Pour un professionnel de santé, recouvrer ses factures impayées est une tâche délicate. Entre la volonté de maintenir une bonne relation avec ses patients et la nécessité de récupérer des sommes dues, savoir quand, combien de temps relancer un patient et comment procéder aux relances est souvent source de questionnement.

Parmi les peurs récurrentes : celle d’obtenir des retours négatifs, de « trop insister », de ne pas « être compréhensif », d’avoir mauvaise presse. Pourtant, laisser traîner une facture impayée sans intervention rapide diminue considérablement les chances de récupération.

Dans cet article, nous allons vous expliquer combien de temps il est recommandé de relancer un patient avant de passer à un service de recouvrement, tout en préservant une relation professionnelle.

Pourquoi les relances rapides sont essentielles ?

Tout d’abord, il est important de comprendre que plus vous commencez les relances tôt, plus vous avez de chances de récupérer les sommes dues. Souvent, un simple oubli ou une difficulté temporaire peut expliquer le retard de paiement. C’est pourquoi il est conseillé de toujours effectuer des relances par vous même avant de transmettre votre dossier à une societé de recouvrement. Mettre immédiatement en recouvrement un patient sans avoir tenté une relance pourrait, en effet, être mal perçu et affecter votre relation avec lui.

Combien de temps relancer un patient, pas de règles strictes, mais des bonnes pratiques

Il n’existe pas de règle universelle quant au délai idéal pour relancer un patient avant d’envisager un recouvrement. Chaque situation est unique, et il est essentiel d’adapter vos relances en fonction du contexte. Cependant, chez RECOUV-LIB, nous avons mis au point une méthodologie éprouvée pour maximiser vos chances de recouvrement tout en respectant vos patients.

Voici notre plan d’action recommandé :

1. Premières relances téléphoniques et SMS : 1 à 2 semaines

Commencez par des relances simples et informelles, via un appel téléphonique ou un SMS. Il s’agit souvent de rappeler poliment l’existence de la facture impayée. Ces relances peuvent être étalées sur une à deux semaines. Ce contact direct permet souvent de clarifier rapidement la situation et de résoudre le problème si l’oubli était involontaire. C’est une première étape essentielle qui peut, dans de nombreux cas, suffire à régulariser la situation.

2. Premier courrier de relance : après 10 à 15 jours

Si les relances téléphoniques n’ont pas permis d’obtenir un paiement, il est temps de formaliser la démarche avec un premier courrier de relance. Ce courrier doit être cordial mais ferme, rappelant l’échéance de la facture et les démarches à suivre pour régulariser la situation. Vous pouvez également envoyer une copie de ce courrier par email pour assurer une bonne communication avec votre patient.

3. Second courrier de relance plus ferme : après 10 à 15 jours supplémentaires

En l’absence de réponse au premier courrier, il est nécessaire d’envoyer une seconde lettre de rappel, cette fois-ci plus formelle et plus ferme. Ce courrier indique clairement que des mesures plus sérieuses seront envisagées si la facture n’est pas réglée dans les délais impartis. Il est important d’y inclure une date butoir précise pour encourager le patient à réagir.

4. Mise en Demeure par LRAR : dernière étape avant le recouvrement

Si malgré ces relances, aucune réponse n’est obtenue, la dernière étape consiste à envoyer une Mise en Demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Ce document officiel informe le patient que si le paiement n’est pas effectué dans un dernier délai (généralement 10 à 15 jours), le dossier sera transféré à un service de recouvrement. Cette démarche plus formelle marque un tournant dans le processus de recouvrement des créances.

Quand passer au recouvrement ?

Si, après environ 1 à 2 mois d’efforts (depuis les premières relances téléphoniques jusqu’à la Mise en Demeure), le patient n’a toujours pas régularisé la situation ou n’a proposé aucune solution de paiement, il est temps de confier votre dossier à un service de recouvrement spécialisé, comme RECOUV-LIB.

Attendre plus longtemps ne servira à rien : le patient a eu largement le temps de se rapprocher de vous pour trouver un arrangement. Plus le temps passe, plus vos chances de récupérer les sommes dues diminuent. En agissant rapidement, vous montrez votre détermination à obtenir le règlement, ce qui encourage souvent le débiteur à régler la situation.

Pourquoi faire appel à un service de recouvrement de créances ?

Confier votre dossier à un service de recouvrement n’est pas une démarche agressive, mais une démarche légitime pour faire valoir vos droits. Au contraire, cela permet de professionnaliser la gestion des créances tout en vous déchargeant de la pression liée aux relances. Le service de recouvrement prendra le relais avec des procédures adaptées, ce qui montre que vous êtes sérieux sans pour autant nuire à la relation avec votre patient.

Savoir combien de temps relancer un patient avant de passer au recouvrement est crucial pour maintenir des relations saines et professionnelles. En suivant une méthodologie de relances progressives et respectueuses, vous maximisez vos chances de recouvrer vos créances tout en restant dans une démarche constructive avec vos patients.

Chez RECOUV-LIB, nous vous aidons à gérer vos impayés de manière efficace et humaine. En confiant vos dossiers à des experts, vous vous concentrez sur votre pratique tout en sécurisant vos finances.

Si vous voulez en savoir plus sur « comment relancer un patient » vous pouvez consulter notre article de blog à ce sujet en cliquant sur le lien ci-dessous. Un guide complet ou vous retrouverez même les modèles des lettres de relances à envoyer à votre patient avant sa mise en recouvrement. Et si vous souhaitez directement recevoir les modèles de lettres par email, cliquez sur « recevrez les modèles de lettres »

-> Comment relancer un patient pour une facture impayée ? Guide complet avec modèles de lettres de relances

Face à la multiplication des impayés, les professionnels de santé se sentent souvent démunis et ne savent pas toujours comment relancer un patient. Perte de revenus, perte de temps, stress, sentiment de s’être fait duper par son patient… les conséquences sont multiples. Mais rassurez-vous, il existe des solutions pour faire face à cette problématique.
Cet article vous propose une méthodologie structurée en 4 étapes pour mettre en place une stratégie de recouvrement efficace et respectueuse, pour récupérer vos honoraires impayés.

Relancer un patient – Étape 1 : La relance téléphonique (appel /SMS)

En premier lieu, la relance téléphonique. Elle constitue souvent le premier pas vers le recouvrement d’une créance. Elle offre l’avantage d’un contact humain direct, permettant ainsi une meilleure compréhension de la situation du patient. 

Cependant, il est crucial d’aborder cet échange avec tact et professionnalisme. Un ton trop insistant ou des propos maladroits risquent de détériorer la relation patient-soignant, qui est au cœur de votre activité.

Pour optimiser l’efficacité de vos appels, voici quelques conseils pratiques :

– Adoptez un ton courtois et professionnel: Mettez en avant votre compréhension de la situation tout en rappelant l’importance du règlement de la facture. Un ton ferme mais respectueux est essentiel pour être entendu sans heurter votre interlocuteur.

– Anticipez les objections: Les patients peuvent invoquer diverses raisons pour justifier leur retard de paiement (oubli, difficulté financière, etc.). Préparez des réponses adaptées à chaque situation, en proposant des solutions alternatives si nécessaire (échéancier de paiement, encaissement différé, etc.).

Utilisez les SMS pour des relances courtes et percutantes: Les SMS sont un moyen rapide et efficace de rappeler à vos patients une facture impayée. Privilégiez des messages concis et précis, en indiquant clairement le montant dû et la date limite de paiement.

– Exemple de SMS :

Bonjour(Nom du patient),
Rappel concernant le paiement de vos soins (type de soins) du (date/période).
Solde restant dû : (montant).
Merci de bien vouloir régulariser cette situation au plus vite.
Cordialement, (Votre nom).

La relance téléphonique est un outil puissant pour le recouvrement des créances. En adoptant une approche personnalisée et en restant à l’écoute des besoins de vos patients, vous augmentez considérablement vos chances de succès tout en préservant la relation de confiance qui vous unit.

Relancer un patient par courrier

Les différents types de courrier :

– Lettre simple: Elle sert à informer le débiteur de manière informelle d’un impayé. Elle est peu coûteuse mais ne constitue pas une preuve juridique.
– Lettre recommandée sans avis de réception: Elle offre une preuve d’envoi mais pas de réception. Elle peut être utilisée pour les premières relances.
– Lettre recommandée avec avis de réception (AR): C’est la forme de courrier la plus sûre car elle fournit une preuve d’envoi et de réception. Elle est généralement utilisée pour les relances plus formelles et la mise en demeure.

Le contenu de la lettre de relance :

Votre lettre de relance doit être claire, concise et contenir les informations suivantes :

– Vos coordonnées complètes: Nom, prénom, adresse professionnelle, numéro de téléphone, adresse électronique, numéro de professionnel de santé.
– Les coordonnées du débiteur: Nom, prénom et adresse complète.
– La date: Indiquez la date d’envoi de la lettre.
– La référence de la facture: Précisez le numéro de facture correspondant à la créance impayée.
– Le montant dû: Indiquez clairement le montant exact de la somme impayée, ainsi que la date d’échéance initiale( en général la date de fin des soins)
– Le délai de paiement supplémentaire: Fixez un nouveau délai de paiement, en précisant les conséquences en cas de non-paiement dans ce délai.
– Les conséquences en cas de non-paiement: Informez le débiteur des suites que vous envisagez en cas de non-règlement (mise en demeure, société de recouvrement, procédure judiciaire, etc.).
– Vos coordonnées : Indiquez à nouveau vos coordonnées pour permettre au débiteur de vous contacter en cas de question.

Lorsque vous relancez un patient, il est important d’ajouter une note personnalisée pour montrer que vous accordez de l’importance à chaque situation. Cette note peut exprimer votre compréhension des difficultés éventuelles du débiteur et proposer des solutions adaptées.

Un scénario type de relances postales, contiendra 3 étapes que nous allons détailler par la suite :

– Première relance par courrier simple: Courte et concise, elle rappelle simplement au débiteur avec un ton courtois le montant dû et la date d’échéance.
– Deuxième relance par courrier simple: Plus insistante, elle rappelle la première relance et indique un nouveau délai de paiement.
– Mise en demeure par lettre recommandée avec AR: Ce courrier marque une escalade dans le processus de recouvrement et met en garde le débiteur sur les conséquences d’un non-paiement.

Relancer un patient – Étape 2 : La première lettre de relance

Modèle de lettre : 

Relancer un patient – Étape 3 : La deuxième lettre de relance

La seconde relance sera abordée avec un ton plus ferme face à un patient qui ne s’est pas encore manifesté et vous insisterez sur l’urgence de la situation. Elle comportera également les premières mises en garde sur les potentielles suites que vous envisagez en cas de non paiement.

Modèle de lettre :

Relancer un patient – Étape 4 : Envoi de la lettre de mise en demeure

Si toutefois, votre patient devenu débiteur n’a pas encore donné suite malgré vos premières relances, il est temps d’envoyer la mise en demeure de paiement notamment par lettre recommandée avec accusé de réception.

 Elle offre plusieurs avantages :

– Valeur juridique: La lettre recommandée avec accusé de réception constitue une preuve formelle de l’envoi et de la réception du courrier. En cas de litige, elle pourra servir de justificatif devant un tribunal.
– Caractère officiel: Le courrier recommandé confère à votre demande un caractère plus officiel et solennel, incitant davantage le débiteur à régulariser sa situation.
– Trace écrite: La lettre reste archivée et constitue un élément de preuve en cas de besoin.

Modèle de lettre :

Quel est le délai pour relancer un patient ?

Délais de relance et stratégie de recouvrement

Délais légaux et prescription

Les délais de prescription varient en fonction de la nature du créancier et du débiteur :

– Entre professionnels: Le délai de prescription est de 5 ans à compter de la date d’échéance de la facture.
– Entre un professionnel et un particulier: Le délai de prescription est de 2 ans à compter de la date d’échéance de la facture. Il s’agit de la situation classique entre un professionnel de santé et un patient.

Il est crucial de respecter ces délais si vous envisagez des poursuites judiciaires.

Stratégie de relance : un calendrier type

Une stratégie de relance efficace pour relancer un patient repose sur un calendrier bien défini. Voici une proposition de calendrier type :

– Relances par téléphone (appels/SMS) dans les 15 premiers jours
– 1ère relance (courrier simple) : 15 jours après la fin des soins. Cette relance a pour objectif de rappeler au débiteur son obligation de paiement et de l’inciter à régulariser sa situation rapidement.
– 2ème relance (courrier simple) : 15 jours après. Cette relance est plus formelle et avertit le débiteur des conséquences d’un non-paiement.
– Mise en demeure (courrier recommandé avec AR) : 15 jours après. Cette dernière relance avant d’engager des poursuites judiciaires met en demeure le débiteur de régler sa dette dans un délai précis.

Important: Ce calendrier est indicatif et peut être adapté en fonction de la situation spécifique. Pour les créances importantes ou récurrentes, il peut être judicieux d’accélérer le processus. Plus les relances sont initiées rapidement, plus les chances de réussite sont grandes.

Si malgré tout, cela ne suffit pas ?

Lorsque vos relances n’aboutissent pas, il est nécessaire d’envisager des solutions plus contraignantes pour recouvrer votre créance. Voici plusieurs options qui s’offrent à vous :

Le recouvrement amiable de créances

Lorsque les relances personnelles n’aboutissent pas, faire appel à une société de recouvrement amiable peut s’avérer être une solution efficace pour récupérer ses créances. Ces sociétés sont spécialisées dans la négociation avec les débiteurs afin d’obtenir un règlement amiable.

Pourquoi faire appel à une société de recouvrement amiable ?

– Expertise et expérience: Les sociétés de recouvrement disposent d’une expertise spécifique en matière de recouvrement de créances. Elles connaissent les techniques de négociation les plus efficaces et sont à même d’adapter leur approche à chaque situation.
– Délégation: En confiant le recouvrement de vos créances à une société spécialisée dans le domaine de la santé, vous vous déchargez d’une tâche chronophage et stressante. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier.
– Objectivité: Les sociétés de recouvrement abordent les dossiers avec une certaine distance, ce qui peut faciliter la négociation avec le débiteur.
– Taux de recouvrement élevé: Grâce à leurs méthodes éprouvées, les sociétés de recouvrement parviennent souvent à récupérer un pourcentage important des créances.

Si malgré tout les négociations amiables échouent, il conviendra d’engager une procédure judiciaire à l’encontre de votre débiteur pour obtenir le paiement de vos honoraires.

Les procédures judiciaires

Si les démarches amiables échouent, il est possible d’engager une procédure judiciaire à l’encontre de votre débiteur.

Les différentes étapes d’une procédure judiciaire:

– Saisie de la juridiction compétente: Vous devez saisir le tribunal compétent en fonction du montant de la créance et du lieu de résidence du débiteur.
– Déroulement de la procédure: La procédure peut varier en fonction de la nature de l’affaire et de la juridiction saisie.
– Jugement: Le juge rendra un jugement condamnant le débiteur à payer la somme due.
– Exécution du jugement: Vous devrez faire signifier et exécuter le jugement par un commissaire de justice. (anciennement huissier)

Vous pouvez initier les démarches vous-même, mais il faudra toutefois avoir recours à terme aux services d’un commissaire de justice pour faire signifier la décision du juge à votre débiteur et la faire exécuter.

En conclusion, le recouvrement d’une créance peut être un processus long et complexe. Il est important d’agir rapidement et de mettre en œuvre les différentes étapes de recouvrement de manière progressive. En cas de difficulté, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un professionnel du recouvrement.

Chez RECOUV-LIB, nous sommes spécialisés dans le recouvrement amiable des créances impayées pour les professionnels de santé. En nous confiant la gestion de vos factures impayées, vous gagnez du temps et de la sérénité, tout en bénéficiant de notre expertise spécifique. Nous assurons des relances adaptées et respectueuses, préservant la relation avec vos patients tout en optimisant le taux de recouvrement.

Notre équipe s’engage à défendre vos intérêts avec professionnalisme et efficacité, vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur votre activité. N’attendez plus, RECOUV-LIB est votre partenaire pour une gestion simplifiée et sereine de vos impayés.

Dans le domaine des impayés de la santé survenus entre un patient « débiteur » et un professionnel de santé «créancier » se trouve une question d’importance cruciale, délicate à démêler mais néanmoins fondamentale : qui devrait assumer les frais inhérents au processus de recouvrement amiable ?

Cette interrogation, bien que paraissant anodine à première vue, suscite des débats enflammés et soulève des enjeux juridiques, éthiques et économiques conséquents. En effet, elle revêt une importance significative tant pour les créanciers professionnels de santé que pour les patients débiteurs.

Les enjeux du recouvrement amiable pour les parties impliquées

Dans le cadre des prestations santé, il est implicitement attendu que les parties concernées honorent leurs obligations contractuelles : le praticien de soigner et au patient de régler ses honoraires.

Cependant, il est indéniable que des cas de non-paiement surviennent, entraînant souvent une cascade de conséquences préjudiciables pour les créanciers professionnels de santé. Face à cette réalité, le recours au recouvrement amiable apparaît comme une première étape pour tenter de résoudre le différend de manière conciliatrice, avant de s’engager dans des voies plus coercitives.

Lorsqu’une dette (note d’honoraire, facture, quittance, etc) n’est pas réglée dans les délais convenus, le recours au recouvrement amiable est souvent la première étape pour résoudre le différend de manière pacifique : Cette démarche consiste en des actions telles que des rappels de paiement, des relances téléphoniques ou écrites, ainsi que des mises en demeure. Ces efforts visent à résoudre le différend sans recourir à des mesures plus formelles, comme des poursuites judiciaires. 

Le processus et les coûts du recouvrement amiable

Cependant, cette phase amiable n’est pas exempte de coûts et la répartition des frais associés à cette démarche est souvent sujette à débat. En effet, des frais administratifs, des honoraires de sociétés de recouvrement ou même des frais juridiques peuvent survenir. La question cruciale qui se pose alors est de savoir qui, entre le professionnel de santé et le patient débiteur, devrait supporter ces charges financières supplémentaires.

Cadre légal de la répartition des frais de recouvrement

L’article L111-8 du code des procédures civiles d’exécution nous apporte la réponse

“Les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier, sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi au créancier. Toute stipulation contraire est réputée non écrite, sauf disposition législative contraire.”

Ainsi, les frais sont généralement à la charge du créancier, soit du professionnel de santé.
Cette pratique peut sembler logique, mais elle soulève des questions sur son équité. D’un côté, il semble injuste que le créancier soit pénalisé financièrement pour simplement chercher à recouvrer ce qui lui est dû. D’un autre côté, imposer ces frais à un patient débiteur en difficulté financière peut aggraver sa situation précaire.

Mais la loi ajoute ”Cependant, le créancier qui justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer sa créance peut demander au juge de l’exécution de laisser tout ou partie des frais ainsi exposés à la charge du débiteur de mauvaise foi.” 

Ainsi, si le créancier démontre que les actions entreprises pour recouvrer sa créance étaient indispensables, il a la possibilité de solliciter auprès du juge de l’exécution que tout ou partie des frais engagés soient supportés par le débiteur. Autrement dit, le patient débiteur pourrait être tenu responsable des frais de recouvrement amiable s’il est prouvé qu’il a délibérément négligé ses obligations de paiement et donc les frais reviennent à la charge du patient débiteur.

En somme, la question des frais de recouvrement amiable nécessite une réflexion approfondie et une approche équilibrée.  Il est essentiel de trouver un juste équilibre entre les intérêts des créanciers et des débiteurs, tout en favorisant la résolution pacifique des litiges.

Dans ce contexte délicat, les services spécialisés comme ceux proposés par RECOUV-LIB offrent une solution pertinente et équilibrée. En tant qu’expert en gestion des rejets et factures impayés, RECOUV-LIB se positionne comme un partenaire privilégié pour les professionnels de santé, en fournissant un accompagnement sur mesure dans le recouvrement amiable.

Notre approche vise à préserver la relation entre le professionnel de santé et son patient, tout en optimisant les chances de récupérer les sommes dues de manière éthique et efficace.

Le recouvrement amiable ne devrait pas être perçu comme un fardeau, mais plutôt comme une étape clé vers une résolution juste et équitable des impayés, permettant ainsi de maintenir des relations saines et pérennes entre professionnels de santé et patients.

La gestion et le recouvrement des impayés revêt une importance cruciale pour maintenir la pérennité de l’activité des professionnels de  santé. L’un des aspects les plus délicats de cette gestion est le recouvrement de créances, une tâche complexe et souvent négligée qui peut avoir des répercussions significatives sur la trésorerie et la relation entre les soignants et leurs patients.

Dans cet article, nous explorerons les erreurs courantes à éviter en matière de recouvrement de créances pour les professionnels de la santé. Comprendre ces erreurs est essentiel pour mettre en place des pratiques efficaces et prévenir les complications financières à long terme. Nous examinerons également des solutions et les bonnes pratiques à adopter pour garantir un processus de recouvrement de créances fluide et respectueux des relations professionnelles dans le secteur de la santé.

Spécificités du secteur de la santé en termes de facturation et de paiements

Le secteur de la santé se distingue par sa complexité, notamment en ce qui concerne la facturation et le paiement des factures. 

Les professionnels de la santé font face à divers défis tels que la complexité du tiers payant, la variabilité des régimes d’assurance maladie et mutuelles des patients, les taux de remboursement, l’application de dépassements d’honoraires, etc. 

Ces spécificités exigent une approche précise et proactive du recouvrement de créances pour maintenir une trésorerie saine.

1. Variabilité des régimes d’assurance maladie et complémentaire : Les patients sont couverts par une multitude de régimes d’assurance, chacun ayant ses propres modalités et taux de remboursement. Savoir reconnaître ces différences est essentiel pour facturer correctement les services et éviter les factures rejetées et ou impayées.
2. Le tiers payant : facturation en tiers payant, télétransmission, gestion des retours Noémie, rapprochement bancaire, gestion des rejets, relances, etc. Autant de compétences à maîtriser pour une gestion du tiers payant efficace. 
3. Les soins hors tiers payant : la gestion des paiements, les dépassements d’honoraires, les soins hors nomenclature, etc. La gestion de ces paiements impose une rigueur administrative à mettre en place pour éviter des retards de paiements et des complications ultérieures

Importance d’un processus de recouvrement des impayés efficace pour maintenir la stabilité financière

Un recouvrement de créances efficace garantit une entrée régulière de revenus, permettant aux praticiens de couvrir leurs coûts opérationnels, d’investir dans des équipements de pointe et de maintenir un niveau élevé de services pour les patients.

La stabilité financière est intrinsèquement liée à la capacité de recouvrer de manière opportune les paiements pour les services rendus, évitant ainsi les retards qui pourraient mettre en péril l’équilibre financier d’une pratique médicale.

En investissant dans des processus de recouvrement efficaces, les professionnels de la santé peuvent garantir la pérennité de leurs activités tout en assurant la continuité des soins de qualité à leurs patients.

Erreurs courantes dans le recouvrement des impayés pour les professionnels de la santé

La complexité du secteur de la santé s’accompagne souvent d’erreurs fréquemment commises lors du processus de facturation. Comprendre ces erreurs est crucial pour les éviter et garantir une gestion financière optimale.

Retard dans la facturation

• L’une des erreurs les plus courantes est le retard dans la facturation des actes. Un traitement tardif de la facturation peut entraîner des retards de trésorerie, impactant la capacité des professionnels de santé à couvrir leurs coûts. Voir une facturation des actes au-delà du délai de forclusion entraînant une impossibilité d’obtenir le remboursement des actes.
• Impact sur la relation patient-soignant : En plus des implications financières, les retards dans la facturation peuvent également affecter la relation entre les patients et les professionnels de santé. Les patients peuvent être mécontents en raison de factures inattendues ou réclamées tardivement, ce qui peut entraîner une perte de confiance.

 Manque de suivi régulier des comptes clients et retours Noemie

• Absence de surveillance des comptes et des retours Noémie : Ne pas surveiller de manière proactive le ou les compte(s) bancaire pour effectuer le rapprochement bancaire avec les retours Noemie ne permet pas de déceler d’éventuels anomalies de paiements, notamment les rejets et factures impayées.
• Solutions pour instaurer un suivi efficace : La mise en place de systèmes de suivi automatisés et de politiques claires pour traiter les comptes en souffrance peut aider à prévenir les retards de paiement. Des rappels réguliers aux patients concernant les factures en attente peuvent également encourager un règlement rapide.

Communication inadéquate avec les patients

• Importance de la transparence dans la facturation : Une communication transparente sur les honoraires est essentielle pour éviter les malentendus. Les patients doivent être informés des frais prévus et des procédures de facturation pour réduire les risques de contestations. Un éventuel devis doit être remis et signé par le patient si le montant des honoraires est supérieur à 70,00€
• Conseils pour une communication respectueuse et efficace : Établir des canaux de communication ouverts avec les patients, fournir des explications détaillées sur les factures et offrir des options de paiement flexibles peuvent contribuer à une relation positive et à une meilleure compréhension des coûts.

Absence de gestion et recouvrement des impayés 

• Absence de relances ou trop tardive : le suivi des créances impayés se doit d’être réalisé de façon régulière afin de procéder aux relances dans un délai raisonnable et d’éviter aux patients de recevoir des relances plusieurs mois ou années après.
• Développement d’une politique de recouvrement adaptée au secteur de la santé : Une politique de recouvrement bien définie, tenant compte des spécificités du secteur de la santé, est essentielle.
• Vous pouvez organiser votre gestion en interne ou avoir recours au service d’une société spécialisée dans le domaine du recouvrement des impayés dans le secteur de la santé

En explorant ces erreurs courantes, les professionnels de la santé peuvent élaborer des stratégies efficaces pour optimiser leur processus de recouvrement de créances. La prochaine section examinera des solutions et des bonnes pratiques pour remédier à ces problèmes et renforcer la stabilité financière.

Solutions et bonnes pratiques pour le recouvrement des impayés des professionnels de santé

 Mise en place d’un système de facturation efficace

La première étape pour éviter les retards dans le recouvrement de créances consiste à mettre en place un système de facturation efficace. Cela implique l’automatisation des processus de facturation pour minimiser les erreurs humaines, l’émission régulière et ponctuelle des factures.

Divers logiciels de facturation et/ou télétransmission existent sur le marché de la santé, n’hésitez pas à vous renseigner et à demander des démonstrations pour vous assurer de la qualité et de l’intérêt d’un logiciel pour votre activité.

Utilisation de logiciels de gestion financière spécialisés

L’adoption de logiciels de gestion financière spécialement conçus pour le secteur de la santé peut considérablement faciliter le recouvrement de créances. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées telles que le suivi des comptes clients, la génération de rapports détaillés et la gestion des délais de paiement. Ils permettent également une intégration transparente avec les systèmes d’information médicale, simplifiant ainsi le processus global.

Certains logiciels professionnels incluant la télétransmission incorporent la gestion financière de votre activité. Préférez la mise en place d’un logiciel l’incluant.

Établissement d’une politique de recouvrement claire et transparente

Une politique de recouvrement claire et transparente est une pierre angulaire pour un processus de recouvrement réussi. Elle devrait définir les délais de paiement, les méthodes de communication avec les patients, et les étapes progressives en cas d’impayés jusqu’au recours à des professionnels du recouvrement en cas d’échec de la procédure interne.

Formation à la communication avec les patients

La communication avec les patients joue un rôle crucial dans le processus de recouvrement. Le personnel administratif doit être formé à une communication respectueuse, informative et empathique lorsqu’il s’agit de facturation et de paiements. Des compétences en négociation peuvent également être bénéfiques pour résoudre efficacement les problèmes et parvenir à des accords de paiement acceptables pour les deux parties.

En conclusion, optimiser le recouvrement de créances dans le secteur de la santé demande une approche proactive et des pratiques bien définies. La mise en place d’un système de facturation efficace, l’utilisation d’outils spécialisés, l’établissement d’une politique transparente et la formation du personnel à la communication sont autant de clés pour assurer un processus de recouvrement de créances sans accroc.

Il est impératif pour les professionnels de la santé d’adopter ces bonnes pratiques pour garantir une santé financière robuste et maintenir des relations positives avec leurs patients. En évitant les erreurs courantes et en mettant en œuvre des solutions efficaces, ils peuvent assurer une gestion financière stable tout en fournissant des soins de qualité. L’optimisation du recouvrement de créances est non seulement cruciale pour la viabilité économique des pratiques médicales, mais également pour la préservation de la confiance des patients.

Vous êtes professionnel de santé ? Les factures impayées s’accumulent et menacent votre trésorerie et vous ne savez pas quoi faire ?
Le recouvrement de créances dans le secteur de la santé est la solution. Il s’agit de recours légaux qui vont vous permettre d’obtenir les paiements de vos factures impayées.

Le recouvrement de créances dans le secteur de la santé : c’est quoi ?

La créance est la somme d’argent que le professionnel de santé peut exiger d’un patient, ou d’un organisme en échange des prestations et soins réalisés.
Il s’agit d’une dette, c’est-à-dire d’une obligation de payer une somme d’argent à un créancier, le professionnel de santé.
En général, une créance est constituée dès que le créancier a fourni une prestation ou un bien au débiteur, le patient, et que ce dernier n’a pas encore payé la somme correspondante. La créance peut être établie par un contrat ou une facture, qui précise les conditions de paiement et les modalités de remboursement.
Par définition, le recouvrement de créance dans le secteur de la santé désigne l’ensemble des démarches et des opérations légales qui visent à obtenir le paiement des sommes dues par le débiteur.

Les différentes origines des créances impayées dans le secteur de la santé

Dans le domaine de la santé, on peut faire face à différents types de créances. Il existe aussi diverses raisons pour lesquelles les soins ne sont pas payés avant la date d’échéance. Elles peuvent concerner directement les patients ou aussi le tiers payant.

Les rejets de la sécurité sociale dans le cadre du tiers payant.

Les impayés surviennent notamment lorsque les organismes de sécurité sociale rejettent votre facture. Dans le cadre du tiers payant, les motifs de rejets peuvent varier en fonction des organismes payeurs et des situations. Voici quelques exemples de motifs de rejets courants :

1.  La carte Vitale du patient est invalide ou non mise à jour.
2. Les informations de facturation transmises ne sont pas conformes aux exigences de l’organisme payeur.
3. Les soins ou prestations facturés ne sont pas remboursables par l’organisme payeur.
4. Le patient n’est pas à jour de ses droits auprès de l’organisme payeur.
5. La prestation de santé a été réalisée hors nomenclature ou sans prescription médicale obligatoire.
6. Les pièces justificatives (ordonnances, factures) sont manquantes, incomplètes ou erronées.
7. Le professionnel de santé n’est pas conventionné ou n’a pas signé de contrat de tiers payant avec l’organisme payeur.
8. Il y a un litige ou une erreur de facturation en cours de traitement avec l’organisme payeur.
9. La prestation de santé a été réalisée en dehors du parcours de soins coordonnés sans motif valable.

Il est important de noter que les motifs de rejets peuvent avoir des conséquences sur les délais de paiement et la gestion des impayés. Les professionnels de santé doivent donc être vigilants lors de la transmission des feuilles de soins et veiller à respecter les procédures et les règles de facturation en vigueur.

Les impayés des mutuelles dans le cadre du tiers payant

Les organismes complémentaires  peuvent également rejeter ou ne pas régler vos factures transmises pour différentes raisons :

1. Il se peut que ces créances impayées soient liées aux non-prises en charge de la mutuelle.
2. Le bénéficiaire de la mutuelle n’est pas identifié ou le numéro d’adhérent est incorrect.
3. Les informations de facturation transmises ne sont pas conformes aux exigences de l’organisme payeur.
4. Le professionnel de santé n’est pas conventionné ou n’a pas signé de contrat de tiers payant avec la mutuelle.
5. Le bénéficiaire de la mutuelle a atteint le plafond de remboursement pour certaines prestations (par exemple, les soins dentaires ou optiques).
6. L’adhérent n’est pas couvert pour certaines garanties.
7. Une erreur de paramétrage et d’envoi de la feuille de soins électronique.
8. Les droits du bénéficiaire ne lui sont plus accordés (à cause d’une faute de régularisation des cotisations par exemple)

Il est important pour les professionnels de santé de se renseigner sur les garanties souscrites par leurs patients et de se renseigner auprès des mutuelles pour connaître les règles de facturation en vigueur. Cela permet de limiter les risques de rejets et d’impayés dans le cadre du tiers payant.

Les créances impayées provenant des patients : honoraires impayés, factures non réglées

Les causes sont nombreuses, mais les plus fréquentes sont :

1. L’oubli : il se peut que votre patient stoppe ses soins prématurément, soit hospitalisé, soit mal informé sur l’avance à réaliser, que le professionnel oubli de demander le règlement, etc.
2. Problèmes financiers : Le patient peut être confronté à des difficultés financières temporaires ou permanentes, ce qui peut l’empêcher de régler les frais de santé.
3. Mésentente ou insatisfaction : Le patient peut être en désaccord avec le montant des honoraires facturés ou insatisfait des prestations réalisées. Le patient refuse de régler le professionnel de santé.
4. Les intentions de certains patients qui sont caractérisées par une déloyauté et une perfidie (le patient a les possibilités, mais il ne veut tout simplement pas payer).

Différents types de recouvrement de créances dans le secteur de la santé

Pour parvenir à faire payer ces créances, il existe trois types de recouvrement de créances dans le secteur de la santé

Le recouvrement amiable de créances

Le recouvrement de créances amiable est une procédure qui permet de récupérer une dette sans passer par un tribunal. Elle consiste en une série d’étapes visant à récupérer la dette en question par la voie de la négociation et de l’accord amiable avec le débiteur. En d’autres termes, il suscite le débiteur à régler volontairement ses impayés.
Pourquoi est-il réalisé en premier ? Tout simplement parce qu’il peut s’agir d’un oubli du débiteur, d’une incapacité provisoire (hospitalisation) ou d’une difficulté passagère. Il serait injuste et offusquant de directement engager une procédure judiciaire pour réclamer ses factures impayées.

Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire est une procédure légale qui est engagée lorsque les tentatives de recouvrement amiables ont échoué. Il s’agit d’une démarche qui permet de récupérer les sommes dues à un créancier (dans le cas qui nous intéresse, un professionnel de santé) par le biais d’une décision de justice.
Le recouvrement judiciaire peut prendre plusieurs formes, selon la nature et le montant de la créance. Il peut s’agir d’une injonction de payer, d’une procédure de recouvrement simplifiée, d’une procédure de référé, ou encore d’une procédure de recouvrement ordinaire.
Dans tous les cas, le recouvrement judiciaire implique généralement des coûts supplémentaires, tels que les frais d’avocat ou de justice. Il est donc important pour les professionnels de santé d’essayer de régler les impayés de manière amiable avant de recourir à une procédure judiciaire.

Le recouvrement du tiers payant

Dans le secteur de la santé, il en existe un troisième qui est le recouvrement du tiers payant, parfois encore appelé la gestion du tiers payant. Cela consiste à gérer les flux financiers entre les différents acteurs du système de santé, à savoir le patient, les professionnels de santé et les organismes de sécurité sociale ou les mutuelles. Le tiers payant permet au patient de ne pas avancer les frais de santé, en laissant le professionnel de santé se faire payer directement par l’organisme payeur.
Pour les professionnels de santé, la gestion du tiers payant peut être complexe et source de nombreux impayés, car elle implique de nombreux acteurs et des procédures administratives spécifiques.
Voici quelques étapes clés de la gestion du tiers payant :

1. Vérification des droits du patient : Avant d’effectuer une prestation, le professionnel de santé doit vérifier que le patient est bien couvert par une assurance maladie ou une mutuelle, et qu’il est à jour de ses cotisations.
2. Facturation : Le professionnel de santé doit établir une facture pour chaque prestation réalisée, en indiquant les tarifs et les codes de facturation appropriés.
3. Transmission à l’organisme payeur : Le professionnel de santé doit transmettre la facture à l’organisme payeur (l’Assurance maladie ou la mutuelle), qui va procéder au remboursement.
4. Traitement des rejets : En cas de rejet de la facture, le professionnel de santé doit identifier la raison du rejet et corriger la facture si nécessaire.
5. Suivi des paiements : Le professionnel de santé doit suivre les paiements effectués par l’organisme payeur, afin de s’assurer que toutes les factures ont été réglées.
6. Gestion des impayés : En cas d’impayé, le professionnel de santé doit engager des actions pour recouvrer la somme due, en suivant les procédures légales en vigueur.

Une bonne gestion du tiers payant nécessite une connaissance approfondie des procédures administratives et des règles de facturation, ainsi qu’une attention particulière aux délais de traitement et aux retours d’informations de la part des organismes payeurs. Les professionnels de santé peuvent bénéficier de formations spécifiques ou de l’appui de cabinets spécialisés pour les aider dans cette tâche et notamment dans celle du recouvrement des impayés issus du tiers payant.

Procédure de recouvrement de créances pour les professionnels de santé envers un patient.

Vous êtes un professionnel de santé et vous souhaitez recouvrer une créance, mais vous ne savez pas exactement par quoi commencer ?

Voici les étapes générales d’une procédure de recouvrement de créances dans le secteur de la santé :

1. Relance amiable : La première étape consiste à envoyer une lettre recommandée ou un email de relance au débiteur, en lui rappelant la dette en question et en l’invitant à régulariser sa situation. Cette relance peut être effectuée par le créancier ou par une agence de recouvrement.
2. Mise en demeure : Si le débiteur ne répond pas à la relance, le créancier peut envoyer une mise en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, exigeant le paiement de la dette dans un délai raisonnable.
3. Négociation : Si le débiteur répond à la mise en demeure, une négociation peut s’engager afin de trouver un accord amiable. Cette négociation peut porter sur le montant de la dette, le délai de paiement ou le mode de règlement.
4. Plan d’apurement : Si le débiteur accepte de payer sa dette mais ne peut pas le faire immédiatement, le créancier peut proposer un plan d’apurement, qui consiste en un échelonnement de la dette sur une période donnée.
5. Titre exécutoire : Si le débiteur refuse de régulariser sa dette malgré les relances et les mises en demeure, le créancier peut engager une procédure judiciaire et obtenir un titre exécutoire, qui permettra de recouvrer la dette par voie judiciaire.

Il est important de noter que la procédure de recouvrement amiable doit respecter les règles fixées par la loi pour éviter tout litige ou toute accusation de harcèlement ou de pratique abusive.
Vous l’aurez compris, dans le domaine de la santé, l’origine des créances peut être multiples (patients, caisses de sécurités sociale ou complémentaire), tout autant que les causes complexifiant toujours plus le travail des professionnels.
Ces professionnels de santé pour la majorité des travailleurs indépendant, se retrouvent souvent seuls pour aborder cette problématique multifactorielle des factures impayées et du recouvrement s’y rapportant.

Face à ces situations parfois délicates, par manque de temps, ou de connaissance des procédures, il faut envisager d’avoir recours à une société spécialisé dans le recouvrement de créances dans le secteur de la santé et qui de mieux pour vous accompagner que RECOUV-LIB, une société de recouvrement dédié uniquement au professionnels de santé pour la gestion du tiers payant et le recouvrement amiable de créances.

Les honoraires impayés, véritable fléau pour les professionnels de santé. De plus en plus fréquent dans certaines professions médicales proposant des dépassements d’honoraires, comme chez les chirurgiens, les médecins anesthésistes, les chirurgiens-dentistes, les médecins spécialistes, etc. Comment réagir face à une situation d’impayé ? Dans cet article nous allons expliquer des moyens pour obtenir le recouvrement de vos honoraires impayés et les actions préventives à mettre en place.

Dans quels cas un médecin peut-il réclamer des honoraires ?

L’article R.4127-53 du code de la santé publique affirme que le médecin peut réclamer une facturation d’honoraires dans le cas où les actes sont réellement effectués, même s’ils relèvent de la télémédecine.

Le professionnel de santé se conforme aux dispositions des articles L. 1111-3-2 et L. 1111-3-3 en ce qui concerne l’information du patient sur les frais afférents à ses prestations et aux conditions de prise en charge et de dispense d’avance de ces frais. Il veille à l’information préalable du patient sur le montant des honoraires. Le médecin qui présente son activité sur un site internet, doit y inclure une information sur ses honoraires pratiqués et les modes de paiement acceptés. L’information doit être claire, honnête, précise et non comparative. Les honoraires doivent être également déterminés avec tact et mesure.

Par contre, si le patient n’honore pas son rendez-vous, même sans prévenir, l’honoraire ne peut être fracturé, les honoraires ne pouvant être réclamés qu’à l’occasion d’actes réellement effectués. Il en est de même pour les recommandations ou la précision de traitement donné par téléphone, email ou courrier.

Evaluer la situation de votre débiteur face à une facture d’honoraires impayée.

Il est important d’essayer de comprendre pourquoi votre patient ne vous règle pas vos honoraires. La suite de la procédure en dépendra.
Est-ce simplement un oubli de sa part ? Votre patient avait oublié son moyen de paiement lors de votre consultation et vous avez promis de repasser, chose qu’il n’a pas faite, dans ce cas une simple relance pourra suffire à rappeler votre patient ses obligations.

A-t-il été mal informé ? Avec la généralisation du tiers payant, de nombreux patients pensent que leurs soins sont intégralement pris en charge par l’assurance maladie et leur complémentaire santé ou pensent que le tiers payant est systématiquement appliqué et sont parfois étonnés de devoir réaliser l’avance des frais. Face à cette incompréhension, ils se retrouvent parfois dans le refus ou l’incapacité d’effectuer cette avance de frais.

Votre patient est-il en difficulté financière ? Il a souhaité consulter un professionnel appliquant des dépassements d’honoraires, il a mal apprécié le coût des soins et n’est pas en mesure de vous régler. Il est impératif de bien informer son patient sur le montant des honoraires qui seront facturés. Si vous ressentez que le patient sera en difficulté pour régler vos honoraires, n’hésitez pas à l’adresser à un confrère secteur 1 qui n’appliquera pas de dépassements d’honoraires. Si les soins ont tout de même été réalisés, n’hésitez pas à lui proposer un règlement en plusieurs fois plutôt que de voir votre patient disparaître face à son incapacité de régler.

Votre patient est de mauvaise foi, il n’a pas réglé, ne vous recontacte pas suite à vos relances, ou déclare refuser de régler les soins réalisés. Dans ce cas, il est capital de réagir rapidement et de mandater des spécialistes du recouvrement.

Face à toutes ces situations, la société de recouvrement amiable est un acteur incontournable. RECOUV-LIB est spécialisé dans le recouvrement amiable des professionnels de santé et saura pas son expérience et son autorité permettre une action rapide et efficace vis-à-vis de votre débiteur. L’intervention d’un tiers dans ces situations simplifie les procédures et maximise vos chances de recouvrer vos honoraires.

Que faire en cas d’honoraires impayés ?

Relancer votre patient par courrier

Une lettre de relance envoyée par courrier simple est la première action à faire. Il consiste à rappeler au patient les honoraires impayés, et ce, sur un ton aimable.
Si le patient ne fait pas de retour après ce premier courrier, vous pouvez envoyer une deuxième lettre plus ferme. Dans cette dernière, mentionnez les obligations auxquelles il a été soumis. Avertissez-le aussi qu’une lettre recommandée avec accusé de réception sera envoyée à l’occasion d’une absence de réponse.
Dans le cas où le deuxième courrier est également ignoré, vous pouvez envoyer un dernier courrier recommandé avec accusé de réception. Il doit contenir une lettre de mise en demeure de payer avec un délai de paiement précis et le montant des honoraires impayés. Elle devra également mentionner qu’en défaut de paiement, une procédure de recouvrement judiciaire sera menée.

Le recouvrement amiable de créances par une société de recouvrement 

Vous pouvez engager une société de recouvrement pour procéder à votre place aux démarches et l’accomplissement de la procédure de recouvrement amiable.
Une société de recouvrement possède l’expérience et une autorité forte qui permet une action rapide et efficace vis-à-vis de votre débiteur. De plus, avoir recours à une société de recouvrement est déterminant dans la résolution de vos conflits avec vos débiteurs et conduit majoritairement à la résolution du litige.
Alors, avant de passer à une procédure judiciaire comme la procédure d’injection de payer qui est coûteuse et fastidieuse, il est toujours préférable et avantageux de faire un appel à une société de recouvrement comme RECOUV-LIB, car les honoraires sont au résultat. La procédure de recouvrement vous est facturée qu’en cas de réussite.
En général, la procédure de recouvrement de créance menée par une société de recouvrement aboutit majoritairement à un règlement grâce à l’impact psychologique sur vos débiteurs.

La procédure d’injection de payer

Option de dernier recours, la procédure d’injection de payer est une démarche à réaliser pour obtenir un titre exécutoire du juge.
Le créancier doit transmettre sa demande auprès du greffe de la juridiction compétente. Si le litige concerne un patient (particulier) avec un professionnel de santé, le tribunal compétent sera le tribunal judiciaire.
La décision du juge dépend seulement de l’authenticité de la requête que vous avez envoyée. Si le juge estime la requête justifiée, il rend une ordonnance portant injonction de payer pour la somme retenue. Si le juge rend une ordonnance de rejet, la procédure prend fin et vous n’avez pas de recours.
Si le juge rend une ordonnance portant injonction de payer, vous avez 6 mois pour la faire signifier à votre débiteur obligatoirement par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Le débiteur possède alors un mois pour faire opposition auprès du tribunal. Passé ce délai, le créancier peut faire exécuter l’ordonnance par un commissaire de justice par saisie de biens mobiliers ou d’un compte bancaire.

Il convient toutefois de préciser que cette procédure est fastidieuse et coûteuse et ne doit être réalisé qu’après avoir tenté une procédure amiable au préalable.

Quelles sont les moyens qui permettent d’anticiper le risque d’honoraires impayés.

Un dossier patient complet

Avant de commencer un traitement, il est primordial de se renseigner sur votre patient. Les informations complètes lui concernant doivent être collectées et être régulièrement mises à jour. Cela concerne notamment : l’adresse, le numéro de téléphone, l’email, la carte vitale ou attestation, la copie de la carte mutuelle, l’ordonnance, etc.
Ces informations vous permettront de rester en contact avec vos patients en cas de facture impayée.

Réaliser le tiers payant autant que possible

Le tiers payant est un système qui vous permet d’être réglé en intégralité ou partiellement directement par les organismes d’assurances maladie et/ou par les complémentaires santé.  Au préalable vous devez vous conventionner auprès des différents organismes.
A l’issue de la consultation, vous réaliser une feuille de soins électroniques que vous télétransmettez par voie électronique aux organismes qui vous rembourse les soins réalisés sous quelques jours.

Proposer le règlement par carte bancaire

Le règlement par carte bancaire se démocratise à grande vitesse et de nombreux patients ne possèdent plus que ce moyen de paiement sur eux. Si votre patient n’a pas son chéquier ou d’espèces sur lui lors de la consultation le risque qu’il ne revienne pas vous régler est grand.
Il est vrai que l’utilisation des terminaux CB (paiement par carte bancaire) sollicite un coût d’investissement et des démarches administratives supplémentaires. Toutefois, elle est sécurisée, garantie, facile et rapide, ce qui réduit le risque d’impayé. Lorsque votre patient règle vos honoraires par CB sur votre terminal de paiement, vos honoraires apparaissent sur votre compte sous 24 heures.

Vous l’aurez compris, face au risque d’honoraires impayés, il vous mieux prévenir la situation que de devoir faire face à une procédure de recouvrement. Si malgré toutes les précautions entreprises, vous faites face à une facture d’honoraires impayé, il est important de réagir vite face à votre débiteur et de ne pas laisser la situation s’enliser. Plus les démarches de recouvrement sont initiées tôt plus les chances de recouvrer les factures d’honoraires impayés sont grandes.

En cas de difficulté face à une situation d’impayé, n’hésitez pas à prendre contact avec un professionnel du recouvrement. RECOUV-LIB étant dédié uniquement aux professionnels de santé, vous bénéficierez d’un savoir-faire, de compétences et d’une expertise de qualité.