Le recouvrement de créances n’est pas une activité à prendre à la légère. Pour les professionnels de santé confrontés à des impayés, il est essentiel de s’entourer de partenaires sérieux et conformes aux réglementations. En effet, le recouvrement de créances est une activité réglementée par le Code des procédures civiles d’exécution, et plus précisément par les articles R124-1 à R124-7. Ces règles garantissent la transparence et la légalité des pratiques de recouvrement pour protéger à la fois le créancier et le débiteur.

Cet article vous propose de passer en revue les principales dispositions légales applicables au recouvrement de créances afin de vous aider à comprendre pourquoi il est essentiel de choisir un prestataire qui respecte scrupuleusement ces exigences.

Quelles sont les obligations pour un prestataire de recouvrement ?

Les articles R124-1 à R124-7 du Code des procédures civiles d’exécution fixent des obligations précises aux professionnels du recouvrement. Voici les principales :

✅ Article R124-1 : Qui est concerné ?

Les règles de recouvrement s’appliquent à toute personne, qu’elle exerce de manière habituelle ou occasionnelle, et qui procède au recouvrement pour le compte d’autrui. Cela signifie que même une personne ou une entité qui intervient de manière ponctuelle doit respecter la réglementation en vigueur.

✅ Article R124-2 : Assurance et compte bancaire dédié

Les professionnels du recouvrement doivent justifier de :

• Une assurance professionnelle pour couvrir les risques inhérents à leur activité.
• Un compte bancaire dédié exclusivement affecté à la réception des fonds encaissés au nom des créanciers.

Ces éléments doivent être fournis au procureur de la République du tribunal judiciaire, ce qui garantit une sécurité supplémentaire pour les créanciers.

✅ Article R124-3 : Convention écrite avec le créancier

Avant d’engager des actions de recouvrement, le prestataire doit avoir conclu une convention écrite avec le créancier. Ce contrat définit les termes de la mission, les droits et devoirs du prestataire ainsi que les modalités de recouvrement. C’est un gage de transparence pour le créancier.

✅ Article R124-4 : Mentions obligatoires sur les lettres de recouvrement

Les lettres de mise en recouvrement et autres démarches de relance doivent contenir des mentions obligatoires afin de garantir que le débiteur est pleinement informé de la nature de la demande. Ces mentions incluent notamment les détails de la dette et les coordonnées du créancier.

✅ Article R124-5 : Obligation d’information sur les paiements

Le prestataire de recouvrement a l’obligation d’informer immédiatement le créancier de tout acompte ou paiement reçu de la part du débiteur. Cela permet au créancier de rester au courant de l’avancée du recouvrement.

✅ Article R124-6 : Remise de quittance et reversement des fonds

Pour tout paiement effectué par le débiteur, une quittance doit être remise afin de prouver le versement. Par ailleurs, les fonds recouvrés doivent être reversés au créancier dans un délai d’un mois à compter de leur encaissement effectif. Cette disposition garantit que le créancier récupère son argent dans des délais raisonnables.

✅ Article R124-7 : Sanctions en cas de non-conformité

Enfin, l’article R124-7 précise les sanctions applicables à toute personne ou entité qui exercerait l’activité de recouvrement sans respecter ces obligations. Cela assure aux créanciers une protection légale et dissuade les pratiques abusives.

Pourquoi est-il essentiel de choisir un prestataire conforme à la loi ?

Confier le recouvrement de ses créances à un prestataire non conforme peut entraîner des risques importants pour les professionnels de santé :

• Risque de mauvaise gestion des paiements : Sans compte dédié et assurance professionnelle, les fonds pourraient ne pas être sécurisés, jamais reversées, etc.
• Mauvaise image et préjudices pour le créancier : Des relances inappropriées ou des méthodes non conformes peuvent ternir l’image du créancier.
• Perte financière : En cas de non-respect des délais de reversement, le créancier risque de subir des pertes.

Chez RECOUV-LIB, nous nous engageons à respecter rigoureusement ces dispositions légales pour vous offrir un service transparent, efficace et sécurisant. En faisant appel à un prestataire de recouvrement respectueux des obligations légales, vous protégez non seulement vos finances, mais également votre image auprès de vos patients.

Confiez vos créances à des experts respectueux des réglementations

Le recouvrement de créances est une activité réglementée pour garantir la protection des droits de toutes les parties impliquées. En tant que professionnel de santé, choisir un prestataire qui respecte ces obligations légales, comme RECOUV-LIB, est essentiel pour assurer une récupération rapide et sécurisée de vos impayés.

RECOUV-LIB vous accompagne dans la gestion de vos créances impayées avec sérieux et conformité. Ne confiez pas votre argent à n’importe qui : faites le choix de la transparence et de la sécurité.

Dans le cadre de l’exercice des professions de santé libérales, les infirmières, les kinésithérapeutes, comme d’autres professionnels de santé, peuvent rencontrer des problèmes administratifs avec les caisses d’assurance maladie. Parmi ces problèmes, on retrouve fréquemment les rejets de télétransmission de factures et les indus notifiés par la caisse d’assurance maladie. Bien que ces deux situations impliquent des difficultés de paiement, elles diffèrent considérablement dans leur nature et leur gestion. Cet article vise à éclaircir la différence entre indu et rejet.

Le rejet de télétransmission de factures

La télétransmission est le processus par lequel les factures des professionnels de santé sont envoyées électroniquement à la caisse d’assurance maladie pour remboursement. Un rejet de télétransmission signifie que cette transmission n’a pas été acceptée par la caisse d’assurance maladie. Vous êtes notifié du rejet par un retour noemie négatif incluant le motif de ce rejet.

1. Causes régulières de rejets :

– Erreurs administratives : Informations incorrectes ou incomplètes concernant le patient, le professionnel de santé, ou la prestation réalisée.
– Non-respect des règles de facturation : Utilisation de codes de facturation erronés ou non conformes aux règles en vigueur.
– Problèmes techniques : Dysfonctionnements du logiciel de télétransmission ou incompatibilités techniques.

2. Conséquences :

– Retard de paiement : La facture doit être corrigée et retransmise, ce qui entraîne des délais supplémentaires pour obtenir le paiement.
– Charge administrative supplémentaire : Le professionnel de santé doit identifier la cause du rejet, corriger les erreurs et retransmettre la facture.

3. Gestion des rejets : 

– Vérification préalable des informations : S’assurer que toutes les données sont correctes avant la transmission. Vérification des droits des assurés, des exonérations, des cotations, etc.
– Mise à jour des logiciels : Utiliser des logiciels de télétransmission à jour et conformes aux exigences de la caisse d’assurance maladie.
– Formation continue : Suivre des formations pour rester informé des règles de facturation et des changements réglementaires.

L’indu notifié par la caisse d’Assurance Maladie

Un indu est une somme que la caisse d’assurance maladie réclame à un professionnel de santé après avoir constaté un paiement indûment versé. Cela peut survenir suite à un contrôle de la caisse d’assurance maladie qui détecte des irrégularités dans les facturations passées.

1. Causes communes d’indu :

– Non-conformité des actes facturés : Prestation facturée non conforme aux conditions de prise en charge par l’assurance maladie. Erreur dans la/les cotations appliquées, erreurs dans le cumuls des cotations, etc.
– Absence de justificatifs : Manque de pièces justificatives obligatoires. En général, non réception des pièces justificatives via SCOR.
– Surfacturation : Facturation de prestations plus coûteuses que celles réellement effectuées.

2. Conséquences :

– Remboursement des sommes indûment perçues : Le professionnel de santé doit rembourser les montants réclamés par la caisse d’assurance maladie.
– Sanctions financières : En cas de fraude avérée, des pénalités et des sanctions peuvent être imposées.

3. Recours :

– Contestation : Vous pouvez effectuer un recours auprès de la commission de recours amiable de l’Assurance Maladie dans les délais impartis après notification de l’indu.
– Justice : Si vous n’obtenez pas l’annulation par un recours amiable et que vous considérez que le fondement des indus notifiés n’est pas justifié, vous pouvez vous faire accompagner par des avocats spécialisés et lancer une procédure auprès du tribunal qui statuera sur votre dossier.

4. Gestion :

– Préparation rigoureuse des dossiers : Maintenir des dossiers administratifs et de soins complets et à jour, incluant tous les justificatifs nécessaires.
– Consultation juridique : En cas de notification d’indu, consulter un expert en droit de la santé pour évaluer les options de contestation ou de règlement.

5. Prévention des indus :

– Respect des règles : Veillez à toujours être en accord avec les règles en vigueur de facturation, votre nomenclature générales des actes, etc. Sachez que vous pouvez demander un conseil à la sécurité sociale en cas de doute sur des cotations complexes, des cumuls, etc via le formulaire de contact de votre espace Amelipro.
– Formation continue : Le dispositif de développement professionnel continu (DPC) vous permet de maintenir et actualiser vos connaissances et compétences. Il constitue une obligation pour tout professionnel de santé qui doit pouvoir justifier, sur une période de trois ans, de son engagement dans une démarche de DPC. L’Agence nationale du DPC prend en charge les frais pédagogiques facturés par les organismes et vous indemnise.

En somme, bien que les rejets de télétransmission de factures et les indus notifiés par la caisse d’assurance maladie soient tous deux des problèmes liés au remboursement des prestations de santé, ils diffèrent par leurs causes, leurs conséquences et leurs modes de gestion.

Les rejets de télétransmission sont généralement dus à des erreurs administratives ou techniques, tandis que les indus résultent souvent de contrôles approfondis des facturations par la caisse d’assurance maladie. Une gestion régulière et rigoureuse des dossiers de facturation permet de minimiser les risques associés à ces deux types de problèmes, assurant ainsi une pratique professionnelle plus sereine et conforme.

Pour toute la gestion et le recouvrement des rejets, RECOUV-LIB peut vous accompagner dans le traitement afin d’obtenir le paiement de vos factures et par un suivi régulier en diminuer la survenue.

En tant que kinésithérapeute engagé, vous investissez chaque année en formation et en matériel pour servir au mieux vos patients. Cependant, la frustration liée aux impayés et au manque de reconnaissance de votre expertise peut freiner votre engagement.

Découvrez dans cet article, la solution KinéOweb vous permettant de valoriser votre expertise et l’interview complète réalisée par KinéOweb de Vincent JOBERT, fondateur de RECOUV-LIB.

KinéOweb, une agence de communication digitale dédiée aux kinésithérapeutes

Depuis 2016, KinéOweb accompagne les professionnels de santé à valoriser leur expertise et à s’épanouir professionnellement grâce à des formations e-learning, des coachings personnalisés, et des services de création de sites web.

Pour en savoir plus, KinéOweb c’est des:

• Formations e-learning : Ces formations permettent aux kinésithérapeutes de se former à leur rythme sur des aspects essentiels de leur pratique, comme la gestion administrative et la communication.
• Coachings personnalisés : Des séances de coaching individualisées qui aident à identifier les points forts et les axes d’amélioration, en fournissant des stratégies concrètes pour atteindre les objectifs professionnels.
• Services de création de sites web : Un site web bien conçu et bien référencé permet de valoriser les compétences uniques du kinésithérapeute, d’attirer une patientèle ciblée et de répondre à une réelle demande des patients.

KinéOweb s’assure que chaque kinésithérapeute peut valoriser ses actes tout en restant parfaitement conforme aux règles de l’Ordre. Cela permet non seulement de répondre aux attentes des patients mais aussi d’optimiser la reconnaissance financière de la pratique.

N’attendez plus pour rejoindre dès aujourd’hui Muriel, Lionel, Clémence, Matteo, Marion, Antoine et toute la communauté des kinésithérapeutes qui ont choisi KinéOweb pour donner une nouvelle dimension à leur pratique.

Profitez de la masterclass gratuite :

« Revaloriser son activité sans attendre le prochain avenant » pour découvrir comment KinéOweb peut vous aider à atteindre vos objectifs.

Lien vers la masterclass, cliquez ici : Masterclass gratuite

Les impayés et leur gestion, retrouvez les points clés dans ce résumé d’interview.

La gestion des impayés et le recouvrement de créances sont des défis majeurs pour de nombreux kinésithérapeutes.

Dans la vidéo ci-dessous, Vincent JOBERT, fondateur de RECOUV-LIB, explique l’importance de prévenir les impayés et de comprendre leur coût réel.

Le coût réel des factures impayées pour un kinésithérapeute

Prévenir les impayés, la solution la plus pérenne

La prévention reste la meilleure approche pour gérer les impayés. Voici quelques recommandations essentielles :

Conserver et mettre à jour les informations de la mutuelle

Maintenez une copie à jour des informations de la mutuelle de chaque patient et assurez-vous de les mettre à jour régulièrement. Cela facilite le processus de facturation et réduit les risques d’erreurs.

Vérifier les droits des patients

Vérifiez régulièrement les droits des patients auprès de leur mutuelle. Cela permet d’éviter les erreurs lors de la facturation et d’assurer que les soins sont correctement couverts.

Optimiser votre logiciel de télétransmission

Formez-vous à l’utilisation efficace de votre logiciel de gestion. Une maîtrise complète de cet outil permet d’optimiser les processus administratifs et de réduire les risques d’erreurs et de retards.

Informer les patients sur le reste à charge

Communiquez clairement avec les patients dès le début du traitement sur leur participation financière. Cela permet d’éviter les incompréhensions et les désaccords, réduisant ainsi les risques d’impayés.

Recourir à des services de recouvrement de créances spécialisés

Recourir à des services spécialisés dans la gestion des impayés, tels que RECOUV-LIB, est une solution à la fois efficace et stratégique pour tous les professionnels de santé.

RECOUV-LIB propose un service complet de recouvrement des impayés. Leur équipe d’experts assure des relances régulières et efficaces auprès des patients en défaut de paiement, en respectant scrupuleusement les normes légales et les délais.

Externaliser cette tâche permet de récupérer rapidement les sommes dues tout en libérant du temps et des ressources pour les kinésithérapeutes ou tout autre professionnel de santé. Ainsi, ces derniers peuvent se concentrer pleinement sur leur pratique clinique, améliorer la qualité des soins et réduire leur charge administrative.

En confiant la gestion des impayés, les kinésithérapeutes bénéficient d’une solution fiable qui optimise leur efficacité et leur permet de se consacrer entièrement à leurs patients.

3 étapes clés d’un recouvrement efficace

Les étapes clés du recouvrement reposent sur une approche proactive et méthodique :

-> Réagir rapidement. Effectuez des relances fréquentes et régulières auprès des patients en défaut de paiement. Une réaction rapide est essentielle pour maximiser les chances de recouvrement.

-> Envoyez des courriers et des mises en demeure pour rappeler les obligations financières des patients. Ces documents officiels soulignent la nécessité de régulariser les paiements en attente.

-> Externalisez le processus de recouvrement à des professionnels spécialisés comme RECOUV-LIB. Cette externalisation garantit une gestion rigoureuse et conforme aux normes légales, tout en libérant du temps pour vous concentrer sur votre pratique.

Les impayés : difficultés et solutions

Les kinésithérapeutes sont souvent confrontés à des difficultés lorsqu’il s’agit de gérer les impayés, comme le manque de temps, de connaissances, de motivation et d’autorité pour exiger les règlements. Externaliser la gestion des impayés à des services spécialisés offre une solution efficace.

Une expertise précieuse

Ces services disposent de l’expertise nécessaire pour maximiser les chances de recouvrement des sommes dues tout en maintenant une relation seine avec les patients.

Une solution simple et efficace

Externaliser représente une solution pratique et efficace pour surmonter les défis associés à cette tâche administrative. En confiant cette responsabilité à des professionnels, les kinésithérapeutes peuvent se concentrer sur leur pratique clinique, améliorer la satisfaction des patients et assurer une gestion financière plus stable et sereine.

Les impayés ne sont pas une fatalité

La gestion des impayés fait partie intégrante de la gestion du cabinet de kinésithérapie. Heureusement, il existe des solutions viables pour anticiper et gérer efficacement ce problème. En externalisant cette tâche à des services spécialisés tels que RECOUV-LIB, les kinésithérapeutes peuvent réduire le fardeau administratif et améliorer la santé financière de leur cabinet.

Pour rester informé sur les meilleures pratiques de gestion et de recouvrement, suivez nous sur les réseaux sociaux.

Et si vous êtes victime de cette problématique de factures impayées/rejetées, n’attendez plus pour nous contacter.

Dans le système de santé français, la majorité des soins prodigués par les professionnels de santé libéraux sont couverts en partie par l’Assurance Maladie et, le cas échéant, par une assurance complémentaire. Cependant, plusieurs dispositifs permettent aux patients de bénéficier d’une exonération des frais de santé sous certaines conditions. Ces mesures visent à garantir l’accès aux soins pour tous, en particulier pour les personnes aux revenus modestes ou souffrant de maladies graves et chroniques. 

Cet article vise à éclaircir ces situations, en offrant un aperçu des conditions et des modalités d’exonération, afin d’aider les professionnels reconnaître les situations dispensant le patient de régler. 

1. Complémentaire Santé Solidaire (CSS) anciennement Couverture Maladie Universelle Complémentaire (CMU-C)

La Complémentaire Santé Solidaire est une aide destinée à couvrir tout ou partie des dépenses de santé qui ne sont pas remboursées par l’assurance maladie obligatoire.

Cette éxonération des frais de santé s’adresse aux personnes résidant en France de manière régulière et stable, dont les revenus sont inférieurs à un certain plafond. La CSS permet de bénéficier d’une prise en charge forfaitaire des frais de santé, y compris les consultations médicales, les médicaments, les soins dentaires et optiques.

En pratique, pour le professionnel de santé, pour la facturation de vos actes et  honoraires : Dans le champ « exonération du ticket modérateur » de la zone paiement, cochez les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire » et « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire ». Si votre patient est bénéficiaire de la Complémentaire santé solidaire, apposez la mention « C2S » à côté de votre signature, en bas de la feuille de soins.

2. Aide Médicale d’État (AME)

L’Aide Médicale d’État s’adresse aux personnes en situation irrégulière sur le territoire français, qui ne peuvent donc pas bénéficier de la couverture maladie classique.

L’AME permet un accès gratuit aux soins pour les personnes remplissant certaines conditions de résidence et de ressources. Ce dispositif couvre une large gamme de prestations, y compris les soins hospitaliers, les consultations médicales, les traitements médicamenteux, et les soins d’urgence.

En pratique, pour le professionnel de santé, pour la facturation de vos actes et honoraires : Dans le champ « exonération du ticket modérateur » de la zone paiement, cochez uniquement la case  « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire ». Si votre patient est bénéficiaire de l’AME, apposez la mention « AME » à côté de votre signature, en bas de la feuille de soins. En télétransmission, le code AME est 75500017.

3. Exonération pour une Affection de Longue Durée (ALD)

Les Affections de Longue Durée désignent des maladies graves et/ou chroniques qui nécessitent un traitement prolongé et coûteux.

La prise en charge à 100 % par l’Assurance Maladie des soins liés à l’ALD permet aux patients de ne pas avancer les frais médicaux relatifs à leur affection.

Les maladies concernées par le dispositif ALD sont définies par la liste des ALD 30, qui comprend des pathologies comme le diabète, certaines formes de cancer, ou encore la sclérose en plaques.

En pratique, pour le professionnel de santé, si vous utilisez un logiciel de facturation proposant le service ADRi ou à jour de l’avenant TPG : la facturation est fiabilisée puisqu’elle intègre les droits figurant dans les bases de l’Assurance Maladie.

En mode sécurisé, la lecture de la carte vitale demande automatiquement : Acte conforme au protocole ALD ? ou Soins en rapport avec ALD ? Répondre :“Oui”. En mode non sécurisé, il faut sélectionner ALD ou code exonération 4.

4. Exonération en situation d’Accidents du Travail (AT) et de Maladies Professionnelles (MP)

Les victimes d’accidents du travail ou de maladies professionnelles sont totalement exonérées de paiement pour les soins et les traitements en relation avec l’accident ou la maladie professionnelle.

La prise en charge est de 100%, sans avance de frais de la part du patient.

En pratique, pour les professionnels de santé, dans cette situation, il faut cocher les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire » et « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire ». Il faut également cocher la case AT/MP si les actes que vous dispensez sont en rapport avec cet accident ou cette maladie. Préciser le numéro de sinistre ou la date de l’accident de travail ou de la maladie professionnelle (éléments indiqués sur la « feuille d’accident du travail ou de maladie professionnelle » présentée par le patient).

Une fois l’envoi de la feuille de soins papier auprès de la caisse d’assurance maladie de votre patient, celle-ci vous versera directement les honoraires correspondant aux soins délivrés.

5. Exonération lors de la maternité

À partir du 6ème mois de grossesse jusqu’à 12 jours après l’accouchement, les femmes enceintes bénéficient de la prise en charge à 100% des soins liés à la grossesse et à l’accouchement, ainsi que des examens obligatoires, sans avance de frais.

En pratique, pour les professionnels de santé, dans cette situation, il faut cocher les cases « l’assuré n’a pas payé la part obligatoire » et « l’assuré n’a pas payé la part complémentaire ».

Il faut également cocher la case « Maternité » et préciser la date de début de grossesse ou d’accouchement.

Autres dispositifs d’exonération

Outre ces principaux dispositifs, il existe d’autres situations où les patients peuvent être exonérés de frais de santé, notamment en cas de soins liés à un acte de terrorisme, dans le cadre de soins reçus dans le cadre de dépistage, d’une interruption volontaire de grossesse ou d’une consultation en lien avec la contraception. Ces dispositifs garantissent l’accès aux soins nécessaires sans avance de frais.

6. Les soins liés à un acte de terrorisme

Toutes les victimes d’attentats commis en France, quelle que soit leur nationalité, ainsi que les victimes françaises d’attentats commis à l’étranger peuvent être concernées.

Assurance Maladie permet de bénéficier, sans avance de frais, de la prise en charge intégrale de tous les soins médicaux et/ou  consultations de suivi psychiatrique en lien avec l’attentat. Il faut à ce titre disposer d’une attestation spécifique.

La caisse de sécurité sociale remet au patient une attestation de prise en charge à présenter à chaque professionnel (médecin, pharmacien, laboratoire d’analyses médicales…) ou établissement de santé. Cette attestation est valable un an et peut être renouvelée.

7. Les actes de prévention proposés par l’Assurance Maladie

L’assurance maladie réalise diverses campagnes de prévention et de dépistages intégralement pris en charge et sans avance de frais comme par exemple : 

– Les dépistages organisés des cancers
– Les campagnes de vaccinations
– M’T dents, rendez-vous chez le dentiste à partir de 3 ans

8. L’Interruption Volontaire de Grossesse (IVG)

L’IVG est prise en charge à 100 % par l’Assurance Maladie depuis 2016. Cette prise en charge est assortie d’une dispense totale d’avance de frais pour :

– Toutes les femmes assurées sociales
– Les mineures qui sont ayant-droit d’un assuré social ou d’une assurée sociale
– Les femmes bénéficiaires de l’AME
– Les femmes résidant en France en situation irrégulière (non bénéficiaires de l’AME) par une prise en charge des soins urgents à l’hôpital

9. Contraception pour les jeunes de moins de 26 ans.

Afin de faciliter l’accès à la contraception pour les jeunes de moins de 26 ans, l’Assurance Maladie a mis en place un accès à la contraception sans avance de frais pour les consultations, certains actes et dispositifs.

Pour en bénéficier il suffit d’avoir moins de 26 ans et être couvert par un organisme de sécurité sociale en présentant à son professionnel de santé une attestation ou carte vitale à jour.

L’exonération des frais de santé joue un rôle crucial dans le système de santé français, en assurant que les conditions financières ne constituent pas un obstacle à l’accès aux soins nécessaires.

Il est primordial pour les professionnels de santé de bien connaître ces dispositifs. En effet, les erreurs d’exonération peuvent entraîner des rejets de factures, posant ainsi un défi majeur pour les professionnels de santé libéraux.

Lorsqu’une facture est rejetée, cela signifie souvent que le professionnel de santé doit engager un processus fastidieux pour rectifier l’erreur, soumettre à nouveau la facture, et finalement, récupérer son dû.

Ces situations surviennent lorsqu’il y a une méconnaissance ou une mauvaise application des règles d’exonération, par exemple, une confusion autour de la couverture d’une affection de longue durée (ALD) ou une erreur dans le codage des actes médicaux.

L’impact de ces rejets n’est pas seulement financier; il engendre également une charge administrative supplémentaire, détournant le professionnel de santé de son activité principale : le soin aux patients.

C’est dans ce contexte qu’externalisater la gestion de son tiers payant par une société telle que RECOUV-LIB offre plusieurs avantages. Grâce à notre expertise, nous analysons les causes des rejets, corrigeons les erreurs, et engageons les démarches nécessaires auprès des caisses de sécurité sociale, des complémentaires santé, et, si nécessaire, des patients eux-mêmes. Nos services ne sont pas seulement un soutien financier, mais également un partenaire stratégique pour naviguer dans la complexité administrative du système de santé français.

Introduction à la télétransmission pour les professionnel de santé

La télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) est une évolution majeure dans la gestion administrative des professionnels de santé. Ce processus permet une communication plus rapide et sécurisée entre les professionnels de santé, les caisses d’assurance maladie et les mutuelles, facilitant ainsi les remboursements et réduisant les délais de traitement.

Qu’est-ce que la télétransmission ?

La télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) consiste à envoyer, par voie électronique, les informations relatives aux actes médicaux effectués par les professionnels de santé. Cela permet d’éliminer le papier et de réduire les erreurs administratives, optimisant ainsi le temps des professionnels de santé et accélérant les remboursements. C’est un processus qui s’appuie sur l’utilisation de logiciels spécialisés et qui nécessite une connexion internet sécurisée.

Pour approfondir, le site de l’Assurance Maladie offre des ressources et des guides sur la mise en place et l’utilisation de la télétransmission dans le cadre professionnel : information sur la télétransmission

La gestion unique en télétransmission

Principes et avantages de la gestion unique

La gestion unique signifie que toutes les feuilles de soins sont transmises à un seul endroit – généralement la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) – qui se charge ensuite de répartir les informations nécessaires aux différentes complémentaires santé. Cette méthode, qui centralise toutes les opérations, simplifie les procédures pour les professionnels de santé qui n’ont besoin d’interagir qu’avec un seul interlocuteur.

Fonctionnement et implémentation

Dans la gestion unique, le logiciel de télétransmission envoie les demandes de remboursement simultanément à l’AMO et aux mutuelles, en utilisant des protocoles de communication sécurisés. Le professionnel de santé peut suivre en temps réel l’état des remboursements et gérer les éventuels rejets ou demandes de compléments d’information.

Avantages de la gestion unique

• Simplification administrative : un seul interlocuteur pour toutes les transactions.
• Réduction des erreurs de transmission : les risques de doublons ou d’oublis sont minimisés.
• Gain de temps : traitement centralisé favorisant une réponse plus rapide.

Inconvénients de la gestion unique

• Moins de contrôle sur le suivi individuel des dossiers avec chaque complémentaire santé.
• Possibilité de délais de paiement plus longs pour certaines complémentaires.

Gestion séparée en télétransmission ou DRE

Définition et caractéristiques de la gestion séparée

Contrairement à la gestion unique, la gestion séparée implique l’utilisation de processus distincts pour la télétransmission aux caisses d’Assurance Maladie et aux mutuelles.

Autrement dit,  le professionnel de santé doit envoyer séparément les informations de facturation à chaque organisme de couverture santé (CPAM et chaque complémentaire santé). Cela peut impliquer l’usage de plusieurs logiciels ou modules au sein d’un même logiciel, chacun dédié à un type de remboursement.

Bien que cette méthode requiert plus de travail administratif, elle offre une meilleure visibilité sur le processus de remboursement de chaque entité et surtout un traitement et donc un remboursement des factures plus rapide.

Avantages et limites

La gestion séparée peut offrir plus de flexibilité pour certains professionnels qui préfèrent traiter séparément les remboursements de l’AMO et des mutuelles, souvent pour des raisons de clarté comptable ou de spécificités dans les contrats avec les mutuelles. Toutefois, cette approche peut être plus chronophage et complexe en termes de gestion administrative.

Avantages de la gestion séparée

• Suivi détaillé : meilleure visibilité sur les remboursements de chaque organisme.
• Contrôle accru : possibilité de relancer individuellement chaque entité en cas de retard.

Inconvénients de la gestion séparée

• Charge administrative plus lourde : nécessité de gérer plusieurs interlocuteurs, conventionnement à réaliser auprès de la complémentaire, etc.
• Risque d’erreurs accru : gestion de multiples transmissions peut entraîner des erreurs ou omissions, erreur de paramétrage des mutuelles, changement de concentrateur, etc.

Logiciels de télétransmission: facilitateurs de processus

Sélection et critères d’un logiciel de télétransmission

Le choix d’un logiciel de télétransmission adapté est crucial. Il doit être conforme aux normes de sécurité et d’interopérabilité établies par l’Assurance Maladie et être capable de gérer les flux de télétransmission selon le mode de gestion choisi par le professionnel de santé.

Formation et accompagnement

La mise en place d’un logiciel de télétransmission exige souvent une phase d’apprentissage pour les utilisateurs. Les éditeurs de logiciels proposent généralement des formations et un support technique pour accompagner les professionnels de santé dans la transition vers la télétransmission électronique.

Des limites à la télétransmission ?  

La télétransmission des feuilles de soins électroniques est une avancée technologique majeure pour les professionnels de santé, visant à simplifier et accélérer le processus de remboursement.

Cependant, malgré ses nombreux avantages, elle présente certaines limites, notamment en termes de gestion des rejets et des impayés. En effet, un des principaux écueils de la télétransmission est le taux de rejet des factures.

Les erreurs dans le codage des actes, les informations patient incomplètes ou incorrectes, et les problèmes de compatibilité avec les systèmes des caisses peuvent entraîner des rejets significatifs. Ces rejets nécessitent une révision manuelle, retardant les paiements et augmentant la charge de travail administrative des professionnels de santé.

Ainsi, l’externalisation de la gestion du tiers payant à une société comme RECOUV-LIB offre plusieurs avantages. Les entreprises spécialisées comme la nôtre disposent de l’expertise et des systèmes nécessaires pour optimiser la gestion des factures, réduire le taux de rejets, et accélérer le recouvrement des impayés, permettant ainsi aux professionnels de santé de se concentrer sur leur cœur de métier.