Rejets et impayés mutuelles, comment s’en débarrasser?

par | Déc 4, 2023

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Vous effectuez vos soins auprès de vos patients en proposant le tiers payant sur la part complémentaire dite mutuelle. Vous vous attendez donc à être réglé par les complémentaires dans le cadre du tiers payant n’est ce pas?

Pourtant vous avez un doute sur le paiement de toutes vos factures télétransmises, ou vous apercevez sur votre logiciel une liste de factures impayées qui s’allonge. Il s’agit  bien souvent des factures rejetées et impayées mutuelles et dans une moindre mesure, les rejets des caisses de sécurité sociale.

Dans cet article nous évoquerons uniquement les rejets et impayés mutuelles et comment y faire face.

Quel est le montant des rejets et impayés mutuelle?

Le montant des impayés d’un professionnel de santé varie en fonction de plusieurs critères:

  • Le montant de votre chiffre d’affaires, la quantité d’impayés mutuelles augmente proportionnellement avec celui-ci.
  • La quantité des soins facturés en tiers payant.
  • La part de vos patients qui bénéficient d’une exonération 5, ALD, CMU-CSS, etc avec une prise en charge à 100% par la sécurité sociale.
  • Du logiciel de facturation utilisé. Certains sont plus modernes et plus simples à l’usage.
  • De vos connaissances en la matière et de votre faculté à prévenir ces rejets et impayés.

Chez RECOUV-LIB en matière d’impayés mutuelles nous constatons une moyenne d’environ 208.00 euros/mois soit 2496.00 euros/an rien que pour les impayés mutuelles chez nos clients auxiliaires médicaux.

Pourquoi avez-vous des rejets et impayés mutuelles?

Dans une partie des rejets et impayés mutuelles constatés il s’agit d’une erreur humaine et donc du professionnel de santé. Il ne s’agit pas là de vous blâmer mais de trouver les causes, de comprendre, et d’y apporter des solutions. Car toutes les erreurs humaines que nous constatons, le sont pas inadvertance et par manque de connaissance des procédures, et pour cela rien de tel que la formation pour venir à bout de ces impayés mutuelles.

Votre patient peut également en être à l’origine en vous fournissant une carte mutuelle qui n’est plus à jour, en ne vous prévenant pas d’un changement de mutuelle en cours d’année, en vous indiquant simplement le nom de sa mutuelle car a perdu sa carte, etc.

Et parfois, c’est le système du tiers payant qui ne fonctionne pas correctement. La faute au logiciel, à la mutuelle, à votre fournisseur d’accès internet? Impossible de le savoir, pourtant vous aviez paramétré correctement toutes les informations et la facture n’est tout simplement pas délivrée.

Pourquoi il ne faut surtout pas abandonner ces factures impayées?

Tout simplement parce que vous ne travaillez pas gratuitement ni au rabais en perdant une part de vos revenus. 

Un rejet de la part sécurité sociale et mutuelle revient à avoir réalisé gratuitement vos soins. Imaginez le temps supplémentaire que vous allez devoir travailler pour compenser vos pertes. Vous ne seriez pas mieux à profiter de vos familles ou de vos passions?

Un rejet de la part mutuelle revient à travailler au rabais en perdant 30, 40 ou 45% (en fonction de votre activité) de vos honoraires. Dans le contexte économique actuel, face à l’inflation grandissante et à une revalorisation de vos actes faible ou inexistante, il serait incohérent de ne pas vouloir obtenir le paiement de ces actes.

Que vous ayez une facture, une dizaine ou des dizaines, il est primordial de traiter ces factures impayées qui risquerait à terme de précariser votre activité

Quel sont les causes de ces rejets et impayés mutuelles?

Les causes des rejets et impayés des mutuelles sont évidemment multiples et peuvent avoir plusieurs origines :

  • Les droits du patient ne sont plus à jour auprès de la complémentaire.
  • Vous avez fait une erreur de facturation, ou dans les cotations (majoration non compatible par exemple)
  • Erreur de paramétrage de la mutuelle. 
  • Erreur de saisie des données : un numéro de sécurité sociale de rattachement, de régime, d’organisme, etc
  • Les problèmes techniques impactant vos remboursements, du à votre logiciel de télétransmission ou aux organismes.
  • Les délais de télétransmission. En télétransmettant après le délai de forclusion, vos factures seront rejetées et resteront irrécouvrables.

Les causes de ces rejets sont multi-factorielles et parfois complexes à identifier. Mais en ayant une approche proactive, vous pourrez en comprendre les causes et diminuer la survenue de ces rejets ou factures impayées mutuelles.

Traiter ses factures rejetées et impayées mutuelles.

Une fois que vous avez identifié ces factures rejetées et impayées des mutuelles, il est temps de passer à l’action car ces factures ne vous seront jamais réglées sans actions de votre part. Alors armez-vous d’une bonne dose de patience et de courage pour faire face aux traitements de vos factures. 

  • Contrôlez votre facture à la recherche d’une erreur qui pourrait justifier le rejet.
  • Si vous ne constatez pas d’erreur manifeste, il faudra prendre contact avec la mutuelle concernée pour comprendre la raison de ce rejet ou son absence de paiement.
  • Renvoyez la facture en fonction des consignes données par l’organisme.
  • Corrigez votre dossier afin d’éviter de futurs rejets.
  • Et surtout contrôler quelque temps après votre relance que celle-ci vous a bien été payée. Les délais varient en fonction des organismes et varient de une à deux semaines à plusieurs mois

Le traitement des rejets et impayés et complexe et chronophage.  Il prendra le double de temps, parfois même plus, en traitement par rapport à la facturation initiale. C’est pourquoi il est primordial de les traiter sans attendre et de ne pas laisser les factures et rejets s’accumuler.

Mieux vaut prévenir que guérir en terme de rejets et impayés mutuelles

La prévention comme dans votre activité est la meilleure des armes pour éviter les complications. C’est pourquoi en adoptant quelques bonnes pratiques et en organisant votre gestion du tiers payant, vous devriez voir diminuer le nombre de factures impayées et augmenter votre chiffre d’affaires.

  • Recueillir toutes les informations auprès de votre patient et ce dès le premier rendez-vous. Il s’agit de la carte vitale, la copie de la carte mutuelle, l’ordonnance et les renseignements administratifs.. Ces documents et informations vous seront nécessaires en cas de rejets. 
  • Contrôlez les droits de vos patients sur la carte mutuelle (attention à la période de validité). Vous pouvez également procéder à un appel ADRi pour visualiser les droits en temps réel de votre patient.
  • Vérifiez vos cotations, si vous avez un doute demandez conseil à vos confrères et envisagez une formation sur la NGAP
  • Après vos télétransmissions, effectuez un rapprochement bancaire et contrôlez vos retours Noemie afin  de vous assurer du bon paiement de vos honoraires.
  • Prenez le temps nécessaire pour vous former aux diverses fonctionnalités de votre logiciel de télétransmission. Cela vous permettra de déceler plus rapidement et d’optimiser le traitement de vos factures rejetées et impayées.

La gestion des rejets et impayés des mutuelles dans le cadre du tiers payant est cruciale pour assurer la pérennité de votre activité. En prévenant par de simples actions, vous avez la capacité de voir diminuer le nombre de factures impayées et rejetées des mutuelles. 

Cependant cette gestion du tiers payant est complexe et chronophage. Outre la prévention, vous n’avez souvent pas le temps et l’envie de procéder au traitement de ces factures impayées, ce qui crée un manque à gagner considérable. Votre activité est tellement prenante que vous finissez par abandonner ces impayés. 

C’est pourquoi, vous pouvez envisager de déléguer la gestion de ce tiers payant et enfin être réglé des honoraires qui vous sont dus.

Chez RECOUV-LIB, notre équipe de spécialistes procède au contrôle régulier de vos données de télétransmission pour identifier vos rejets et factures impayées et en effectuer les réclamations auprès des divers organismes dans les meilleurs délais.

Par un suivi régulier et un compte rendu détaillé vous aurez connaissance des causes de vos rejets et impayés, vous permettant de modifier et d’améliorer vos pratiques. 

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