Gestion des rejets et factures impayées des kinésithérapeutes

par | Nov 8, 2023

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Le secteur de la santé est unique en ce qui concerne la facturation et le recouvrement de créances, avec ses propres défis et réglementations. Les rejets de paiement et factures impayées des kinésithérapeutes peuvent avoir un impact non négligeable dans l’activité. C’est pourquoi il est essentiel de comprendre les meilleures pratiques pour maximiser le recouvrement des créances.

Les rejets de télétransmission de vos feuilles de soins électroniques (FSE)

Les rejets de télétransmission sont l’un des problèmes les plus courants auxquels sont confrontés les kinésithérapeutes lors de la facturation de leurs séances. Il s’agit de refus de paiement émis par les organismes d’assurance maladie. Voici comment les résoudre efficacement :

Le motif du rejet : Il est essentiel de comprendre le motif de rejet spécifiques émis par les caisses de sécurité sociale. Chaque intitulé indique une raison différente pour le refus de paiement. Une fois que vous comprenez ces motifs, vous pouvez prendre des mesures appropriées pour résoudre le problème. Vous recevrez l’information lors de la réception de vos retours Noemie mais les motifs des rejets sont nombreux et complexes à comprendre : 

  1. Situation d’exonération inconnue pour ce bénéficiaire
  2. ETM non trouvé en BDO
  3. Exonération du ticket modérateur connue non transmise
  4. Vérif critère sélectif
  5. Prescripteur inconnu au fichier national
  6. Exonération absente au référentiel
  7. Bénéficiaire inconnu en BDO
  8. Etc.

Identifier la cause : Une fois le motif du rejet établie, il conviendra d’en comprendre la cause qui vous l’aurez compris ont plusieurs origines possibles comme : 

  1. Les droits du patient : La cause la plus fréquente est que les droits présents sur la carte vitale de votre patient ne sont plus à jour. Il conviendra alors de lui demander de la mettre à jour avant de vous la représenter, de vous présenter une attestation de droits remise par sa caisse de sécurité sociale ou plus simple, d’effectuer un appel ADRi depuis votre logiciel qui vous permettra d’obtenir en temps réel les droits de votre patient. Attention toutefois, il arrive aussi que les droits qui sont remontés lors de votre appel ADRi soient erronés. Le dernier recours sera d’appeler la caisse de rattachement de votre patient.
  2. Erreur de cotation : Vous avez fait une erreur dans votre facturation, vous avez cumulé deux cotations interdites, vous avez appliqué une majoration qui ne pouvait l’être dans le contexte. Etc 
  3. Erreurs de saisie des données : Vous avez entré manuellement un patient dans votre logiciel et avez par exemple fait une erreur dans sa date de naissance, sa caisse de rattachement, son régime de remboursement, etc.
  4. Les ayant droit : La problématique du rattachement des ayant droits sous un autre numéro de sécurité sociale que le leur. Systématique chez les enfants de moins de 16 ans, l’enfant est rattaché à l’un ou l’autre ou les deux parents. Depuis la mise en place de la Protection universelle madalie (PUMA), un majeur ne peut plus demander à être ayant droit, mais vous pouvez encore rencontrer certaines personnes sous ce statut voué à disparaître.
  5. Problèmes techniques : coupures de connexion, pannes serveur, etc Parfois vos feuilles de soins électroniques ne sont pas reçues ou en partie. La sécurité sociale peut ne pas recevoir vos pièces justificatives. Auquel cas il faudra renvoyer toutes les pièces justificatives manuellement à la caisse, faute de quoi vous risqueriez des indus sur prestations.
  6. Délais de télétransmission : Vous avez envoyé des feuilles de soins électroniques comportant des séances de kinésithérapie dont les dates dépassent le délai légal de 27 mois pour la sécurité sociale.

Vous l’aurez compris, les motifs et les causes de rejets de télétransmission sont multiples et parfois complexes à identifier. Il faut s’armer de patience pour résoudre vos rejets de télétransmission dans votre activité de kinésithérapeute mais il est nécessaire d’adopter une approche proactive pour ne pas laisser les rejets s’accumuler et voir son activité impactée par leurs multiplication.

Les factures rejetées et impayées des mutuelles

Lorsque vous télétransmettez en tiers payant intégral, la part complémentaire peut être rejetée ou impayée. Voici comment faire face à des deux cas de figures dans la gestion de votre cabinet.

Les rejets de la part mutuelle : Lors de la réception de vos retours Noemie, vous pouvez en plus des rejets des caisses recevoir des rejets des organismes mutuelles. Ceux-ci se traduiront également sous la forme d’un retour Noemie négatif précisant un motif de rejet. 

Les motifs sont tout aussi variés pour les mutuelles : 

  1. Droit fermés
  2. Ayant droit inconnu
  3. Autre circuit de tiers payant
  4. PS inconnu ou sans convention
  5. Prestation non couverte
  6. Date des soins hors période de garantie
  7. Code prestation ou acte inconnu
  8. Domaine de prestation non ouvert par l’AMC
  9. Montants incorrect
  10. Doublons techniques
  11. DRE non exploitable
  12. Etc

Une fois le motif identifié, il conviendra de comprendre la cause de ce rejet. La meilleure façon d’en comprendre la cause est de reprendre la copie de l’attestation de tiers payant mutuelle que vous a présenté votre patient. Les causes sont nombreuses mais les principales sont : 

  1. Votre patient n’a plus de droits auprès de la mutuelle renseignée. Votre patient ne vous a pas présenté sa nouvelle carte mutuelle ou vous n’avez pas mis à jour son  dossier.
  2. Erreur de paramétrage : Lors de votre facturation vous avez fait une erreur de paramétrage de la mutuelle dans le dossier de votre patient. De ce fait, la DRE n’est pas réceptionnée, ou au mauvais endroit. Il peut s’agir du code AMC, du numéro adhérent, etc.
  3. Votre patient ne présente pas de garanties pour votre segment. En tant que kinésithérapeute il conviendra de surveiller que votre patient bénéficie de la garantie pour les auxiliaires médicaux.
  4. Vous n’êtes pas conventionné avec la mutuelle concernée.

Les factures impayées mutuelles : Malheureusement, vous ne recevez pas toujours de retours Noemie négatif vous indiquant le non paiement de la part complémentaire de votre facture, c’est ce qu’on appelle les factures impayées des kinésithérapeutes. Ces factures sont d’autant plus complexes à détecter qu’elles n’ont pas reçues de rejets vous avertissant d’une problématique.

L’absence de retour Noemie positif ou négatif évoque deux possibilités: 

  • La facture a bien été réglée mais la mutuelle n’a pas émis de retour de paiement.
  • La facture n’a pas été réglée par la mutuelle, car elle n’a pas été reçue ce qui est majoritairement le cas.

Dans les deux situations, il faudra vérifier auprès de l’organisme l’état de la facture et procéder à son recyclage auprès de la mutuelle après correction de l’éventuelle erreur à l’origine de l’impayé. La principale cause à l’origine des factures impayées et une erreur dans la saisie de la complémentaire et/ou son paramétrage. La facture n’est donc pas reçue par le bon organisme ou n’arrive tout simplement auprès d’aucune mutuelle, d’ou l’absence de retour Noemie.

La gestion des rejets de télétransmission et des factures impayées des kinésithérapeutes est un problème courant, mais avec une approche proactive, ils peuvent minimiser ces problèmes et maintenir la stabilité financière de leur cabinet. Comprendre les motifs et les causes des rejets de télétransmission est essentiel pour résoudre ces problèmes de manière efficace. Que ce soit des erreurs de codage, des problèmes techniques ou des erreurs administratives, chaque détail compte. 

En ce qui concerne les factures impayées des mutuelles, la vigilance est de mise. Suivre de près les retours Noémie est essentiel pour identifier les rejets et les factures impayées. De plus, la mise à jour régulière des données des patients et une gestion précise des dossiers sont des pratiques recommandées.

Les factures impayées patients dans l’activité des kinésithérapeutes

Les factures impayées des kinésithérapeutes par les patients représentent une autre problématique pour ceux qui ne pratiquent pas le tiers payant, ne l’appliquent pas sur la totalité de la facture, ou facturent des dépassements d’honoraires. Les causes sont variés, mais les plus fréquentes sont :

  1. L’oubli : il se peut que votre patient stoppe ses soins prématurément, soit hospitalisé, soit mal informé sur l’avance à réaliser, que le professionnel oublie de demander le règlement, etc.
  2. Problèmes financiers : Le patient peut être confronté à des difficultés financières, ce qui peut l’empêcher de régler ses frais de santé.
  3. Insatisfaction : Le patient peut être en désaccord avec le montant des honoraires facturés ou insatisfait des prestations réalisées. Le patient refuse de régler le professionnel de santé.
  4. La mauvaise foi caractérisée d’un patient qui a les possibilités, mais il ne veut tout simplement pas payer

Toutefois afin de se prémunir de ce genre de situation mieux vaut prévenir que recouvrir par divers moyens : 

  1. Communication claire : Lors de l’établissement du plan de traitement, communiquez clairement les coûts et les attentes de paiement aux patients. Une communication transparente peut réduire les litiges potentiels. 
  2. Options de paiement : Proposez des options de paiement flexibles pour les patients qui rencontrent des difficultés financières. Cela peut inclure des plans de paiement échelonnés.
  3. Proposer le tiers payant si vous sentez que l’avance des frais sera difficile à réaliser par votre patient et faite preuve de tact et mesure dans le montant de vos dépassements d’honoraires en fonction des situations de vos patients.

Les factures impayées des kinésithérapeutes par les patients sont toujours problématiques, mais une communication claire, des options de paiement flexibles, et la judicieuse utilisation du tiers payant peuvent contribuer à prévenir ces situations délicates et à assurer une relation professionnelle saine avec les patients.

Prévenir la survenue des rejets et factures impayées des kinésithérapeutes

La gestion efficace des factures impayées des kinésithérapeutes est essentielle pour maintenir la santé financière de votre cabinet. Voici quelques étapes importantes à suivre :

  1. Suivi rigoureux : Contrôlez régulièrement vos factures impayées et vos rejets de télétransmission par le biais de vos retours Noemie. Effectuer un rapprochement bancaire si nécessaire.
  2. Relances structurées : Établissez un processus de relance structuré pour vos factures impayées et rejetées. Définissez des étapes claires pour les relances, et procédez aux vérifications de paiement de toutes vos relances auprès des divers organismes.
  3. Logiciel et formation : Formez-vous auprès de votre éditeur de logiciel pour profiter pleinement des capacités offertes par votre logiciel de télétransmission, il vous permettra d’automatiser le processus de facturation et à réduire les erreurs humaines.
  4. Recouvrement de créances : Si les factures restent impayées malgré vos efforts, envisagez de faire appel à des professionnels du recouvrement de créances. Ils ont l’expertise nécessaire pour récupérer les paiements en souffrance de manière efficace et respectueuse.
  5. Externalisation du tiers-payant : Vous pouvez aussi envisager d’externaliser la gestion de votre tiers payant. Des gestionnaires spécialisés procéderont aux vérifications de vos retours Noemie et aux relances nécessaires auprès des caisses de sécurité sociale et mutuelle pour que vous obteniez le règlement de vos honoraires. 

La prévention des rejets et des factures impayées est cruciale. Par la mise en place de diverses actions et en envisageant le recouvrement de créances lorsque nécessaire, et en externalisant la gestion du tiers payant, les kinésithérapeutes peuvent optimiser leur gestion financière. Une gestion proactive et professionnelle des finances contribue à la pérennité de l’activité.

La gestion des rejets de télétransmission et des factures impayées est un défi constant pour les kinésithérapeutes. Cependant, avec une compréhension approfondie des processus de facturation, une communication transparente et des pratiques de gestion efficaces, vous pouvez minimiser ces problèmes et maintenir la stabilité financière de votre cabinet. N’oubliez pas l’importance de la formation continue et, si nécessaire, du recours à des professionnels du recouvrement de créances comme RECOUV-LIB pour vous accompagner dans les gestion et le recouvrement de vos factures rejetées et impayées de manière optimale. 

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