Pour un professionnel de santé, recouvrer ses factures impayées est une tâche délicate. Entre la volonté de maintenir une bonne relation avec ses patients et la nécessité de récupérer des sommes dues, savoir quand, combien de temps relancer un patient et comment procéder aux relances est souvent source de questionnement.

Parmi les peurs récurrentes : celle d’obtenir des retours négatifs, de « trop insister », de ne pas « être compréhensif », d’avoir mauvaise presse. Pourtant, laisser traîner une facture impayée sans intervention rapide diminue considérablement les chances de récupération.

Dans cet article, nous allons vous expliquer combien de temps il est recommandé de relancer un patient avant de passer à un service de recouvrement, tout en préservant une relation professionnelle.

Pourquoi les relances rapides sont essentielles ?

Tout d’abord, il est important de comprendre que plus vous commencez les relances tôt, plus vous avez de chances de récupérer les sommes dues. Souvent, un simple oubli ou une difficulté temporaire peut expliquer le retard de paiement. C’est pourquoi il est conseillé de toujours effectuer des relances par vous même avant de transmettre votre dossier à une societé de recouvrement. Mettre immédiatement en recouvrement un patient sans avoir tenté une relance pourrait, en effet, être mal perçu et affecter votre relation avec lui.

Combien de temps relancer un patient, pas de règles strictes, mais des bonnes pratiques

Il n’existe pas de règle universelle quant au délai idéal pour relancer un patient avant d’envisager un recouvrement. Chaque situation est unique, et il est essentiel d’adapter vos relances en fonction du contexte. Cependant, chez RECOUV-LIB, nous avons mis au point une méthodologie éprouvée pour maximiser vos chances de recouvrement tout en respectant vos patients.

Voici notre plan d’action recommandé :

1. Premières relances téléphoniques et SMS : 1 à 2 semaines

Commencez par des relances simples et informelles, via un appel téléphonique ou un SMS. Il s’agit souvent de rappeler poliment l’existence de la facture impayée. Ces relances peuvent être étalées sur une à deux semaines. Ce contact direct permet souvent de clarifier rapidement la situation et de résoudre le problème si l’oubli était involontaire. C’est une première étape essentielle qui peut, dans de nombreux cas, suffire à régulariser la situation.

2. Premier courrier de relance : après 10 à 15 jours

Si les relances téléphoniques n’ont pas permis d’obtenir un paiement, il est temps de formaliser la démarche avec un premier courrier de relance. Ce courrier doit être cordial mais ferme, rappelant l’échéance de la facture et les démarches à suivre pour régulariser la situation. Vous pouvez également envoyer une copie de ce courrier par email pour assurer une bonne communication avec votre patient.

3. Second courrier de relance plus ferme : après 10 à 15 jours supplémentaires

En l’absence de réponse au premier courrier, il est nécessaire d’envoyer une seconde lettre de rappel, cette fois-ci plus formelle et plus ferme. Ce courrier indique clairement que des mesures plus sérieuses seront envisagées si la facture n’est pas réglée dans les délais impartis. Il est important d’y inclure une date butoir précise pour encourager le patient à réagir.

4. Mise en Demeure par LRAR : dernière étape avant le recouvrement

Si malgré ces relances, aucune réponse n’est obtenue, la dernière étape consiste à envoyer une Mise en Demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Ce document officiel informe le patient que si le paiement n’est pas effectué dans un dernier délai (généralement 10 à 15 jours), le dossier sera transféré à un service de recouvrement. Cette démarche plus formelle marque un tournant dans le processus de recouvrement des créances.

Quand passer au recouvrement ?

Si, après environ 1 à 2 mois d’efforts (depuis les premières relances téléphoniques jusqu’à la Mise en Demeure), le patient n’a toujours pas régularisé la situation ou n’a proposé aucune solution de paiement, il est temps de confier votre dossier à un service de recouvrement spécialisé, comme RECOUV-LIB.

Attendre plus longtemps ne servira à rien : le patient a eu largement le temps de se rapprocher de vous pour trouver un arrangement. Plus le temps passe, plus vos chances de récupérer les sommes dues diminuent. En agissant rapidement, vous montrez votre détermination à obtenir le règlement, ce qui encourage souvent le débiteur à régler la situation.

Pourquoi faire appel à un service de recouvrement de créances ?

Confier votre dossier à un service de recouvrement n’est pas une démarche agressive, mais une démarche légitime pour faire valoir vos droits. Au contraire, cela permet de professionnaliser la gestion des créances tout en vous déchargeant de la pression liée aux relances. Le service de recouvrement prendra le relais avec des procédures adaptées, ce qui montre que vous êtes sérieux sans pour autant nuire à la relation avec votre patient.

Savoir combien de temps relancer un patient avant de passer au recouvrement est crucial pour maintenir des relations saines et professionnelles. En suivant une méthodologie de relances progressives et respectueuses, vous maximisez vos chances de recouvrer vos créances tout en restant dans une démarche constructive avec vos patients.

Chez RECOUV-LIB, nous vous aidons à gérer vos impayés de manière efficace et humaine. En confiant vos dossiers à des experts, vous vous concentrez sur votre pratique tout en sécurisant vos finances.

Si vous voulez en savoir plus sur « comment relancer un patient » vous pouvez consulter notre article de blog à ce sujet en cliquant sur le lien ci-dessous. Un guide complet ou vous retrouverez même les modèles des lettres de relances à envoyer à votre patient avant sa mise en recouvrement. Et si vous souhaitez directement recevoir les modèles de lettres par email, cliquez sur « recevrez les modèles de lettres »

-> Comment relancer un patient pour une facture impayée ? Guide complet avec modèles de lettres de relances