Le rejet « ETM non trouvé en BDO » est une erreur fréquente en facturation tiers payant, mais souvent mal comprise. Derrière ce motif technique se cache un problème d’exonération non reconnue par la CPAM, entraînant rejet et non-paiement de vos actes.

Pour les professionnels de santé libéraux, ce rejet représente une perte de temps, d’argent et une source de stress administratif.

Dans cet article, RECOUV-LIB vous aide à comprendre ce motif, à le corriger efficacement, et à éviter qu’il ne se reproduise, grâce à des solutions concrètes et adaptées à votre pratique.

Que signifie « ETM non trouvé en BDO » ?

Ce rejet signifie que l’Exonération du Ticket Modérateur (ETM) que vous avez appliquée lors de la facturation n’a pas été retrouvée dans la Base de Données Opérationnelle (BDO) de l’Assurance Maladie, c’est-à-dire le référentiel officiel qui centralise les droits des assurés.

En d’autres termes, vous avez transmis une facture en tiers payant avec une exonération (par exemple ALD, maternité, invalidité…), mais la CPAM ne retrouve aucune trace de ce droit dans ses fichiers.

Résultat : la facture est rejetée en totalité ou en partie, selon le contexte, et aucun règlement n’est effectué, ni par la sécurité sociale ni par la complémentaire santé.

Quelques rappels utiles

• ETM : L’Exonération du Ticket Modérateur permet à certains patients d’être dispensés du reste à charge (ALD, grossesse, AT/MP, CSS…). Elle doit être enregistrée auprès de la caisse de sécurité sociale et valide à la date des soins.

• BDO : La Base de Données Opérationnelle regroupe les données de droits des assurés. Elle peut être consultée via l’appel ADRi.

Causes possibles du rejet « ETM non trouvé en BDO »

Comprendre les causes fréquentes de ce rejet est essentiel pour éviter de perdre du temps et des revenus. Voici les situations les plus souvent à l’origine de cette erreur.

 1. Exonération absente ou expirée

La raison la plus courante est que le droit à l’exonération n’existe pas ou n’est plus valide dans la base de données de la CPAM.

Cela peut arriver dans plusieurs cas :

• Le patient n’est plus reconnu en ALD à la date des soins.
• Le droit à la CSS ou à l’AME a expiré.
• L’exonération maternité n’est pas encore ou plus active (soins réalisés trop tôt dans la grossesse ou au delà).

2. Carte Vitale non mise à jour

Le patient vous remet une carte Vitale qui semble à jour, mais les droits présents sur la carte ne correspondent pas aux données actuelles de la CPAM.

Le patient n’a pas actualisé sa carte depuis un changement de situation (ALD nouvellement ouverte, CSS renouvelée…).

Résultat : votre logiciel facture avec une exonération erronée.

 3. Erreur de saisie ou de code d’exonération

Il est possible que vous ayez :

• Sélectionné un code ETM incorrect dans votre logiciel. Erreur de saisie
• Forcé manuellement une exonération. Type ALD car ordonnance rédigée sur une ordonnance bi-zone en affection exonérante.

Une simple erreur de paramétrage suffit à déclencher le rejet.

4. Décalage de mise à jour entre ADRi et BDO

Même si vous avez consulté les droits via ADRi, il peut exister un décalage temporaire. Les droits sont en cours d’enregistrement ou de modification. Le dossier de votre patient peut également être en cours d’instruction auprès des services de la sécurité sociale et l’exonération encore non active.

Comment corriger le rejet « ETM non trouvé en BDO » : les étapes à suivre

Face à ce type de rejet, une méthodologie simple et rigoureuse permet de corriger rapidement l’erreur et de sécuriser le remboursement des soins. Voici les étapes à suivre :

1. Identifier précisément le rejet

• Consultez les retours NOEMIE  de votre logiciel de télétransmission.

• Recherchez la ligne concernée et vérifiez le motif :
  → « ETM non trouvé en BDO »
  → ou code rejet 606, 604, 603 selon les logiciels.

• Notez la date de soins, le numéro de facture, et le patient concerné.

2. Vérifier les droits du patient

Avant toute refacturation, il est essentiel de vérifier que le patient dispose bien d’une exonération valide à la date des soins :

• Consultez l’outil ADRi via votre logiciel ou Amelipro.

• Demandez une attestation de droits récente au patient, si nécessaire.

• Vérifiez que l’exonération est toujours en cours de validité (ALD, maternité, CSS…).

3. Contrôler et corriger les informations

• Vérifiez les données administratives : numéro de sécurité sociale, date de naissance, caisse de rattachement…

• Corrigez le code d’exonération si nécessaire.

• Assurez-vous que vous n’avez pas forcé une exonération manuellement dans le logiciel.

4. Refacturer l’acte

• Une fois les données corrigées :

  • Recyclez la facture rejetée si le logiciel le permet.

  • Sinon, émettez une nouvelle feuille de soins électronique.

• Vérifiez bien que le code ETM correspond à un droit actif dans la BDO.

5. Suivi après refacturation

• Contrôlez le retour NOEMIE de la nouvelle transmission.

• Assurez-vous que le paiement a bien été effectué.

• En cas de nouveau rejet : contactez directement la CPAM concernée pour obtenir une explication.

Prévention : comment éviter le rejet « ETM non trouvé en BDO » ?

1. Vérifier systématiquement les droits avant facturation

• Avant chaque télétransmission :

  • Faites un appel ADRi via votre logiciel pour interroger les droits en temps réel.

  • Ou connectez-vous à Amelipro pour consulter l’exonération active (ALD, maternité…).

  • N’appliquez aucune exonération par défaut sans confirmation visible.

2. Exiger des documents à jour dès le premier rendez-vous

• Carte Vitale mise à jour (encourager l’actualisation en pharmacie).

• Attestation de droits (notamment en cas d’ALD ou CSS).

• Carte de mutuelle à jour si complémentaire activée.

3. Sensibiliser le patient

• Expliquez au patient que ses droits doivent être à jour pour permettre la prise en charge en tiers payant.

• En cas de rejet dû à des droits absents, il devra régler la part complémentaire.

Cela évite les incompréhensions ou tensions si vous devez lui réclamer un règlement après coup.

4. Former à l’utilisation du logiciel de facturation

• Vérifiez que vous (ou votre secrétaire) maîtrisez :

  • Le bon choix des codes ETM.

  • L’utilisation des outils de consultation des droits intégrés (ADRi, Amelipro).

  • Le recyclage correct des factures rejetées.

Externalisation : pourquoi déléguer la gestion des rejets à un expert ?

Malgré toute votre vigilance, certains rejets comme « ETM non trouvé en BDO » persistent, parfois sans explication claire de la part des organismes. Lorsque la charge administrative devient trop lourde ou que vous manquez de temps, externaliser cette tâche à un spécialiste peut devenir une solution.

1. Gagner du temps

• La correction des rejets, la vérification des droits, le dialogue avec les caisses et la refacturation sont des tâches chronophages.

• En confiant ces démarches à un prestataire spécialisé, vous vous libérez du temps pour :

  • vous consacrer aux soins,

  • développer votre activité,

  • préserver votre équilibre personnel.

2. Bénéficier d’une expertise pointue

• Un expert comme RECOUV-LIB connaît parfaitement :

  • les codes de rejet les plus courants,

  • les délais de prescription,

  • les pratiques des caisses (CPAM, MSA, mutuelles).

• Grâce à cette maîtrise des procédures, les erreurs sont traitées plus rapidement et plus efficacement, réduisant les rejets récurrents.

3. Sécuriser votre trésorerie

• Chaque rejet non traité, c’est une facture impayée qui impacte votre trésorerie.

• En externalisant la gestion des rejets, vous améliorez vos flux de paiement et évitez les pertes financières silencieuses.

4. Réduire la charge mentale

• La gestion des impayés et des rejets est souvent une source de stress pour les professionnels de santé libéraux.

• En déléguant cette mission, vous gagnez en sérénité et en confiance, tout en restant informé grâce à un suivi régulier des dossiers.

5. Un modèle de facturation au résultat

Avec RECOUV-LIB :

• Pas d’abonnement, pas de frais fixes.

• Vous ne payez que si les rejets sont recouvrés.

• Cela vous garantit un service efficace et sans risque financier.

L’externalisation vous permet de vous recentrer sur votre cœur de métier – soigner – tout en confiant à des spécialistes la gestion de vos rejets, pour une activité plus rentable, plus fluide, et plus sereine.

Si le rejet « ETM non trouvé en BDO » peut sembler complexe au premier abord, il s’explique le plus souvent par un manque de synchronisation entre les droits du patient et les données transmises à l’Assurance Maladie.

Grâce à une méthode rigoureuse, des outils adaptés (ADRi, Amelipro) et quelques réflexes simples, vous pouvez :

• corriger rapidement ces rejets,

• éviter leur répétition,

• et surtout, sécuriser vos revenus.

Mais si la gestion des rejets devient trop lourde ou trop chronophage, n’hésitez pas à vous faire accompagner.

Spécialiste de la gestion des impayés et des rejets tiers payant pour les professionnels de santé, RECOUV-LIB vous aide à :

• traiter efficacement les rejets,

• récupérer vos honoraires impayés,

• améliorer votre trésorerie,

• et vous libérer du poids administratif.

Contactez notre équipe dès maintenant pour une analyse gratuite de vos rejets et découvrir comment nous pouvons vous aider à être enfin payé pour chaque soin effectué.

La facturation en tiers payant est au cœur de la pratique des professionnels de santé libéraux, permettant au patient de ne pas avancer ses frais et facilitant l’accès aux soins. Cependant, un rejet fréquent, intitulé « exonération du ticket modérateur absente au référentiel », survient lorsque l’exonération appliquée lors de la facturation n’est pas à jour dans la base de données de la CPAM.

Bien que l’exonération ALD (affection de longue durée) soit l’exemple le plus courant, ce rejet ne se limite pas à ce cas et peut concerner d’autres exonérations. Il ne s’agit pas uniquement d’une confusion liée aux ordonnances « bi-zone », mais d’un problème plus général : les professionnels appliquent une exonération en se basant sur des informations qui ne sont pas actualisées dans le référentiel de la CPAM.

Cet article a pour objectif de décrypter ce motif de rejet, d’en analyser les causes et les conséquences, et de proposer des solutions concrètes pour résoudre et prévenir ces situations, afin de sécuriser la trésorerie et de réduire la charge administrative des professionnels de santé.

Causes principales du rejet « Exonération du ticket modérateur absente au référentiel »

Plusieurs facteurs peuvent conduire au rejet « exonération du ticket modérateur absente au référentiel » dont : 

Données administratives obsolètes

Lorsque la carte Vitale ou les informations administratives du patient ne sont pas régulièrement mises à jour, les droits enregistrés dans le référentiel de la CPAM ne reflètent pas la situation réelle.

– Une carte Vitale non actualisée peut afficher des informations erronées.
– Le patient peut avoir changé de situation (nouvelle mutuelle, renouvellement des droits CSS, ALD ou expiration à son terme, etc) sans que ces changements soient immédiatement pris en compte dans la base de données.

Forçage de l’exonération

Vous pouvez être tenté de facturer avec une exonération ALD quand le patient vous remet une ordonnance “bi-zone” alors que cela peut induire en erreur.

– Sans consultation préalable des outils tels qu’ADRi ou Amelipro, il est possible de facturer avec une exonération alors que les droits du patient n’ont pas été correctement validés.
– Ce « forçage » entraîne l’application d’un avantage non reconnu par la CPAM, ce qui conduit à la non-validation de la facture.

Délai de synchronisation des données

Les informations relatives aux droits des patients sont régulièrement mises à jour dans le référentiel de la CPAM, mais ces mises à jour peuvent comporter un certain délai.

– Si le dossier du patient est en cours d’instruction, le référentiel peut ne pas encore refléter ces changements au moment de la facturation.
– Ce décalage temporaire crée une inadéquation entre les droits réels et ceux affichés, ce qui peut entraîner le rejet de l’exonération.

Ces causes soulignent l’importance de vérifier en amont que les informations du patient sont complètes et à jour, et de ne pas appliquer systématiquement l’exonération sans confirmation. Une gestion rigoureuse et des vérifications régulières via les outils de consultation (Amelipro, ADRi) sont essentielles pour éviter ce type de rejet.

Conséquences pour le professionnel de santé du rejet « Exonération du ticket modérateur absente au référentiel »

Impact financier

– Non-paiement des actes réalisés :
Lorsqu’une facture est rejetée, aucune rémunération n’est perçue, ni pour la part obligatoire ni pour la part complémentaire. Même si les soins ont été dispensés, le professionnel ne reçoit pas le paiement correspondant, ce qui peut représenter une perte de revenus non négligeable.

– Accumulation de rejets :
Si ce type de rejet se répète régulièrement, il peut entraîner une baisse importante de la trésorerie, affectant la capacité à couvrir les frais de fonctionnement du cabinet ou de l’activité libérale.

Charge administrative et perte de temps

– Traitement des rejets :
Chaque rejet nécessite une analyse minutieuse pour identifier la cause, la correction des informations administratives, et la refacturation des actes concernés. Ce processus est chronophage et demande une attention particulière.

– Multiplication des démarches :
Le professionnel doit non seulement vérifier les droits du patient via des outils comme Amelipro ou ADRi, mais également mettre à jour manuellement les données administratives, contacter les organismes payeurs pour clarifier la situation, et enfin, refacturer les actes. Ces tâches cumulées alourdissent la charge de travail administratif.

– Détournement de l’activité principale :
Le temps consacré à la gestion des rejets est du temps en moins pour se consacrer à ses patients et à sa vie personnelle. Cela peut impacter négativement l’organisation du cabinet.

Impact sur la relation avec le patient

– Communication difficile :
En cas de rejet, il peut être nécessaire de contacter le patient pour expliquer l’origine du problème et éventuellement récupérer la part complémentaire. Cette démarche, bien que parfois inévitable, peut être délicate et nuire à la confiance établie entre le professionnel et le patient.

En somme, le rejet « exonération du ticket modérateur absente au référentiel » engendre non seulement une perte de revenus immédiate, mais aussi une lourde charge administrative. C’est pourquoi des vérifications régulières des droits et la mise à jour des informations administratives, s’avèrent indispensables pour limiter ces conséquences négatives.

Les étapes pour résoudre le rejet « Exonération du ticket modérateur absente au référentiel »

Pour remédier au rejet « exonération du ticket modérateur absente au référentiel », il est indispensable d’agir rapidement et méthodiquement. Voici les étapes à suivre pour corriger la situation et limiter les impacts financiers et administratifs :

1. Vérification des droits du patient

– Consultez les outils dédiés :
Avant toute correction, vérifiez que les droits du patient sont bien ouverts et à jour dans le référentiel de la CPAM. Utilisez des outils comme Amelipro et ADRi pour consulter en temps réel les informations relatives à l’exonération.

– Demandez une attestation de droits :
Si le patient n’a pas récemment mis à jour ses informations ou si vous avez un doute sur l’activation des droits, demandez-lui de fournir une attestation récente délivrée par la CPAM. Le patient peut obtenir ce document sur son espace personnel Ameli

2. Mise à jour des informations administratives

– Actualisez le dossier du patient :
Assurez-vous que la carte Vitale est à jour et que toutes les informations administratives sont correctement enregistrées dans votre logiciel de facturation.

– Corrigez les données erronées :
Si des incohérences sont relevées entre les informations du patient et celles du référentiel, apportez les corrections nécessaires. Par exemple, si le patient a changé de mutuelle ou si sa situation a évolué, veillez à mettre à jour ces éléments immédiatement.

3. Refacturation des actes concernés

– Recyclez la facture rejetée :
Une fois les informations vérifiées et corrigées, refacturez les actes en veillant à ce que l’exonération soit appliquée uniquement si elle est confirmée par le référentiel.

– Adaptez le paramétrage :
Dans votre logiciel de télétransmission, ajustez le paramétrage pour éviter de « forcer » l’exonération sans confirmation préalable. Assurez-vous que l’option d’exonération ne s’active que lorsque les droits du patient sont effectivement ouverts.

4. Suivi et vérification post-refacturation

– Contrôlez le retour de télétransmission :
Après la refacturation, suivez les retours de facturation (NOEMIE, etc.) et vérifiez sur vos relevés bancaires que le paiement a bien été effectué.

5. Communication avec le patient

– Informez le patient de la situation :
Expliquez de manière claire et pédagogique la raison du rejet, en insistant sur l’importance de maintenir à jour ses droits administratifs.

– Proposez une assistance pour la mise à jour :
Encouragez le patient à renouveler son attestation de droits ou à mettre à jour sa carte Vitale, si nécessaire. Vous pouvez, par exemple, lui recommander de se rendre dans une pharmacie équipée d’une borne de mise à jour ou de contacter directement la CPAM.

En suivant ces étapes, le professionnel de santé pourra non seulement résoudre le rejet en cours, mais aussi instaurer un processus de vérification régulier qui minimisera les risques de rejets similaires à l’avenir. Cela contribuera à sécuriser les flux financiers et à réduire la charge administrative, tout en préservant une relation de confiance avec le patient.

Prévention des rejets similaires

Pour éviter que le rejet « exonération du ticket modérateur absente au référentiel » ne se reproduise, il est essentiel d’adopter dès le départ une gestion administrative des dossiers patients rigoureuse. Voici quelques stratégies et bonnes pratiques à mettre en place :

Collecte et vérification initiale des documents

– Rassembler les documents essentiels dès le premier rendez-vous :
Demandez systématiquement la carte Vitale, l’attestation de droits CSS (ou tout autre document prouvant l’éligibilité aux exonérations) et, le cas échéant, la carte de mutuelle privée. Ces documents constituent la base d’une facturation fiable.

– Enregistrement minutieux des informations :
Veillez à ce que toutes les données administratives (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, coordonnées) soient correctement enregistrées dans le dossier du patient et mises à jour dans votre logiciel de télétransmission.

Vérification systématique avant chaque facturation

-Utilisation d’outils de vérification :
Avant d’émettre une facture, consultez régulièrement des outils tels qu’Amelipro ou ADRi pour confirmer que les droits du patient sont bien ouverts et que les exonérations demandées correspondent aux informations officielles du référentiel CPAM.

– Contrôle des mises à jour de la carte Vitale :
Encouragez vos patients à mettre à jour leur carte Vitale régulièrement. Une carte à jour garantit que les informations de facturation reflètent correctement la situation administrative du patient.

Communication avec les patients

– Informer les patients sur l’importance de la mise à jour :
Expliquez à vos patients que la validité de leur carte Vitale et de leur attestation de droits est essentielle pour une facturation correcte. Encouragez-les à se rendre dans les points de mise à jour disponibles (pharmacies, CPAM) et à renouveler leurs documents dès que nécessaire.

En adoptant ces mesures préventives, vous réduisez considérablement le risque de voir vos factures rejetées pour exonération absente. Cette démarche permet d’améliorer la qualité de la facturation, de sécuriser vos revenus et de libérer du temps pour vous consacrer pleinement aux soins, tout en renforçant la relation de confiance avec vos patients.

Externalisation de la gestion des rejets : une solution efficace

Face à la complexité et à la charge administrative que représente la gestion des rejets – notamment pour des motifs tels que « exonération du ticket modérateur absente au référentiel » – externaliser ces tâches peut s’avérer être une solution stratégique pour les professionnels de santé.

Avantages de l’externalisation

– Gain de temps considérable :
La correction et la refacturation des rejets demandent une attention constante et des démarches multiples (vérification des droits, mise à jour des dossiers, relances auprès de la CPAM et des mutuelles). En confiant ces tâches à un prestataire spécialisé, vous libérez du temps pour vous concentrer sur vos activités principales et l’accompagnement de vos patients.

– Expertise pointue :
Les prestataires spécialisés disposent d’une connaissance approfondie des procédures de télétransmission et des mises à jour du référentiel CPAM. Leur expérience leur permet d’identifier rapidement les erreurs et de mettre en place des solutions efficaces, réduisant ainsi le risque de rejets répétitifs.

– Amélioration de la trésorerie :
En assurant un suivi rigoureux et en optimisant le traitement des rejets, l’externalisation favorise un recouvrement plus rapide des sommes dues. Cela contribue à sécuriser vos flux de trésorerie et à minimiser les pertes financières liées aux rejets non traités.

– Réduction de la charge mentale :
La gestion des rejets administratifs est souvent source de stress et d’épuisement. En déléguant cette responsabilité, vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié qui suit vos dossiers et vous permet de vous libérer des contraintes administratives lourdes.

Focus sur les services proposés par RECOUV-LIB

RECOUV-LIB se positionne comme un partenaire de confiance pour les professionnels de santé en offrant une gamme complète de services destinés à gérer les rejets de facturation :

– Analyse et correction des rejets :
L’équipe de RECOUV-LIB examine minutieusement chaque rejet pour identifier précisément la cause – qu’il s’agisse d’informations obsolètes ou d’un forçage d’exonération – et procède aux corrections nécessaires dans le dossier du patient.

– Refacturation et suivi personnalisé :
Une fois les erreurs rectifiées, RECOUV-LIB se charge de refacturer les actes concernés en ajustant le paramétrage dans le logiciel de télétransmission. Le suivi post-refacturation est assuré afin de garantir que le paiement soit effectivement réalisé.

– Relance auprès des organismes payeurs :
Le prestataire intervient directement auprès de la CPAM et des mutuelles pour clarifier les situations, fournir les justificatifs requis et obtenir le règlement des factures rejetées.

– Modèle de facturation au résultat :
La prestation est souvent proposée sans engagement initial, et RECOUV-LIB ne facture ses services qu’en cas de succès, ce qui limite les risques financiers pour le professionnel.

En résumé, externaliser la gestion des rejets permet non seulement d’optimiser vos processus administratifs, mais aussi de sécuriser vos revenus et de vous libérer des tâches chronophages. Adopter cette solution, c’est investir dans la pérennité de votre activité tout en vous recentrant sur l’essentiel : la qualité des soins prodigués à vos patients.

Le rejet « exonération du ticket modérateur absente au référentiel » met en lumière l’importance d’une gestion rigoureuse et actualisée des droits administratifs des patients. Une vérification régulière des données via les outils dédiés, une mise à jour précise des informations et l’application rigoureuse des exonérations sont essentielles pour sécuriser vos revenus. En cas d’erreur, adopter des procédures de correction rapides et envisager l’externalisation de la gestion des rejets avec un partenaire expert comme RECOUV-LIB permet non seulement d’optimiser votre trésorerie, mais aussi de vous libérer du poids administratif afin de vous concentrer pleinement sur l’essentiel : la qualité des soins.

Les rejets de la sécurité sociale, bien que fréquents, sont rarement explicites pour les professionnels non initiés. Des codes comme « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT » ou d’autres libellés compliquent encore davantage leur résolution.

Pour les professionnels, chaque rejet non traité représente un soin non rémunéré et une perte de revenus. Comprendre ces rejets et savoir y répondre est donc indispensable pour maintenir une trésorerie saine et se recentrer sur les soins.

Cet article vise à décoder ce motif de rejet et à fournir des solutions concrètes et préventives pour les auxiliaires médicaux.

Que signifie le rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT » ?

Le libellé « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT » est une erreur couramment rencontrée lors de la facturation en tiers payant. Ce code de rejet est attribué lorsque le contrat de Complémentaire Santé Solidaire (CSS), anciennement connu sous les noms CMU-C (Couverture Maladie Universelle Complémentaire) ou ACS (Aide au paiement d’une Complémentaire Santé), ne correspond pas aux informations enregistrées dans le référentiel de la CPAM.

Concrètement, cela signifie que la facture télétransmise est rejetée en totalité (part obligatoire et complémentaire) car :

– Le contrat mentionné est incompatible avec les données officielles ;
– Le patient n’a pas de droits ouverts au moment de la facturation, bien qu’il ait pu indiquer le contraire.

Les causes principales du rejet

Droits CSS fermés

L’une des raisons les plus fréquentes de ce rejet est que les droits à la CSS du patient ne sont pas encore ouverts.

Lorsque le patient dépose une demande de CSS auprès de la CPAM, un délai d’étude est nécessaire avant l’ouverture des droits. Si une facture est émise pendant ce délai, elle sera rejetée.
Le patient peut également croire à tort que ses droits sont encore valides ou ne pas avoir renouvelé sa demande dans les délais impartis.

Contrat erroné ou incompatible

Ce rejet peut également survenir si les informations transmises dans la télétransmission (contrat CSS ou AMC lié) ne correspondent pas aux données enregistrées dans le référentiel de la CPAM :

– Mauvaise mise à jour de la carte Vitale du patient.
– Erreur dans le paramétrage de la CSS.
– Changement récent de mutuelle non communiqué​

Ces causes mettent en évidence l’importance de vérifier systématiquement les droits des patients avant d’émettre une facturation. En outre, ce type de rejet souligne le caractère dynamique et parfois complexe des informations administratives liées au tiers payant.

Les étapes pour résoudre le rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT »

Lorsque vous êtes confronté au rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT », il est crucial d’agir rapidement et méthodiquement pour débloquer la situation et éviter de facturer une nouvelle fois avec une erreur dans le dossier. Voici les étapes clés à suivre :

1. Vérification des droits du patient

Avant toute correction ou refacturation, commencez par valider les informations administratives du patient afin de comprendre pourquoi la facture a été rejetée.

– Consultez ADRi (Acquisition des Droits Intégrés) : Cet outil permet d’accéder en temps réel aux droits actualisés du patient en tiers payant. Vous pouvez y vérifier la validité de son contrat CSS ou complémentaire santé.

– Utilisez Amelipro : Connectez-vous à l’espace professionnel Ameli pour vérifier les droits et statuts de votre patient, notamment l’ouverture de la CSS.

– Demandez une attestation de droits à jour : Si le patient n’a pas mis à jour sa carte Vitale ou si ses droits sont en cours de renouvellement, demandez-lui une attestation récente pour confirmer son éligibilité au tiers payant​

En l’absence de droits ouverts, il faudra réclamer la part complémentaire directement au patient. Si les droits sont bien ouverts mais mal enregistrés, passez à l’étape suivante.

2. Refacturation d’un rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT »

Une fois les informations vérifiées et corrigées, il est nécessaire de refacturer les actes rejetés.

– Corrigez les données administratives : Mettez à jour le contrat CSS ou complémentaire dans votre logiciel de télétransmission. Cela peut inclure des ajustements dans les champs concernant la complémentaire santé, l’exonération du ticket modérateur ou la période de validité des droits​.

– Recyclez les factures rejetées :

• Refacturez la part obligatoire via une nouvelle feuille de soins électronique (FSE) après correction.
• Pour la part complémentaire, contactez la mutuelle privée si le patient avait un contrat d’ordre « privé ».
• Si nécessaire, soumettez une nouvelle feuille de soins papier avec justificatifs.

– Suivez le règlement : Quelques jours après la refacturation, assurez-vous que la facture a bien été réglée en pointant les retours NOEMIE et vos relevés bancaires

3. Communication avec le patient

Dans certains cas, il est indispensable d’impliquer le patient pour régulariser la situation.

– Expliquez le rejet de la facture : Informez le patient que ses droits à la CSS ne sont pas ouverts ou que des informations administratives erronées ont conduit au rejet. Adoptez un ton compréhensif pour préserver la relation soignant-soigné.

– Reclamez la part complémentaire si nécessaire : Si la CSS est refusée, invitez le patient à régler directement la part complémentaire. Proposez des solutions adaptées comme des paiements en plusieurs fois, si besoin​.

– Encouragez la mise à jour des documents : Insistez sur l’importance de la mise à jour régulière de la carte Vitale et des informations administratives auprès de la CPAM et de la mutuelle.

En suivant ces étapes, vous devriez pouvoir résoudre ce rejet rapidement. Pour aller plus loin, une externalisation de ces tâches peut être envisagée pour limiter la charge administrative.

Prévenir les rejets « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT »

Les bonnes pratiques à adopter dès le premier rendez-vous

L’anticipation est la clé pour éviter les rejets tels que « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT ». Dès la première rencontre avec le patient, il est essentiel de collecter et de vérifier des informations précises et actualisées :

– Recueillez les documents nécessaires :

• Carte Vitale : Vérifiez qu’elle est à jour. Si ce n’est pas le cas, demandez au patient de l’actualiser dans une borne de mise à jour disponible en pharmacie ou dans une CPAM.
• Attestation de droits CSS : Une copie récente est indispensable pour confirmer l’ouverture des droits à la Complémentaire Santé Solidaire. (le patient peut la télécharger depuis son espace personnel Ameli)
• Carte de mutuelle privée (le cas échéant) : Si le patient bénéficiait d’une mutuelle avant la CSS, conservez une copie en cas de problème de prise en charge.

– Enregistrez les informations administratives :
Renseignez les coordonnées complètes du patient (adresse postale, numéro de téléphone, email) pour faciliter les relances en cas de rejet ou d’impayé. Ces données sont aussi cruciales pour effectuer les démarches de correction ou de refacturation.

– Vérifiez les droits via ADRi ou Amelipro :
Utilisez votre logiciel de télétransmission ou l’espace Amelipro pour consulter en temps réel les droits à la CSS. Une vérification immédiate peut éviter de facturer avec des informations erronées​.

– Encouragez vos patients à maintenir leurs droits CSS à jour :

• Informez-les que la CSS doit être renouvelée chaque année, avec un délai administratif à prévoir.
• Insistez sur l’importance de demander une attestation de droits dès qu’ils déposent une demande ou reçoivent une réponse de la CPAM.

Externaliser la gestion des rejets : une solution efficace

1. Les avantages de l’externalisation

Pour les auxiliaires médicaux, traiter les rejets administratifs, comme le motif « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT », peut être un véritable casse-tête. En externalisant cette gestion à un prestataire spécialisé, vous bénéficiez de plusieurs avantages significatifs :

– Gain de temps précieux : La gestion des rejets nécessite une analyse des retours NOEMIE, des contacts répétés avec les organismes payeurs (CPAM, mutuelles), et des corrections administratives chronophages. Externaliser ces tâches vous permet de consacrer ce temps à vos patients, au développement de votre activité, ou à votre équilibre personnel​

– Expertise et précision : Les prestataires spécialisés disposent d’une connaissance approfondie des processus complexes de la CPAM et des mutuelles. Ils savent identifier rapidement les motifs de rejet, proposer des solutions adaptées, et appliquer les bonnes pratiques pour éviter que ces erreurs ne se reproduisent​

– Amélioration de la trésorerie : Les rejets non traités impactent directement vos revenus. En confiant cette tâche à un expert, vous augmentez vos chances de recouvrer les sommes dues rapidement, tout en minimisant les pertes financières liées à des délais ou à des erreurs non corrigées​.

– Réduction de la charge mentale : Le stress lié à l’administration et aux impayés peut peser lourd sur les professionnels de santé. Externaliser vous libère de cette charge, en vous assurant que les démarches sont gérées efficacement et dans les délais impartis.

2. Les services proposés par RECOUV-LIB

RECOUV-LIB, spécialiste de la gestion du tiers payant et du recouvrement des factures rejetées, offre une solution adaptée aux besoins des professionnels de santé libéraux. Voici un aperçu des services proposés :

– Traitement des rejets administratifs : RECOUV-LIB prend en charge l’identification, la correction et la refacturation des factures rejetées, y compris pour des motifs complexes comme « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT ».

– Relance auprès des organismes payeurs : L’équipe contacte directement les caisses primaires d’assurance maladie et les mutuelles pour résoudre les litiges et obtenir le paiement des sommes dues.

– Recouvrement amiable : Si un patient est responsable d’un impayé, RECOUV-LIB engage un processus de recouvrement amiable, préservant votre relation professionnelle tout en récupérant vos honoraires​

– Gestion simplifiée et personnalisée : Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique qui suit vos dossiers, vous tient informé des évolutions, et vous garantit un suivi rigoureux.

– Sans engagement et au résultat : RECOUV-LIB ne facture ses prestations qu’en cas de succès. Vous ne prenez donc aucun risque financier et profitez d’une garantie de performance.

Externaliser la gestion des rejets n’est pas seulement une solution pratique ; c’est aussi un investissement stratégique pour sécuriser vos revenus et vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier : soigner. Avec des prestataires comme RECOUV-LIB, vous pouvez allier tranquillité d’esprit et efficacité opérationnelle.

Prenez le temps d’évaluer vos besoins et envisagez cette solution pour alléger votre charge de travail et optimiser la gestion de votre activité.