Les rejets de la sécurité sociale, bien que fréquents, sont rarement explicites pour les professionnels non initiés. Des codes comme « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT » ou d’autres libellés compliquent encore davantage leur résolution.

Pour les professionnels, chaque rejet non traité représente un soin non rémunéré et une perte de revenus. Comprendre ces rejets et savoir y répondre est donc indispensable pour maintenir une trésorerie saine et se recentrer sur les soins.

Cet article vise à décoder ce motif de rejet et à fournir des solutions concrètes et préventives pour les auxiliaires médicaux.

Que signifie le rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT » ?

Le libellé « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT » est une erreur couramment rencontrée lors de la facturation en tiers payant. Ce code de rejet est attribué lorsque le contrat de Complémentaire Santé Solidaire (CSS), anciennement connu sous les noms CMU-C (Couverture Maladie Universelle Complémentaire) ou ACS (Aide au paiement d’une Complémentaire Santé), ne correspond pas aux informations enregistrées dans le référentiel de la CPAM.

Concrètement, cela signifie que la facture télétransmise est rejetée en totalité (part obligatoire et complémentaire) car :

– Le contrat mentionné est incompatible avec les données officielles ;
– Le patient n’a pas de droits ouverts au moment de la facturation, bien qu’il ait pu indiquer le contraire.

Les causes principales du rejet

Droits CSS fermés

L’une des raisons les plus fréquentes de ce rejet est que les droits à la CSS du patient ne sont pas encore ouverts.

Lorsque le patient dépose une demande de CSS auprès de la CPAM, un délai d’étude est nécessaire avant l’ouverture des droits. Si une facture est émise pendant ce délai, elle sera rejetée.
Le patient peut également croire à tort que ses droits sont encore valides ou ne pas avoir renouvelé sa demande dans les délais impartis.

Contrat erroné ou incompatible

Ce rejet peut également survenir si les informations transmises dans la télétransmission (contrat CSS ou AMC lié) ne correspondent pas aux données enregistrées dans le référentiel de la CPAM :

– Mauvaise mise à jour de la carte Vitale du patient.
– Erreur dans le paramétrage de la CSS.
– Changement récent de mutuelle non communiqué​

Ces causes mettent en évidence l’importance de vérifier systématiquement les droits des patients avant d’émettre une facturation. En outre, ce type de rejet souligne le caractère dynamique et parfois complexe des informations administratives liées au tiers payant.

Les étapes pour résoudre le rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT »

Lorsque vous êtes confronté au rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT », il est crucial d’agir rapidement et méthodiquement pour débloquer la situation et éviter de facturer une nouvelle fois avec une erreur dans le dossier. Voici les étapes clés à suivre :

1. Vérification des droits du patient

Avant toute correction ou refacturation, commencez par valider les informations administratives du patient afin de comprendre pourquoi la facture a été rejetée.

– Consultez ADRi (Acquisition des Droits Intégrés) : Cet outil permet d’accéder en temps réel aux droits actualisés du patient en tiers payant. Vous pouvez y vérifier la validité de son contrat CSS ou complémentaire santé.

– Utilisez Amelipro : Connectez-vous à l’espace professionnel Ameli pour vérifier les droits et statuts de votre patient, notamment l’ouverture de la CSS.

– Demandez une attestation de droits à jour : Si le patient n’a pas mis à jour sa carte Vitale ou si ses droits sont en cours de renouvellement, demandez-lui une attestation récente pour confirmer son éligibilité au tiers payant​

En l’absence de droits ouverts, il faudra réclamer la part complémentaire directement au patient. Si les droits sont bien ouverts mais mal enregistrés, passez à l’étape suivante.

2. Refacturation d’un rejet « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT »

Une fois les informations vérifiées et corrigées, il est nécessaire de refacturer les actes rejetés.

– Corrigez les données administratives : Mettez à jour le contrat CSS ou complémentaire dans votre logiciel de télétransmission. Cela peut inclure des ajustements dans les champs concernant la complémentaire santé, l’exonération du ticket modérateur ou la période de validité des droits​.

– Recyclez les factures rejetées :

• Refacturez la part obligatoire via une nouvelle feuille de soins électronique (FSE) après correction.
• Pour la part complémentaire, contactez la mutuelle privée si le patient avait un contrat d’ordre « privé ».
• Si nécessaire, soumettez une nouvelle feuille de soins papier avec justificatifs.

– Suivez le règlement : Quelques jours après la refacturation, assurez-vous que la facture a bien été réglée en pointant les retours NOEMIE et vos relevés bancaires

3. Communication avec le patient

Dans certains cas, il est indispensable d’impliquer le patient pour régulariser la situation.

– Expliquez le rejet de la facture : Informez le patient que ses droits à la CSS ne sont pas ouverts ou que des informations administratives erronées ont conduit au rejet. Adoptez un ton compréhensif pour préserver la relation soignant-soigné.

– Reclamez la part complémentaire si nécessaire : Si la CSS est refusée, invitez le patient à régler directement la part complémentaire. Proposez des solutions adaptées comme des paiements en plusieurs fois, si besoin​.

– Encouragez la mise à jour des documents : Insistez sur l’importance de la mise à jour régulière de la carte Vitale et des informations administratives auprès de la CPAM et de la mutuelle.

En suivant ces étapes, vous devriez pouvoir résoudre ce rejet rapidement. Pour aller plus loin, une externalisation de ces tâches peut être envisagée pour limiter la charge administrative.

Prévenir les rejets « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT »

Les bonnes pratiques à adopter dès le premier rendez-vous

L’anticipation est la clé pour éviter les rejets tels que « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT ». Dès la première rencontre avec le patient, il est essentiel de collecter et de vérifier des informations précises et actualisées :

– Recueillez les documents nécessaires :

• Carte Vitale : Vérifiez qu’elle est à jour. Si ce n’est pas le cas, demandez au patient de l’actualiser dans une borne de mise à jour disponible en pharmacie ou dans une CPAM.
• Attestation de droits CSS : Une copie récente est indispensable pour confirmer l’ouverture des droits à la Complémentaire Santé Solidaire. (le patient peut la télécharger depuis son espace personnel Ameli)
• Carte de mutuelle privée (le cas échéant) : Si le patient bénéficiait d’une mutuelle avant la CSS, conservez une copie en cas de problème de prise en charge.

– Enregistrez les informations administratives :
Renseignez les coordonnées complètes du patient (adresse postale, numéro de téléphone, email) pour faciliter les relances en cas de rejet ou d’impayé. Ces données sont aussi cruciales pour effectuer les démarches de correction ou de refacturation.

– Vérifiez les droits via ADRi ou Amelipro :
Utilisez votre logiciel de télétransmission ou l’espace Amelipro pour consulter en temps réel les droits à la CSS. Une vérification immédiate peut éviter de facturer avec des informations erronées​.

– Encouragez vos patients à maintenir leurs droits CSS à jour :

• Informez-les que la CSS doit être renouvelée chaque année, avec un délai administratif à prévoir.
• Insistez sur l’importance de demander une attestation de droits dès qu’ils déposent une demande ou reçoivent une réponse de la CPAM.

Externaliser la gestion des rejets : une solution efficace

1. Les avantages de l’externalisation

Pour les auxiliaires médicaux, traiter les rejets administratifs, comme le motif « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT », peut être un véritable casse-tête. En externalisant cette gestion à un prestataire spécialisé, vous bénéficiez de plusieurs avantages significatifs :

– Gain de temps précieux : La gestion des rejets nécessite une analyse des retours NOEMIE, des contacts répétés avec les organismes payeurs (CPAM, mutuelles), et des corrections administratives chronophages. Externaliser ces tâches vous permet de consacrer ce temps à vos patients, au développement de votre activité, ou à votre équilibre personnel​

– Expertise et précision : Les prestataires spécialisés disposent d’une connaissance approfondie des processus complexes de la CPAM et des mutuelles. Ils savent identifier rapidement les motifs de rejet, proposer des solutions adaptées, et appliquer les bonnes pratiques pour éviter que ces erreurs ne se reproduisent​

– Amélioration de la trésorerie : Les rejets non traités impactent directement vos revenus. En confiant cette tâche à un expert, vous augmentez vos chances de recouvrer les sommes dues rapidement, tout en minimisant les pertes financières liées à des délais ou à des erreurs non corrigées​.

– Réduction de la charge mentale : Le stress lié à l’administration et aux impayés peut peser lourd sur les professionnels de santé. Externaliser vous libère de cette charge, en vous assurant que les démarches sont gérées efficacement et dans les délais impartis.

2. Les services proposés par RECOUV-LIB

RECOUV-LIB, spécialiste de la gestion du tiers payant et du recouvrement des factures rejetées, offre une solution adaptée aux besoins des professionnels de santé libéraux. Voici un aperçu des services proposés :

– Traitement des rejets administratifs : RECOUV-LIB prend en charge l’identification, la correction et la refacturation des factures rejetées, y compris pour des motifs complexes comme « FACT TPC INCOMP TYPE CONTRAT ».

– Relance auprès des organismes payeurs : L’équipe contacte directement les caisses primaires d’assurance maladie et les mutuelles pour résoudre les litiges et obtenir le paiement des sommes dues.

– Recouvrement amiable : Si un patient est responsable d’un impayé, RECOUV-LIB engage un processus de recouvrement amiable, préservant votre relation professionnelle tout en récupérant vos honoraires​

– Gestion simplifiée et personnalisée : Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique qui suit vos dossiers, vous tient informé des évolutions, et vous garantit un suivi rigoureux.

– Sans engagement et au résultat : RECOUV-LIB ne facture ses prestations qu’en cas de succès. Vous ne prenez donc aucun risque financier et profitez d’une garantie de performance.

Externaliser la gestion des rejets n’est pas seulement une solution pratique ; c’est aussi un investissement stratégique pour sécuriser vos revenus et vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier : soigner. Avec des prestataires comme RECOUV-LIB, vous pouvez allier tranquillité d’esprit et efficacité opérationnelle.

Prenez le temps d’évaluer vos besoins et envisagez cette solution pour alléger votre charge de travail et optimiser la gestion de votre activité.