Le recouvrement des impayés : Les erreurs à éviter pour les professionnels de santé

par | Nov 17, 2023

profesionnel-de-santé-signe-appeler-contact-pour-recouvrement-impayés

La gestion et le recouvrement des impayés revêt une importance cruciale pour maintenir la pérennité de l’activité des professionnels de  santé. L’un des aspects les plus délicats de cette gestion est le recouvrement de créances, une tâche complexe et souvent négligée qui peut avoir des répercussions significatives sur la trésorerie et la relation entre les soignants et leurs patients.

Dans cet article, nous explorerons les erreurs courantes à éviter en matière de recouvrement de créances pour les professionnels de la santé. Comprendre ces erreurs est essentiel pour mettre en place des pratiques efficaces et prévenir les complications financières à long terme. Nous examinerons également des solutions et les bonnes pratiques à adopter pour garantir un processus de recouvrement de créances fluide et respectueux des relations professionnelles dans le secteur de la santé.

Spécificités du secteur de la santé en termes de facturation et de paiements

Le secteur de la santé se distingue par sa complexité, notamment en ce qui concerne la facturation et le paiement des factures. 

Les professionnels de la santé font face à divers défis tels que la complexité du tiers payant, la variabilité des régimes d’assurance maladie et mutuelles des patients, les taux de remboursement, l’application de dépassements d’honoraires, etc. 

Ces spécificités exigent une approche précise et proactive du recouvrement de créances pour maintenir une trésorerie saine.

  1. Variabilité des régimes d’assurance maladie et complémentaire : Les patients sont couverts par une multitude de régimes d’assurance, chacun ayant ses propres modalités et taux de remboursement. Savoir reconnaître ces différences est essentiel pour facturer correctement les services et éviter les factures rejetées et ou impayées.
  2. Le tiers payant : facturation en tiers payant, télétransmission, gestion des retours Noémie, rapprochement bancaire, gestion des rejets, relances, etc. Autant de compétences à maîtriser pour une gestion du tiers payant efficace. 
  3. Les soins hors tiers payant : la gestion des paiements, les dépassements d’honoraires, les soins hors nomenclature, etc. La gestion de ces paiements impose une rigueur administrative à mettre en place pour éviter des retards de paiements et des complications ultérieures

Importance d’un processus de recouvrement des impayés efficace pour maintenir la stabilité financière

Un recouvrement de créances efficace garantit une entrée régulière de revenus, permettant aux praticiens de couvrir leurs coûts opérationnels, d’investir dans des équipements de pointe et de maintenir un niveau élevé de services pour les patients.

La stabilité financière est intrinsèquement liée à la capacité de recouvrer de manière opportune les paiements pour les services rendus, évitant ainsi les retards qui pourraient mettre en péril l’équilibre financier d’une pratique médicale.

En investissant dans des processus de recouvrement efficaces, les professionnels de la santé peuvent garantir la pérennité de leurs activités tout en assurant la continuité des soins de qualité à leurs patients.

Erreurs courantes dans le recouvrement des impayés pour les professionnels de la santé

La complexité du secteur de la santé s’accompagne souvent d’erreurs fréquemment commises lors du processus de facturation. Comprendre ces erreurs est crucial pour les éviter et garantir une gestion financière optimale.

Retard dans la facturation

  • L’une des erreurs les plus courantes est le retard dans la facturation des actes. Un traitement tardif de la facturation peut entraîner des retards de trésorerie, impactant la capacité des professionnels de santé à couvrir leurs coûts. Voir une facturation des actes au-delà du délai de forclusion entraînant une impossibilité d’obtenir le remboursement des actes.
  • Impact sur la relation patient-soignant : En plus des implications financières, les retards dans la facturation peuvent également affecter la relation entre les patients et les professionnels de santé. Les patients peuvent être mécontents en raison de factures inattendues ou réclamées tardivement, ce qui peut entraîner une perte de confiance.

 Manque de suivi régulier des comptes clients et retours Noemie

  • Absence de surveillance des comptes et des retours Noémie : Ne pas surveiller de manière proactive le ou les compte(s) bancaire pour effectuer le rapprochement bancaire avec les retours Noemie ne permet pas de déceler d’éventuels anomalies de paiements, notamment les rejets et factures impayées.
  • Solutions pour instaurer un suivi efficace : La mise en place de systèmes de suivi automatisés et de politiques claires pour traiter les comptes en souffrance peut aider à prévenir les retards de paiement. Des rappels réguliers aux patients concernant les factures en attente peuvent également encourager un règlement rapide.

Communication inadéquate avec les patients

  • Importance de la transparence dans la facturation : Une communication transparente sur les honoraires est essentielle pour éviter les malentendus. Les patients doivent être informés des frais prévus et des procédures de facturation pour réduire les risques de contestations. Un éventuel devis doit être remis et signé par le patient si le montant des honoraires est supérieur à 70,00€
  • Conseils pour une communication respectueuse et efficace : Établir des canaux de communication ouverts avec les patients, fournir des explications détaillées sur les factures et offrir des options de paiement flexibles peuvent contribuer à une relation positive et à une meilleure compréhension des coûts.

Absence de gestion et recouvrement des impayés 

  • Absence de relances ou trop tardive : le suivi des créances impayés se doit d’être réalisé de façon régulière afin de procéder aux relances dans un délai raisonnable et d’éviter aux patients de recevoir des relances plusieurs mois ou années après.
  • Développement d’une politique de recouvrement adaptée au secteur de la santé : Une politique de recouvrement bien définie, tenant compte des spécificités du secteur de la santé, est essentielle.
  • Vous pouvez organiser votre gestion en interne ou avoir recours au service d’une société spécialisée dans le domaine du recouvrement des impayés dans le secteur de la santé

En explorant ces erreurs courantes, les professionnels de la santé peuvent élaborer des stratégies efficaces pour optimiser leur processus de recouvrement de créances. La prochaine section examinera des solutions et des bonnes pratiques pour remédier à ces problèmes et renforcer la stabilité financière.

Solutions et bonnes pratiques pour le recouvrement des impayés des professionnels de santé

 Mise en place d’un système de facturation efficace

La première étape pour éviter les retards dans le recouvrement de créances consiste à mettre en place un système de facturation efficace. Cela implique l’automatisation des processus de facturation pour minimiser les erreurs humaines, l’émission régulière et ponctuelle des factures.

Divers logiciels de facturation et/ou télétransmission existent sur le marché de la santé, n’hésitez pas à vous renseigner et à demander des démonstrations pour vous assurer de la qualité et de l’intérêt d’un logiciel pour votre activité.

Utilisation de logiciels de gestion financière spécialisés

L’adoption de logiciels de gestion financière spécialement conçus pour le secteur de la santé peut considérablement faciliter le recouvrement de créances. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées telles que le suivi des comptes clients, la génération de rapports détaillés et la gestion des délais de paiement. Ils permettent également une intégration transparente avec les systèmes d’information médicale, simplifiant ainsi le processus global.

Certains logiciels professionnels incluant la télétransmission incorporent la gestion financière de votre activité. Préférez la mise en place d’un logiciel l’incluant.

Établissement d’une politique de recouvrement claire et transparente

Une politique de recouvrement claire et transparente est une pierre angulaire pour un processus de recouvrement réussi. Elle devrait définir les délais de paiement, les méthodes de communication avec les patients, et les étapes progressives en cas d’impayés jusqu’au recours à des professionnels du recouvrement en cas d’échec de la procédure interne.

Formation à la communication avec les patients

La communication avec les patients joue un rôle crucial dans le processus de recouvrement. Le personnel administratif doit être formé à une communication respectueuse, informative et empathique lorsqu’il s’agit de facturation et de paiements. Des compétences en négociation peuvent également être bénéfiques pour résoudre efficacement les problèmes et parvenir à des accords de paiement acceptables pour les deux parties.

En conclusion, optimiser le recouvrement de créances dans le secteur de la santé demande une approche proactive et des pratiques bien définies. La mise en place d’un système de facturation efficace, l’utilisation d’outils spécialisés, l’établissement d’une politique transparente et la formation du personnel à la communication sont autant de clés pour assurer un processus de recouvrement de créances sans accroc.

Il est impératif pour les professionnels de la santé d’adopter ces bonnes pratiques pour garantir une santé financière robuste et maintenir des relations positives avec leurs patients. En évitant les erreurs courantes et en mettant en œuvre des solutions efficaces, ils peuvent assurer une gestion financière stable tout en fournissant des soins de qualité. L’optimisation du recouvrement de créances est non seulement cruciale pour la viabilité économique des pratiques médicales, mais également pour la préservation de la confiance des patients.

Kinésithérapeutes : Valoriser votre expertise avec KinéOweb et prévenez les impayés avec l’interview du fondateur de RECOUV-LIB

En tant que kinésithérapeute engagé, vous investissez chaque année en formation et en matériel pour servir au mieux vos patients. Cependant, la frustration liée aux impayés et au manque de reconnaissance de votre expertise peut freiner votre engagement. Découvrez dans...

Facturière pour infirmière libérale : son rôle crucial et ses bénéfices

Dans l’univers complexe et souvent exigeant de la profession d'infirmière libérale, la gestion administrative représente un défi de taille. Les infirmières libérales doivent jongler entre les soins aux patients, les déplacements, et la gestion des tâches...

Exonération des frais de santé ou « Quand le patient est dispensé de faire l’avance »

Dans le système de santé français, la majorité des soins prodigués par les professionnels de santé libéraux sont couverts en partie par l'Assurance Maladie et, le cas échéant, par une assurance complémentaire. Cependant, plusieurs dispositifs permettent aux patients...

La télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) : Gestion unique vs gestion séparée

Introduction à la télétransmission pour les professionnel de santéLa télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) est une évolution majeure dans la gestion administrative des professionnels de santé. Ce processus permet une communication plus rapide et...

Patient ou professionnel de santé… Qui doit assumer les frais de recouvrement amiable ?

Dans le domaine des impayés de la santé survenus entre un patient « débiteur » et un professionnel de santé «créancier » se trouve une question d'importance cruciale, délicate à démêler mais néanmoins fondamentale : qui devrait assumer les frais inhérents au processus...

05 57 88 81 35

Lundi – Vendredi

9h00 – 17h00

Email

contact@recouv-lib.fr

Contactez-nous