Optimiser la gestion des rejets de télétransmission : guide pour les professionnels de santé

par | Oct 24, 2023

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Dans l’univers des soins libéraux, la télétransmission est devenue un élément essentiel pour les professionnels de santé. Elle offre un moyen efficace de gérer la facturation, de simplifier les procédures administratives et d’améliorer le suivi. Cependant, avec ces avantages considérables surviennent également des défis majeurs, parmi lesquels les rejets de télétransmission. Dans cet article, nous explorerons en détail les meilleures pratiques permettant de comprendre, gérer et minimiser ces rejets, pour que vous puissiez optimiser vos processus de télétransmission.

Comprendre les Rejets de Télétransmission

Avant de résoudre un problème, il est essentiel de le comprendre. Les rejets de télétransmission se produisent lorsque les données transmises à l’organisme de sécurité ou complémentaire ne respectent pas les normes ou les exigences requises. Ces rejets peuvent résulter d’erreurs humaines, de problèmes techniques ou d’informations erronées. Il est crucial d’identifier les causes sous-jacentes pour élaborer des solutions efficaces.

 Les Causes des rejets de télétransmission

Lorsque vous exercez votre activité libérale, la gestion des impayés et des rejets de télétransmission est un défi fréquent. Comprendre les causes sous-jacentes de ces problèmes est essentiel pour les résoudre de manière efficace. 

Voici un aperçu des différentes raisons pour lesquelles vous pouvez être confronté à des des rejets de télétransmission de vos feuilles de soins électroniques :

  1. Droits du patient erronés : Les informations sur la carte vitale du patient ont expirées ou son dossier n’est pas à jour auprès de la sécurité sociale.
  2. Erreurs de Saisie : Des erreurs humaines lors de la saisie de données, telles que le numéro de sécurité sociale du patient, sa date de naissance, le régime de remboursement, la cotation des actes, la caisse de sécurité sociale, peuvent entraîner des rejets.
  3. Erreurs de facturation : Erreurs dans les cotations appliquées.
  4. Problèmes techniques : Les erreurs techniques, telles que des interruptions de connexion, des pannes de serveur,etc , peuvent entraîner des rejets. Une infrastructure informatique robuste et des mises à jour régulières peuvent contribuer à réduire ces problèmes.
  5. Délai de télétransmission : Transmettre les factures dans le délai imparti est primordial. Le paiement des soins se prescrit par deux ans, à compter du premier jour du trimestre suivant auquel se rapportent les soins. Tous les professionnels de santé pratiquant le tiers-payant disposent donc d’un délai maximal de 27 mois pour transmettre leurs factures auprès de l’assurance maladie. L’envoi trop tardif de vos feuilles de soins électroniques se soldera par un rejet.
  6. Pièces jointes manquantes : Manque la pièce justificative SCOR lorsqu’elle est nécessaire.

Comprendre ces motifs de rejets vous permettra d’adopter une approche proactive pour les gérer. En identifiant les causes sous-jacentes des rejets, vous pourrez élaborer des solutions adaptées pour minimiser ces erreurs et rendre vos processus de télétransmission plus fluides et efficaces.

Les Motifs de Rejets Tiers Payant

Les causes évoquées ci-dessus se traduiront par des rejets dont vous recevrez l’information lors de la réception de vos retours Noemie. Il existe une multitude de motifs de rejets que vous pouvez recevoir dont voici quelques exemples ci-dessous : 

  1. Prescripteur inconnu au fichier national
  2. Situation d’exonération inconnue pour ce bénéficiaire
  3. Exonération du ticket modérateur est absente au référentiel
  4. Le taux de remboursement demandé est différent du taux de remboursement calculé
  5. ETM non trouvé en BDO
  6. ETM maternité en BDO mais non transmise
  7. Doublon technique
  8. Droits fermés
  9. Etc…

 

Comment Traiter les Rejets de Télétransmission

Lorsque vous êtes confronté à des impayés ou des rejets de télétransmission, il est essentiel de savoir comment les gérer de manière efficace. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour traiter ces problèmes :

  1. Identifier les rejets par le traitement des données de télétransmission : Faites régulièrement le suivi de vos retours Noemie et identifiez les lots/factures non réglées.
  2. Trouver les causes des rejets : Examinez les motifs des rejets pour en comprendre les causes
  3. Contacter les organismes payeurs : En cas de rejet complexe, contactez directement la caisse d’Assurance Maladie pour obtenir des informations sur le motif du rejet.
  4. Correction : Si nécessaire après analyse du rejet, corrigez les erreurs de la facture concernée.
  5. Télétransmission : Procédez à une nouvelle télétransmission de vos factures rejetées.
  6. Relance et Suivi : Effectuez un suivi régulier pour vous assurer que les factures sont réglées. Si des retards persistent, n’hésitez pas à relancer les organismes payeurs ou à vous faire accompagner dans la gestion de vos rejets et de votre tiers-payant.

Outils et Solutions pour la Gestion des Rejets

De nombreux outils et solutions sont disponibles pour aider les professionnels de santé à gérer les rejets de télétransmission.

  1. Logiciel professionnel : Les logiciels professionnels sont nombreux  pour chaque métier. Il est nécessaire de les comparer pour trouver le logiciel qui s’adapte le mieux avec son exercice. Logiciel en ligne, installation en local, support mobile pour les déplacements à domicile. Nombreuses sont les offres et possibilités. Les logiciels offrent la capacité de suivre les retours de paiement Noemie, les rejets et d’automatiser certaines actions nécessaires au traitement des rejets. Il est primordial de se former à l’utilisation de son logiciel, pour optimiser la gestion de ses rejets de télétransmission.
  2. Actions préventives : Par la mise en place de quelques actions systématiques, vous pouvez prévenir l’apparition de certains rejets ou en faciliter le traitement. La vérification des droits de vos patients par l’ADRi doit être une mesure systématique. L’enregistrement des coordonnées du patient, d’une copie de la carte mutuelle du patient, la vérification avant télétransmission du code organisme renseigné, du code AMC, etc. 
  3. La formation professionnelle : Nombreux sont les organismes de formation proposant de se former sur la nomenclature des actes, la gestion de cabinet, etc ou directement auprès de son éditeur de logiciel. Certaines formations peuvent entrer dans le cadre de la formation professionnelle et bénéficier d’une prise en charge.
  4. Externaliser la gestion de son tiers payant : En externalisant la gestion de son tiers payant et de ses rejets à une société spécialisée comme RECOUV-LIB, vous bénéficiez de l’expertise de spécialistes de la gestion des impayés dans le domaine de la santé. Nos gestionnaires procèdent au suivi de vos retours Noemie et rejets, en examinent la cause et le motif et procèdent au recyclage de la facture auprès des organismes concernés. Externaliser c’est l’assurance d’un suivi méticuleux et de recouvrer ses factures rejetées et impayées dans les meilleurs délais tout en diminuant votre temps passé à votre gestion administrative.

La télétransmission est devenue un outil indispensable pour les professionnels de santé libéraux, offrant une solution efficace pour la facturation, la gestion administrative et l’amélioration du suivi des soins. Toutefois, la gestion des rejets de télétransmission demeure un défi majeur. Dans cet article, nous avons exploré en détail les bonnes pratiques pour comprendre, gérer et minimiser ces rejets, dans le but d’optimiser vos processus de télétransmission.
Comprendre les motifs sous-jacents des rejets est une étape cruciale. Les erreurs humaines, les problèmes techniques, les retards de transmission et les données incorrectes figurent parmi les principales causes de rejets. La sensibilisation à ces problèmes vous permettra d’adopter une approche proactive pour les résoudre.
La gestion des rejets de télétransmission demande de l’organisation, de la patience et des compétences techniques. Il est essentiel d’identifier rapidement les rejets, de trouver leurs causes, de contacter les organismes payeurs si nécessaire, de corriger les erreurs et de faire un suivi rigoureux pour vous assurer que les factures sont réglées.
De nombreux outils et solutions sont à votre disposition pour faciliter la gestion des rejets, que ce soit à travers des logiciels professionnels, des actions préventives, la formation, ou même l’externalisation de la gestion du tiers payant.
En optimisant la gestion des rejets de télétransmission, vous pouvez non seulement réduire les pertes de revenus, mais également gagner en efficacité, en temps, et en sérénité. L’amélioration de vos processus de télétransmission vous permettra de vous concentrer sur votre véritable mission : offrir des soins de qualité à vos patients en toute quiétude.

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