est mieux. Recentrez-vous sur votre métier et n’ayez plus de stress concernant la gestion de vos factures impayées ou de vos éventuels litiges. 

La gestion des impayés dans le tiers payant est un défi technique complexe pour les professionnels de santé, mais il est possible de le relever avec succès grâce à une combinaison de bonnes pratiques, d’outils appropriés et d’une collaboration efficace avec les tiers payants. Les professionnels de santé doivent être attentifs à l’importance de cette gestion pour leur viabilité économique et la qualité des soins qu’ils fournissent à leurs patients. En poursuivant l’exploration de solutions innovantes, le système de santé peut évoluer vers une gestion plus efficiente des impayés et, en fin de compte, améliorer la prestation des soins médicaux.

Que vous soyez masseur-kinésithérapeute installé depuis de nombreuses années ou jeune infirmière ayant pour souhait de créer son propre cabinet, le « tiers payant » ne vous est pas inconnu. Aujourd’hui nous faisons le point sur ce concept vague mais pour autant primordial pour les professionnels de santé.

Le tiers payant, c’est quoi ?

C’est un procédé qui dispense le bénéficiaire de l’assurance Maladie de faire l’avance des frais médicaux. En d’autres mots, cela permet au patient de ne pas avoir à avancer les frais concernant ses dépenses santé (si elles sont PEC par les caisses de SS ou organismes complémentaire santé) : consultations, soins, médicaments etc.
L’Assurance Maladie et les mutuelles remboursent donc directement le professionnel de santé ayant pratiqué les actes/soins.
Ce coût des soins est pris plus ou moins intégralement : 
* le tiers payant est intégral : le patient n’a aucuns frais à payer et le professionnel sera réglé par la sécurité sociale et les mutuelles grâce à la télétransmission.
* le tiers payant est partiel : le patient est redevable du ticket modérateur ou diverses participations forfaitaires ; pour le reste, le professionnel sera réglé directement.

Il est important de savoir que vous, professionnels de la santé, infirmier libéraux, masseurs-kinésithérapeutes, chirurgiens dentistes… peuvent faire le choix de pratiquer ou non le tiers payant. Si le professionnel décide de ne pas l’appliquer, le règlement des soins est effectué intégralement par le patient qui se fera ensuite remboursé par sa caisse d’Assurance Maladie et Mutuelle (s’il en a une).

Le tiers payant, pour qui ?

Il est important de noter que le tiers-payant n’est obligatoire que dans certaines situations face aux professionnels de santé libéraux ; il s’applique de plein droit et pour tous les soins dispensés aux patients :

• bénéficiaires de la complémentaire santé santé solidaire (CSS) ou de l’aide médicale de l’État (AME)
• bénéficiaires de l’aide au paiement d’une complémentaire santé (ACS) dès lors qu’il a souscrit à un contrat de complémentaire sélectionné par le Ministère de la Santé.
• victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle
• atteints d’une affectation de longue durée (ALD).
• bénéficiaires de l’assurance maternité : Les examens médicaux obligatoires dans le cadre du suivi d’une grossesse (maternité) sont pris en charge à 100 % du tarif conventionnel de la sécurité sociale depuis le début de la grossesse jusqu’à 12 jours après l’accouchement.
• mineures de plus de 15 ans consultant un professionnel de santé pour sa contraception.
• bénéficiants de soins en lien avec un acte de terrorisme.

Le tiers payant, quels documents pour le justifier ?

Pour les patients éligibles au tiers payant et pour l’ensemble des soins, ils doivent vous présenter, et aux autres professionnels de santé, leur carte vitale à jour accompagnée de l’attestation adaptée (attestation CMU, AME, ACS…). 

Le tiers payant, comment le facturer ?

Les modalités de facturation du tiers payant dépendent de la situation du patient :

* Si vous souhaitez facturer en télétransmission des patients bénéficiants du tiers payant intégral ACS : votre logiciel de facturation doit vous permettre de paramétrer la modalité de paiement que vous souhaitez retenir, donc un paiement coordonné par l’Assurance Maladie ou en lien avec l’organisme complémentaire. 

* Si vous souhaitez facturer un patient bénéficiaire de la CSS, de l’ACS ou de l’AME ou dans une situation sociale particulière : dans la zone de paiement (autrement appelé contexte de remboursement) sur votre logiciel et plus précisément dans le champ « exonération du ticket modérateur », cochez les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire » et « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire ». Puis, à côté de votre signature, en bas de la feuille de soins. apposer la mention « C2S » ou « AME » ou « CMUC ». Vous trouverez les détails ici

* Si vous souhaitez facturer un patient victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle (AT/MP) : cochez les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire », « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire »  et la case AT/MP si les actes dispensés sont en rapport avec cet(te) accident/maladie. Précisez  également le numéro ou la date de l’accident de travail/maladie professionnelle (éléments indiqués sur la « feuille d’accident du travail ou de maladie professionnelle » présentée par le patient). Vous trouverez les détails ici.

Pour obtenir le versement de vos honoraires si tiers payant intégral, il est indispensable que vous cochiez les deux cases « « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire » et « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire ».

Le tiers payant, quels avantages de le pratiquer ?

Les patients n’ont aucunes avances de frais à payer, ce qui reste très appréciable pour la plupart et d’autant plus pour les plus modestes ou en situation précaire qui peuvent être insolvable. Vous n’entrez donc pas dans une relation type « clientèle », votre relation soignant-soigné est préservée. 

Grâce à votre logiciel de télétransmission et aux modalités de facturation se rapportant au tiers-payant, vous obtenez un règlement < 5 jours une fois vos FSE envoyer de manière sécurisée aux caisses de sécurité sociale et à la mutuelle de vos patients.

Le tiers payant, et les inconvénients ?

Il conviendra que chaque professionnel de santé se conventionne avec chaque groupe de mutuelle ; autrement dit, vous, infirmière libérale ou kinésithérapeute etc, devez remplir un dossier et signer une convention avec les mutuelles, ce qui peut s’avérer excessif et fastidieux.  

Vous devez, professionnel de santé, vérifier, pour chaque patient, l’ouverture des droits complémentaires et renseigner les informations sur votre logiciel de facturation/télétransmission : plus ou moins complexe selon les mutuelles et votre logiciel.

Malgré cela et malgré votre assiduité, il arrive très souvent que vous soyez victime de factures rejetées pour diverses raisons : erreur de télétransmission, erreur d’identification, ETM non trouvée, ETM connue en BDO mais non transmise, prescripteur inconnu…. Autant de libellés dont vous ne connaissez pas la signification ou même le motif et donc quelles actions à entreprendre… D’où l’importance de s’assurer des paiements bancaires liés à vos factures télétransmises afin de relancer les organismes (caisses de sécurité sociale, mutuelles, patients…) en cas d’impayés ou de factures rejetées. 

C’est pour ces raisons que nous avons créé RECOUV-LIB, pour vous aider, vous, professionnel de santé, infirmière libérale, masseur-kinésithérapeute, chirurgien-dentiste, … à être payé des soins effectués en vous libérant de la gestion complexe des impayés. Vous devez récupérer les sommes dues pour votre travail effectué.

Confier ses impayés à RECOUV-LIB c’est

• une garantie de paiement : vous récupérez votre argent grâce aux factures recouvrées par nos équipes,
• un gain de temps pour les soins et donc auprès de vos patients,
• un gain de temps libre pour vous et vos proches,
• sécuriser son activité et augmenter son chiffre d’affaire
• maintenir une relation soignant-soigné sereine en se libérant du stress de la gestion des impayés

N’hésitez plus, demandez à être contacté ici.

Peu importe la profession de santé que vous exercez en tant que « libéral », que vous pratiquiez le tiers payant ou non, force est de constater que de nombreuses consultations ou feuilles de soins reviennent impayées! En effet, vous avez beau tout faire dans les règles de l’art, respecter les règles de la télétransmission, faire des feuilles de soins légitimes et exigibles, ou proposer différents moyens de paiement possible à vos patients,… vous avez encore des rejets des caisses, des mutuelles et des impayés de vos patients. 
Ils ont la fâcheuse tendance à s’accumuler et vous repoussez le problème, un peu, beaucoup, et trop souvent… Quand ils sont trop nombreux, on se décourage en se disant que finalement ça ne représente pas « grand chose » ; mais c’est alors que votre compte bancaire vire au rouge. Alors quand les finances sont au plus mal, on profite d’une journée de « repos » pour se lancer dans le traitement de ses impayés. Et là une montagne de dossiers se dresse devant nous,  allant de deux-trois euros à plusieurs dizaines voir centaines d’euros. Vous comprenez que finalement c’est peu être un peu plus que « pas grand chose » et qu’il va falloir prendre le taureau par les cornes !  Mais comment s’y prendre?

Vous prenez votre premier dossier, un impayé de la part mutuelle de 3,52€ pour le pansement que vous avez réalisé chez un patient. Agacé, vous souhaitez appeler l’organisme pour crier votre colère et avoir des réponses car après tout, vous méritez d’être payé, « tout travail mérite salaire » confirme l’adage. Vous commencez donc par chercher le numéro. Première difficulté, car les organismes sont très forts pour rendre la tâche plus fastidieuse : numéro introuvable et/ou numéro surtaxé, coordonnées manquantes, boites mails pleines… Vous êtes cependant déterminé et vous continuez vos recherches. Vous parvenez à en trouver un. D’abord le standard d’accueil, ensuite l’attente, la composition vers le service concerné puis un interlocuteur qui vous répond poliment « vous n’êtes pas au bon service, je vous transfère vers le service adéquate » mais échec du transfert … et fin d’appel.
Alors vous réitérez votre appel mais hormis le numéro surtaxé qui n’a fait que creuser un peu plus le découvert de votre compte bancaire et la douce mélodie du standard téléphonique que vous avez maintenant en tête, vous avez rarement l’occasion d’avoir une véritable réponse à votre problème. A contrario, ce qui est courant d’entendre c’est « il faut nous envoyer par courrier tous les documents nécessaires, nous traiterons votre dossier dans un délai de 8 semaines » ….

Cette journée de traitement des impayés (initialement journée de repos…) s’annonce très longue : trente minutes de temps perdu au téléphone, 3€ de hors forfait pour le numéro surtaxé, 0,97€ pour le timbre vert, un aller-retour à la poste et tout ça pour récupérer vos 3,52€. Mais aujourd’hui vous êtes tenace,  vous continuez les démarches pour traiter vos impayés.

Cette fois, une facture dont le montant est un peu plus sérieux : vous êtes passé chez le patient pendant quinze jours et vous n’avez pas été payé des 90,60€ de la part mutuelle. Etrange, sachant que votre patient vous avez pourtant présenté sa carte de mutuelle à jour. Même démarche que pour votre précédent dossier : vous appelez la mutuelle, vous parvenez à avoir un interlocuteur, qui, bien que très aimable, vous explique que « votre patient n’était pas à jour de ses droits à la date des soins effectués ». Votre seule solution est de rappeler le patient afin qu’il règle cette part de soin qui lui incombe. Par chance, ce dernier vous répond rapidement mais il vous explique que sa « situation est compliquée en ce moment due à la perte de son travail peu avant les soins médicaux »( ce qui explique qu’il n’était plus a jour de ses droits auprès de sa mutuelle d’entreprise) et que pour le moment, il n’a « pas les moyens d’en souscrire une nouvelle », etc … vous connaissez, car avez déjà entendu, cette chanson !
Alors une première solution s’offre à vous : vous êtes empathique et vous lui proposer de vous recontacter quand les temps seront meilleurs, en prenant le risque qu’il ne vous rappelle pas.…. ou deuxième solution : vous comprenez sa situation délicate mais vous gardez en tête des souvenirs très précis sur la qualité de son train de vie. Vous lui demandez donc délicatement et avec toute votre bienveillance de bien vouloir s’acquitter de ses soins et si possible « dès qu’il le peut ».
En cette journée dédiée au traitement de vos impayés, vous choisissez cette dernière solution. Par facilité pour votre patient, vous lui proposez de vous déplacer chez lui pour venir récupérer votre dû. Chose que vous faites le lendemain sur votre tournée, entre deux patients, mais nouvelle mésaventure, ce dernier est absent de son domicile alors même que vous aviez convenu d’un rendez-vous ; à croire que vous auriez pu vous en douter. Après plusieurs tentatives, quelques litres de carburants, cinq appels, huit sms vous arrivez enfin à récupérer vos 90,60€ avec quand même, une petite réflexion de votre patient qui ne comprend pas « pourquoi c’est si cher »

Alors bien sûr il ne faut pas généraliser le cas de ce patient à l’ensemble de votre patientèle et bien entendu que certains patients vont sortir leur carnet de chèque pour vous régler. Mais malgré tout, ce genre de situation arrive, et à notre époque,  bien plus souvent qu’on ne le pense malheureusement. 

Face aux impayés et aux rejets des caisses et mutuelles.

De nos jours, avec la généralisation du tiers payant, les mentalités changent. Pour certains patients, les soins « doivent être gratuits »; vous avez déjà tous entendu le célèbre : « Moi je suis à 100%, je n’ai rien à payer ». 
Alors parfois, quand certaines situations s’imposent et que vous n’avez pas d’autres choix, vous leur demandez de vous régler. Vous faites face à des réactions d’incompréhensions et les raisons pour ne pas vous régler sont malheureusement multiples. Si nous transposons ces situations aux actes de la vie quotidienne comme par exemple lorsque nous nous rendons dans les commerces, pour repartir avec nos achats, la question de régler ces derniers ne se pose même pas. Alors pourquoi vous professionnels de santé ne seriez pas payés?

Réclamer le paiement d’une prestation de soin à un patient dans nos professions libérales où notre relation avec ce patient est très forte, est parfois un acte délicat même si le montant nous est dû.
La plupart de vos dossiers que vous allez traiter ne seront finalement pas payés, car très souvent, passer un appel en demandant au patient ou à l’organisme de vous régler ne suffit pas. Alors vous montez des dossiers à n’en plus finir et croisez les doigts pour être payé, un jour.
Par manque de temps et car la tâche est complexe, vous traitez vos impayés trop rarement et vous n’effectuez pas forcément le suivi des règlements. Vous ne savez pas si vos relances on été efficaces et finalement vous perdez beaucoup de temps et toujours de l’argent à vous battre après ses impayés.
Les raisons de ces derniers peuvent être multiples, d’une erreur de votre part dans la saisi de vos dossiers informatiques, d’un chèque sans provision, d’un paiement par CB rejeté faute de fonds suffisants, d’une erreur informatique de l’organisme payeur, d’un patient qui disparait quand il doit régler, d’une carte vitale qui n’est pas à jour et/ou qui contient de mauvaises informations, une mutuelle avec laquelle vous n’êtes pas conventionné, etc…

Alors non il n’est pas normal de ne pas être payé pour les soins que vous avez effectués, il n’est pas normal de repartir de chez un patient sans les documents nécessaires à la réalisation du tiers payant ou un règlement le cas échéant. Il n’est pas normal non plus de dire que vous faites des soins gratuitement mais aussi de laisser l’argent aux organismes qui ne vous règlent pas!

Il existe maintenant une solution pour en finir : RECOUV-LIB Santé .

RECOUV-LIB santé pour traiter vos rejets et vos impayés

Nous avons vécu ces situations difficiles auprès des différents organismes et/ou des patients, c’est donc pour cela que nous avons décidé de fonder RECOUV-LIB Santé. Un projet commun né de la complexité et de l’insatisfaction que nous avons vécu, comme vous, dans notre profession, durant des années dans la gestion des impayés.
Nous avons décidé d’élaborer un service unique et surtout efficace pour vous faciliter la vie. Qu’importe votre spécialité, en tant que professionnel de santé libéral nous avons tous ce point commun que sont les impayés.
Leur gestion s’avère complexe et fastidieuse. Les sommes à recouvrir peuvent paraître trop faibles, les relances restent parfois sans réponses, nous manquons de temps pour les gérer, nous n’avons pas envie d’y accorder notre temps libre et les patients sont souvent aux abonnés absents…
Nous perdons quelques dizaines ou centaines d’euros mais qui représentent plusieurs milliers d’euros à la fin de l’année.

Pour répondre à vos attentes et vous apporter une solution efficace, nous avons décidé de fonder RECOUV-LIB Santé, pour vous permettre à vous, professionnels de santé libéraux de vous recentrer sur votre métier,  de vous libérer du temps pour profiter de votre famille et de vos loisirs et d’avoir l’esprit tranquille.
Nous proposons un service de gestion, suivi et recouvrement de vos factures et feuilles de soins impayés. Grâce à notre expertise, nos compétences et notre réseau, nous vous garantissons un taux de recouvrement élevé sur vos impayés patient ou organismes gestionnaires. En seulement quelques clics, vous nous transmettez vos dossiers que nous traiterons dans les plus brefs délais.

N’hésitez plus, RECOUV-LIB Santé est la solution !